مثلث إدارة المشروع: دليلك لتحقيق التوازن في مشروعك
نُشِر في Oct 05, 2022 at 11:10 AM
مثلث إدارة المشروع هو نموذج ضمن إدارة المشاريع يوضح كيف يؤثر التوازن بين الزوايا الثلاثة النطاق والوقت والميزانية على جودة المشروع.
كما يعرف المفهوم العام لمثلث إدارة المشروع بأسماءٍ أخرى مثل مثلث التقييد أو مثلث المشاريع الذهبي أو مثلث ديمبستر.
إذا كنت مدير إحدى المشاريع فمن المؤكد أنك تعرف الإحباط الناتج عن محاولة الحفاظ على الإنتاجية في مستوى عالٍ بقليل من الوقت، والتكلفة.
تابع القراءة لتتعرف أكثر على مفهوم مثلث إدارة المشاريع وكيفية الموازنة بين النقاط الثلاث في المثلث؛ من خلال هذا المقال الشامل.
ما هو مثلث إدارة المشروع project management triangle؟
يتكون مثلث إدارة المشاريع من ثلاثة متغيرات تحدد جودة مختلف المشاريع، وهي : النطاق والتكلفة والوقت.
إلى جانب مهام مدير المشروع المتعددة، يجب عليه إدارة وتحقيق التوازن بين النقاط الثلاث للمثلث لضمان أفضل جودة ممكنة مع الالتزام بالميزانية والمواصفات المطلوبة والتسليم في الموعد النهائي.
ما هي العلاقة بين الثلاثي "النطاق والتكلفة والوقت"؟
هناك نوعان من العلاقات لقيود مثلث المشروع:
الأول يتمثل في العلاقة بين النطاق والمتغيرين الآخرين، حيث أن النطاق يتناسب طرداً مع الوقت والتكلفة، فقد يزداد النطاق، وعندها يجب زيادة الوقت والمال من أجل معالجة المشاريع المهمة، والحفاظ على نفس مستوى الجودة.
والنوع الثاني من العلاقة يتمثل في العلاقة بين الوقت والتكلفة، وهي علاقة تناسبية عكسية، فإذا دعت الحاجة إلى خفض التكاليف، فسيتعين تمديد المواعيد النهائية، ولكن إذا واجهت أزمة زمنية مفاجئة، فستحتاج إلى ميزانية إضافية للتكيف مع المخططات الزمنية الأقصر.
لا يمكن تغيير هاتين العلاقتين لأنه وببساطة ما من شيء تفعله يجعل من الممكن تغيير متغير واحد دون التسبب في تغيير الآخر ضمن المثلث إما بشكل مباشر أو غير مباشر، وهذا هو تمامًا سبب تسمية مثلث المشروع غالباً بالمثلث الحديدي للقيود الثلاثية، فبغض النظر عن مدى مهارات مدير المشروع، إلا أنه لا يمكنه ثني المثلث الحديدي كما يريد.
شرح النقاط الثلاثة للمثلث:
من أجل تحقيق النجاح في مختلف الأعمال، وإبقاء جميع العناصر الثلاثة تحت المراقبة والسيطرة، يجب أن يكون لدى مدير المشروع فهم عميق لكل متغير فردي، والمرونة لاستيعاب التغييرات التي قد تحصل، والتركيز على العلاقة بين هذه المتغيرات، وهذا شرحٌ مفصل لكل متغير على حِدى:
- النِطَاق:
يمكننا تعريف النطاق بأنه حجم المشروع من حيث جودة وتفاصيل وكمية مخرجات المشروع، ومع زيادة برامج وحجم المشاريع، سيتطلب الأمر بطبيعة الحال المزيد من الوقت والمال لإكمالها.
قد تشمل عناصر نطاق المشروع ما يلي:
- تعقيد المشاريع.
- كمية المنتجات النهائية.
- جودة الإخراج.
- الدعم.
- مستوى التفصيل.
- عدد الميزات.
كن حذراً لتجنب "زحف النطاق" من خلال وضع اللمسات الأخيرة على خطط المشاريع، وجعل أصحاب المصلحة في المشاريع يوقعون على كل شيء قبل بدء الإنتاج.
التكلفة:
في مثلث إدارة المشاريع، يجب عليك تفعيل تقنيات مراقبة التكاليف بدقة، مع الانتباه إلى أن التكلفة لا تقتصر فقط على المبالغ النقدية، بل تشتمل نقطة المثلث هذه على جميع الأدوات والمعدات والدعم المطلوب لإكمال المشروع. وغالباً ما يشار إلى التكلفة باسم "الموارد"،وبشكل عام يمكن ربط كل شيء ضمن هذه النقطة بقيمة مالية.
أهم عناصر التكلفة ما يلي:
- الموازنة المالية.
- عدد أعضاء الفريق.
- المعدات والمرافق.
- الفرص الرئيسية.
على سبيل المثال، تتطلب إضافة موظفين جدد ميزانية إضافية للرواتب، إن اغتنام الفرصة لإبقاء المكاتب مفتوحة لفترة أطول يتطلب ميزانية إضافية لساعاتٍ من استخدام الكهرباء.
الزمن (الوقت):
عند قياس الزمن لمشروع ما، يجب الأخذ بعين الاعتبار أولوية المهام، ومدى التأثير بين المهام من حيث الاعتمادية والتي تعني أن بعض المهام لا يمكن تحقيقها بدون تحقيق مهام أخرى أولاً.
قد تتضمن عوامل الزمن ما يلي:
- الجدول الزمني العام للمشروع.
- ساعات العمل في المشروع.
- التقاويم والقوائم الداخلية للمشروع.
- الزمن المخصص للتخطيط والاستراتيجية.
- عدد مراحل المشروع.
إذا تم تخفيض الميزانية أو زيادة النطاق، فستحتاج للتعويض عن ذلك، قد تلجأ لتخفيف واحد أو أكثر من قيود الزمن لمشروعك، سواء عن طريق تمديد المواعيد النهائية أو إضافة ساعات عمل أو اتباع استراتيجيات إدارة وقت المشاريع.
كيف تدير مشروعك وفقاً لمثلث إدارة المشاريع؟ Project Management Triangle؟
فيما يلي أفضل الطرق التي يمكنك من خلالها موازنة قيود المثلث الذهبي لإدارة المشاريع:
- التواصل مع أصحاب المصلحة:
تحدث مع أصحاب المصلحة التي تعمل بها هذا يساعدك على معرفة ما هو التغيير المقبول، وما هي القيود التي يجب تحديدها حسب الأولوية.
مثلاً، هل الموعد النهائي ثابت أم القيد المالي صارم؟ سيعطيك هذا فكرة عن كيفية ضبط المشروع إذا أصبحت التغييرات ضرورية.
تعتبر هذه الخطوة هامة في مختلف مراحل المشروع، لكنها تشكل خطوة حاسمة وضرورية في المراحل الأولى من أي مشروع.
- إنشاء عمليات إدارة المخاطر:
يجب أن يكون التخطيط للمخاطر خطوة مدمجة في عملية إدارة المشاريع وذلك لمنع زحف النطاق والبقاء ضمن حدود الميزانية والجدول الزمني المحددين، فأولاً حدد المخاطر وثانيًا ضع خطة لتخفيف كل منها.
- إنشاء عمليات إدارة التغيير:
التغيير غالباً لا مفر منه. إن وجود عملية إدارة التغيير في مكانها يخلق طريقة منظمة للموافقة على التغييرات أو رفضها في اﻟﻤﺸﺮوع بحيث لا تكون التغييرات عشوائية.
يضمن هذا أن الفريق على دراية بالتغييرات فور حدوثها وكيفية تأثيرها على المشروع. يمكن أن يقلل هذا أيضًا من زحف النطاق في المشاريع.
- اختر المنهجية بناءً على القيود:
قد تقرر اعتماد منهجية معينة لإدارة المشاريع بناءً على قيود المشروعات التي تواجهها، غالباً ما تتم إدارة المشاريع التي تواجه قيوداً صارمة من خلال مناهج من نوع الشلال، وهذا يتطلب المهارات الإدارية العالية مثل المرونة، هناك مجموعة من المناهج في إدارة المشاريع سيتم شرحها أدناه.
كيفية ضبط المثلث حسب أهداف الإدارة الخاص بك؟
هناك العديد من الأساليب لإدارة المشاريع، والتي تعطي الأولوية لمتغيرات المشروع (الوقت، الكلفة، والزمن).
تختلف هذه الأساليب باختلاف الهدف، فمنها من يعطي الأولوية للتكاليف المنخفضة، ومنها من يعطي الأولوية لتوفير الوقت، إليك أفضلها:
طرق المشروعات الموفرة للموارد:
ستستفيد مشاريع شركتك ذات الميزانيات المحددة والمرونة الكبرى في الجدول الزمني من طرق إدارة المشاريع هذه، والتي تعطي الأولوية لاستخدام الموارد بكفاءة.
- الشلال:
يتم الانتهاء من مراحل حياة المشروع بالتتابع، لذلك يجب أن تكون الجداول الزمنية مرنة، لأن التأخير في مرحلة واحدة فقط سيتطلب تعديلات على جميع المراحل اللاحقة أيضاً. لهذا عليك اصطياد المواهب ذات الكفاءات العالية وإضافتها لفريقك.
- Lean:
يعطي الأولوية للحد الأدنى من التكاليف وإدارة الموارد، وبالتالي جداول زمنية أطول أو تخفيضات في النطاق، وذلك للحفاظ على المشروع ضمن الميزانية.
طرق المشروعات الموفرة للوقت:
في الحالات التي يكون فيها الوقت جوهرياً، يمكن لأساليب إدارة المشاريع هذه القضاء على فترات التوقف غير الضرورية وتسريع عمليات المشروع بأكملها.
- Agile:
يعطي الأولوية للعمليات المرنة، لذلك تكون الفرق مستعدة للتكيف مع التعديلات التي تتطلب المعرفة، والحد الأدنى من الوقت أو زيادات التكلفة.
- Scrum:
نوع معين من إدارة المشاريع الرشيقة يتم رؤيتها غالباً في تطوير البرامج التي تستخدم جوانب مجال scrum مثل سباقات السرعة والقواعد الجماعية اليومية لتقليل الوقت الضائع في مراحل العمل قيد التنفيذ.
- كانبان:
يستخدم عمليات تعاونية مستمرة لتقليل وقت العمل الجاري.
- Scrumban:
يجمع بين الطبيعة التعاونية والمستمرة لعملية Kanban مع مراجعات فريق Scrum اليومية لتقليل وقت العمل الجاري بشكل أفضل.
بالطبع، الهدف من كل طريقة هو إيجاد التوازن الأمثل بين التكاليف المنخفضة والسرعة والجودة العاليتين. ولكن نظراً لأن مثلث إدارة المشاريع يتطلب تحديد أولويات متغير واحد على الأقل، فإن هذه الأساليب تنحرف في اتجاه المتغير الأكثر أهمية للفريق.
على الرغم من أن نظام القيود الثلاثة للمثلث قد يبدو مقيداً في البداية، لكن بمجرد أن تتعلم كيفية استخدامه في إدارة نطاق المشروع ستجد أن هذه الأدوات تجعل مشاريعك تعمل بسلاسة أكبر.
أخيراً،إن إتقان مثلث إدارة المشروع هو أحد المهارات الأساسية التي يجب على مديري المشاريع معرفتها، لذا إذا كنت مهتماً بتعلم أساسيات أخرى لإدارة المشاريع، فلا تتردد بحضور دورات تدريبية في دراسات الجدوى في لندن، إذ ستقودك إلى فهم أفضل لقيود مشاريعك مما سيمكنك من تجنب الانتكاسات المكلفة في المستقبل.
