7 استراتيجيات فعالة في تبسيط النفقات ضمن شركتك

تعتبر استراتيجيات تبسيط النفقات ضرورية لكافة مالكي الشركات والأعمال، وذلك لأن مسؤولية نجاح الشركة أو خسارتها مالياً يقع بأكملها على عاتقهم وعلى عاتق الإدارة.


تنطوي عملية تبسيط النفقات على عدد من العمليات الأخرى والإجراءات الجزئية، والتي يتم تنفيذها بهدف التحكم بنفقات عمليات الشراء، ونفقات العمال، وما إلى ذلك.

يقدم لك هذا المقال أفضل 7 استراتيجيات يمكنك اتباعها بهدف تبسيط النفقات، وجعلها أقل ما يمكن لجميع الشركات.

ولكن قبل الولوج إلى الاستراتيجيات العامة في تقليص النفقات وتبسيطها، دعنا نتحدث عن الصعوبات الأساسية التي تواجه القادة الماليين في تبسيط العمليات وإدارة النفقات.

ما هي صعوبات إدارة النفقات؟

تواجه عملية تبسيط النفقات الخاصة بالشركات الكثير من التحديات والصعوبات، وهذه قائمة بأشهرها:

- إهدار وقت العمل بأمور أخرى:

لا شيء أكثر أهمية من الوقت، فالوقت في عالم الأعمال هو المال، وبالإضافة إلى مصادر الوقت الضائع المعروفة، هناك ضياع للوقت في إعداد وصياغة تقارير النفقات التي من شأنها تبيان نفقات الشركة ومصروفاتها.

- عدم القدرة على تنفيذ سياسة الشركة:

تعتبر إجراءات النفقات العامة معقدة جداً في الكثير من الشركات، فمثلاً لإدارة الفواتير المالية والحصول على موافقة لها قد تحتاج إلى المرور على عدد كبير من الموظفين، مما يؤدي إلى صعوبة في تنفيذ سياسات الشركة المالية بحذافيرها.

- عدم استخدام أدوات تبسيط النفقات الحديثة:

غالباً ما تدفع الشركات ضريبة "هذا ما نعرفه" في عملية إدارة وتبسيط النفقات، فبدلاً من استخدام أدوات إدارة النفقات الحديثة والتي توفر كثيراً من موارد ووقت الشركة، يستمر الكثير من الموظفين في استخدام الطرق التقليدية لتبسيط النفقات، مثلاً استعمال المعاملات الورقية بدلاً من معاملات على برنامج Excel.

- إنشاء خطط لا تتضمن حالات الطوارئ:

على الرغم من التخطيط الدقيق للاستراتيجيات المالية في المؤسسات والشركات، إلا أنَّ كثيراً منها تنسى تضمين إمكانية حدوث أي تهديد مفاجئ يغيّر من الخطة الخاصة في تبسيط وتقليل النفقات.

نصلُ الآن للسؤال الأكثر أهمية وهو:

ما هي استراتيجيات تبسيط النفقات (Streamlining Expenditures)؟

تشهد معظم السياسات والمشروعات المالية للشركات الكثير من الإجراءات والتعديلات في المستقبل، ولتحقيق تبسيط كبير في النفقات والوصول إلى الميزانية النموذجية لشركتك يُنصح باتّباع الاستراتيجيات والطرق التالية:

1- أتمتة العمل قدر الإمكان:

كما تحدثنا أعلاه لا شيء يهدر الموارد والوقت أكثر من إجراءات العمل الورقي الروتيني، حاول أن تتخلى عن الأعمال الورقية بشكل شبه كامل، وأن تجعل الموافقة على النفقات مؤتمتة قدر الإمكان، سواء أكانت النفقات كبيرة أو صغيرة، لأنها تشكل عبء كبير في سير المشروعات.

وكذلك وفقاً للعديد من الدراسات المقدمة من أكبر الشركات العالمية، إنَّ تكلفة إنشاء تقرير واحد يدوياً تعادل تقريباً تكلفة إنشاء 5 إلى 6 تقارير مؤتمتة تقريباً.

2- جمع بيانات النفقات وتحليلها:

عندما يحدث أي إنفاق، اجعل الموظف يبادر إلى تسجيله فوراً، بناءً على الفواتير ومقدار الدفع، وذلك بهدف كشف كافة البيانات المالية ومراقبة التكاليف ضمن شركتك.

قد يعتقد الموظفون أن تسجيل البيانات أمر قليل الأهمية كون المشروع يسير بسلاسة، ولكن عندما تحدث المشكلات المالية في المستقبل، لا شيء يسهم في إيجاد حلول مناسبة أكثر من وجود بيانات منظمة وموضح فيها كل النفقات.

بالتأكيد، لا يمكن جمع بيانات النفقات اليومية أو شبه اليومية، ولكن يمكنك أن تقوم بذلك بشكل أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي، حسب ما تراه مناسباً لأعمالك التجارية, ويساعدك في ذلك أفضل أدوات تحليل البيانات.

3- استعمال أدوات تتبع وتبسيط النفقات:

تهدف أدوات التتبّع لتسهيل كل خطوات عملية التبسيط الإدارية لنفقات المنظمات والشركات، وتسرّع إمكانية الحصول على موافقات للمشتريات، كما يمكن من خلالها مراجعة كافة النفقات التي تمّ صرفها خلال فترة زمنية معينة.

هناك العديد من الأدوات الشهيرة لتغطية وتتبع النفقات، ولعل أشهرها:

• منصة لوحة التحكم المركزية:

تعمل هذه اللوحة على توضيح جميع نفقات المشتريات التشغيلية المتعلقة بالشركة خلال فترة زمنية معينة.
هناك مجموعة متعددة من التطبيقات (المدفوعة والمجانية) للهاتف والويب توفر خدمة لوحة التحكم المركزية، تعرض كافة النفقات في شاشة واحدة، وبالتالي تجعل تبسيط النفقات أسهل للجميع.

• بطاقة الائتمان الافتراضية:

يمكن للموظفين إجراء دفعات للمشتريات عبر الإنترنت بشكل مباشر باستخدام بطاقات الائتمان الافتراضية، وتتميز هذه البطاقات بإمكانية الاستخدام لمرة واحدة فقط، أي أنها تسهم في الحد من الإنفاق بشكل عشوائي.

4- تحديد مؤشرات قياس الأداء الرئيسية:

قبل بدء أي مشروع أو مهمة مالية، يجب تحديد مؤشرات قياس الأداء الرئيسية (KPI) وذلك لتقييم أداء موظفيك، ومعرفة هل الإنفاق الخاص بالأعمال الحالية يوجه المشروع في سبيل تحقيق الأهداف أم لا.
كما تسهم هذه المؤشرات في تحسين عملك المالي كونها تساعد في تحديد الأفعال غير الضرورية للوصول إلى الهدف.

5- وضع خطة تتضمن إمكانية حدوث التضخم:

مهما كان السوق مستقراً، ينبغي على العاملين في مجال التبسيط والتقليل من النفقات أن يضعوا احتمال حدوث التضخم ضمن خططهم المالية، مثلاً قد ترتفع أسعار المواد الأولية وأسعار الخدمات، هذا يؤدي إلى زيادة النفقات، وبالتالي نشوء الكثير من المشكلات في المستقبل، في حال لم تكن الخطة الموضوعة تتضمن حدوث التضخم.

6- التواصل مع كافة الموظفين لضبط مصاريفهم:

يعلم الجميع أن وظيفة تقليل المصروفات والنفقات لا تقع على عاتق الإدارة فقط، بل هي مسؤولية جميع الموظفين بلا استثناء، لذلك لا بد من تطوير وعقد اجتماعات شهرية تهتم بتبسيط نفقات كل قسم من أقسام الشركة ومحاولة تقديرها قدر الإمكان.


لإنشاء ميزانية رائدة للنفقات الشهرية وتقليل التكلفة والمصاريف التشغيلية ضمن شركتك، ينبغي تدريب موظفيك على تقليل مصاريف الشؤون الخاصة بهم، عن طريق إقامة العديد من الورشات والدورات التدريبية.

7- شرح سياسة الشركة المالية لكافة الموظفين:

عند رسم الحدود العمومية لسياسة الشركة المالية، ينسى الكثير من المديرين شرح هذه السياسة لبعض الموظفين، مما يؤدي إلى جهلهم بها، وفي المستقبل، يكسر كثيراً من الموظفين هذه السياسة عن غير قصد مما يؤدي لكثيرٍ من المشكلات أنت في غنىً عنها.

وختاماً، كانت هذه أهم 7 استراتيجيات في عملية تبسيط ومراقبة النفقات، كما نؤكد لكم أن مقالاً واحداً لا يكفي لإتقان مهارة تبسيط النفقات، لذا إن كنت تبحث عن تعلم هذه المهارة وزيادة التحكم في النفقات ضمن شركتك لا تتردد في اتباع تدريب مراقبة التكاليف أونلاين.