استراتيجية إدارة البائعين: نصائح لبناء أقوى العلاقات في عالم الأعمال
نُشِر في Mar 07, 2023 at 02:03 PM
انتشر مصطلح إدارة البائعين للإشارة إلى كافة الأعمال المتعلقة بإدارة الموردين من قبل الشركات التجارية والصناعية، إذ من الممكن أن تؤثر الشراكات القوية ما بين الشركات والبائعين بشكل كبير على أهداف تلك الشركات.
في المقال التالي سيتم تعريف مصطلح إدارة البائعين وأهميته في مجال الأعمال، بالإضافة إلى قائمة ببعض النصائح التي من شأنها تحقيق أقصى استفادة من البائعين أو الموردين فيما لو طبقت.
ماذا تعني إدارة البائعين (vendor management)؟
كما ورد في المقدمة، هي مصطلح يشير إلى جميع العمليات المستخدمة من قبل الشركات للتعامل وإدارة مورديها أو بائعيها، بما في ذلك اختيار هؤلاء البائعين والتفاوض معهم على العقود المبرمة والحد من مخاطر التعامل معهم والضمانات المقدمة من قبلهم لتقديم الموارد والخدمات والتحكم في التكاليف وإدارة طلبات الشراء.
تختلف أنواع وأنماط البائعين من شركة لأخرى تبعًا لطبيعة عمل الشركة أو المؤسسة، قد يكون البائع أخصائي مأكولات البحرية أو مزود خدمات الإنترنت أو عامل نظافة أو مسؤول تسويق، كما يمكن أن يتراوح حجم البائع من بائع فردي إلى مؤسسة كبيرة تقدم عددًا من الخدمات.
لمَ إدارة البائعين مهمة؟
يعود السبب في أهمية إدارة البائعين لمجموعة من العوامل المختلفة، حيث تؤثر إدارة البائعين بصورة مباشرة على اختيار البائع المناسب لمتطلبات واحتياجات العمل، علاوةً على ذلك تُستخدم من قبل المؤسسات لتحقيق أهدافها وتحقيق مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا، على سبيل المثال تأمين فرص هامة لتحقيق بعض الوفورات في التكلفة، ناهيك عن دورها في اتخاذ خطوات رئيسية لتسريع عمليات الإعداد.
تفيد أيضا الإدارة الفعالة البائعين في الحد من مخاطر تعطل سلسلة التوريد، وبالتالي ضمان تسليم العملاء في الوقت المحدد للسلع والخدمات ووفق المعايير المحددة، إضافةً لذلك تساعد الإدارة الناجحة للبائعين في بناء علاقة جيدة بين الشركات والموردين، هذا يعني فرص أكبر للتفاوض على عروض أفضل للأسعار في السوق.
ما هي أهم التحديات التي تعترض إدارة البائعين؟
ليس من السهل تأمين رؤية مركزية للبائعين بالنسبة للمنظمات التي تمتلك قاعدة كبيرة منهم أو بصمة جغرافية معقدة، قد تظهر المشاكل والتحديات في أي مرحلة من مراحل إدارة البائعين، بدءًا من الحصول على معلومات ووثائق البائعين الدقيقة والموثوقة إلى إجراء التقييمات للمخاطر، لذا لا بدّ من اعتماد أدوات وعمليات مناسبة لتلافي المخاطر التي قد تحدث.
من الممكن أن تستخدم الشركات استراتيجية إدارة البائعين للتحقق من أنّهم يقدمون الطلبات المطلوبة منهم، يتم ذلك من خلال تحديد أهداف واضحة من الممكن قياسها وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية للجهود التسويقية وتكوين علاقات فعالة مع البائعين والمحافظة عليها، من الاعتبارات الخاصة الأخرى التي يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار تجنب الاعتماد على بائع واحد معين بشكل كبير.
ما هي أهم النصائح لتعزيز العلاقة مع البائعين؟
النصائح والأفكار التالية من شأنها تحسين إدارة البائعين وتقوية العلاقات بين المورد والشركات لإدارة ناجحة:
- تحديد عدد البائعين:
من الصعب بناء علاقات خاصة قوية ومتينة في حال كانت الشركة تتعامل مع عدد كبير جدًا من البائعين، حيث يؤمن التعامل مع عدد قليل من البائعين إنفاق المزيد من الأموال معهم والذي ينعكس بدوره على العلاقة فيما بينهم لتصبح أكثر متانة وبالتالي الحصول على خدمات أفضل.
الهدف هنا ليس التشجيع على التعامل مع بائع واحد فقط لأن أي شركة تبحث عن المنافسة بين البائعين للحصول على خدماتهم بأفضل عروض، لكن ذلك يسهل من تمكين العلاقات مع بائعين معينين.
- أخذ الوقت الكافي للتعرف على البائعين:
يسعى معظم البائعين إلى تطوير علاقات شخصية مع مدراء الشركات التي يتعاملون معها، قد يطلب البائع من المدير الاجتماع خارج أروقة المكاتب على العشاء في أحد المطاعم مثلًا أو حضور أحد الأحداث الرياضية، المشكلة هنا تكمن عند معظم المدراء التنفيذيين للشركات بعدم وجود الوقت الكافي لذلك.
إذ يعيش معظم المديرين التنفيذيين صراعًا زمنيًا، فمثلًا لو قبل المدير تلك الدعوات خارج الوقت الرسمي للعمل فإنّها ستأخذ من وقته مع العائلة، ولو حددها خلال العمل فإنّها ستأخذ وقت العمل، لكن بالرغم من كل ذلك لا بدّ من دراسة تلك الدعوات وتحديد بعض الوقت لتلك اللقاءات لبناء علاقات مع البائعين من الممكن أن تنعكس بشكل إيجابي على العمل.
- مساعدة البائعين على تنمية أعمالهم:
يعد الطريق الأفضل والأسرع إلى قلب البائع هو مساعدته في تقديم المزيد من الأعمال بطريقة أو بأخرى، واحدة من الطرق الواضحة لإتمام ذلك تتم من خلال دعم البائع ومنحه بعض الأعمال الإضافية مع الشركة أو الموافقة على أن تكون الشركة مرجعًا لهم، علاوةً على ذلك لا يجب أن تكون المساعدة محدودة للغاية.
كل مدير شركة لديه بعض الأصدقاء يعملون في شركات أخرى قد يواجه هؤلاء مشاكل مشابهة للمشاكل التي يغطيها البائعون وبحاجة لحل، عندما يقوم المدير برفع سماعة هاتفه وتزكية بائعيه لدى أصدقائه فإنّ ذلك يحسن كثيرًا من العلاقة بينهم.
- منح البائعين فرصة لحل مشكلات الأداء لديهم:
كثيرة هي الشركات التي لا تتحمل عناء معالجة مشاكل الأداء بل تبحث على الفور على بديل آخرعن البائع أو المنتج لاعتبار ذلك أسهل وأبسط، لكن في أغلب الأحيان تكون عملية التبديل هذه أكثر صعوبة من المتوقع، عند إعطاء البائع وقتًا كافيًا لتفادي أخطائه فقد يفاجئك بمدى الإبداع لديه ﻓﻲ حل المشكلات.
- التعامل مع ﺍﻟﺒﺎﺋﻌﻴﻦ كجزء من فريق العمل:
غالبًا ما يتم الفصل بين القوى العاملة داخل الشركات وتصنيفهم إلى موظفين وغير موظفين من قبل المديرين التنفيذيين، على سبيل المثال، قد يستثني بعض المدراء المقاولين من الاجتماعات العامة للشركة، لكن من الأفضل أن تسمح الشركات لهؤلاء المقاولين بحضور تلك الإجتماعات ليبقوا على اطلاع بما يجري خلالها ويشعروا بأنّهم جزءًا من فريق العمل.
- مشاركة استراتيجيات العمل مع البائعين:
تعتمد الكثير من الشركات على مشاركة استراتيجيات العمل مع البائعين للبحث معًا عن حلول للتحديات والمشاكل التي تعترض سير العمل.
على سبيل المثال قام مدير إحدى الشركات بإخبار بائع بخوفه من هشاشة نظام حاسوبي مركزي قديم كان لديه فريق عمل مسؤول عن المحافظة عليه، لكنه لم يكن متأكدًا من طريقة تحسين استقراره دون الوقوع في المزيد من المشاكل، الصدمة كانت عندما أخبره البائع بأنّه يوجد فريق هندي قد أخذ أنظمة مثل هذه الأنظمة القديمة وأدارعمليات الإنتاج لثلاث سنوات وقاموا بإعادة هندسة النظام ليصبح أحدث خلال ذاك الوقت، لم يقم المدير باستخدام خدمات ذلك الفريق لكنه حصل على معلومة رائعة قابلة للتطبيق لم يكن يعلم بها.
ختامًا،
هذه كانت بعض الأفكار حول استراتيجية إدارة البائعين وأهميتها وكيفية تقوية العلاقة معهم، للمزيد من الاطلاع على الإدارة واستراتيجياتها يمكنك التسجيل الآن في تدريب الحسابات الدائنة أونلاين وتقوية ذاتك في هذا المجال.
