من جيد إلى ممتاز: كيف تحسن مهاراتك في الإدارة عن بعد
نُشِر في Nov 09, 2023 at 09:11 PM
لم يعد العمل عن بعد اتجاهًا سينتهي به الأمر عما قريب بعد الآن، بل أصبح حل متنامي لمختلف الشركات وأصبحت أهمية الإدارة عن بعد تزداد يومًا بعد يوم.
حيث أن الإدارة عن بعد تعتبر بأنها إجراء إداري لإدارة شبكة أعمالك ومراقبتها عن بعد دون التأثير على عملها أو المعاناة من تعطل أية مهمة.
ويستخدم المديرون عن بعد أنظمة المراقبة والإدارة (RMM) التي تسمح لهم بالتحكم في جميع العمليات عن بعد ودعم فرقهم وتحسين آلية سير العمل، وبالتالي تحقيق النتائج المطلوبة من إدارتهم المتكاملة عبر شبكة الإنترنت.
ولذلك، سنقدم لك اليوم أفضل 10 نصائح حول كيفية التحكم في مهاراتك وميزاتك في مجال الإدارة عن بعد، وإدارتها بفعالية.
1- تجربة العمل عن بعد:
أن تكون عضوًا في فريق إدارة عن بعد لا يعني أبدًا أن تكون شخصًا يعمل عن بعد، فإذا أردت إدارة فريق بعيد بذكاء عليك تجربة العمل عبر الانترنت لبعض الوقت على الأقل.
وخلال تجربتك في العمل عن بعد، حاول معرفة المشكلات التقنية التي يعاني منها فريقك وكن قادرًا على إيجاد الحلول ومعرفة العقبات التي يجب أن تزيلها.
بعبارة أخرى، لا يمكنك أن تمارس الإدارة عن بعد بشكل فعال ويكون لديك القدرة على إدارة أي شيء والتحكم فيه، إذا لم تجربه بنفسك سابقًا سواءً كتجربة أو كمرحلة مهنية حقيقية.
2- الاستثمار في الأدوات الصحيحة
عندما تعمل عن بعد أو عبر شبكة الإنترنت، فسوف تحتاج إلى بعض برامج الويندوز وأجهزة الحواسيب ومحطة للعمل ومختلف الأجهزة للتحكم في مهامك اليومية وإدارتها.
وبالتالي بصفتك مديرًا لفريق عن بعد، عليك أن تزود موظفيك بالأدوات الأساسية عن بعد التي تأتي بالنتائج المطلوبة وتضمن أمانهم على الإنترنت.
ومن هذه الأدوات قد يكون برنامج إدارة عن بعد يعمل بنظام التشغيل ويندوز (Windows)، ويساعدك على إدارة سير العمل وتتبع فريقك والتحكم في الجداول الزمنية للمهام من خلال جهازك.
أو قد تكون هذه الأدوات أجهزة تستخدمها لأداء المهام الفعلية مثل الكاميرا أو الحاسوب المحمول أو جهاز توجيه واي فاي (WiFi) أو خادم أو الجهاز الذكي.
وتتطلب الإدارة الناجحة عن بعد بعض تقنيات إدارة التشغيل الآلي الهامة التي تتيح لك التواصل مع فريقك ومشاركتهم الرؤى والحالة العامة للعمل.
3- توثيق كل ملف وعملية:
إن الإدارة عن بعد تعني أن الأشخاص يعملون من المنزل عبر أجهزتهم، مما يعني افتراضيًا أنك لن تحصل على جميع مستندات العمل بل ستكون هذه المستندات في الواقع موزعة على مختلف الخوادم.
ولحل ذلك، يمكنك استخدام الأرشفة الافتراضية من خلال جوجل درايف (Google Drive) أو أي نظام آخر بتكلفة معقولة، بحيث يتمكن فريقك من تحميل الملفات النهائية وأرشفتها وتوثيقها.
فوثائق الإدارة عن بعد هذه تساعدك على تنظيم العمليات القائمة والتحكم فيها واستكشاف الأخطاء وإصلاحها في أي وقت، وتجنب إلقاء اللوم كون كل شيء سيكون تحت المراقبة.
4- استخدام مكالمات الفيديو لبناء علاقات:
يساعد قسم الموارد البشرية على تحسين سير العمل عن بعد من خلال العديد من التقنيات الشائعة المستخدمة، وأن عقد اجتماعات عبر البث المباشر من خلال مكالمات الفيديو هو أكثر من ضروري لبناء علاقات عمل جيدة.
وأظهرت الإحصائيات أن الاتصال البصري حتى ولو عن طريق الكاميرا، يعزز الثقة ومعدلات المشاركة ويعتبر أكثر من مطلوب للإدارة عن بعد وجميع العلاقات الافتراضية بين المديرين وموظفي الشركة.
5- الثقة بفريق العمل:
يجب أن يكون ضمن الإدارة عن بعد مستوى عالٍ من الثقة والشعور بالأمان تجاه الموظفين، سواءً في مشاركة الأهداف أو إتاحة الوصول إلى منتجات الشركة أو مشاركة بيانات الخدمات وأعمال الإدارة والمعلومات والأجهزة وبرامج الويندوز.
فمن الضروري أن تبين لفريقك بأنك واثق تمامًا بأنهم يعملون خلال ساعات العمل، وتجنب قدر الإمكان تركيب تنبيهات وأنظمة إدارة (RMM) عن بعد للإشراف على عمل الأشخاص خلال ساعات العمل.
6- مشاركة الأهداف والغايات:
بما أن ثقتك بفريقك تعتبر جزء من أسلوب الإدارة عن بعد كما ذكرنا سابقًا، فإن مشاركة فريقك أهدافك وخططك وغاياتك سيبين حقيقة تلك الثقة بالفعل.
ومشاركات الإدارة عن بعد هذه ستساعدهم على الانخراط والعمل بشكل أفضل وفهم بيئة عملك وتقديم أفكارهم الإبداعية التي تساعدك على تحقيق تلك الأهداف وتحديثها بأفضل طريقة لشركاتك.
7- التركيز على النتائج وليس العملية:
إذا كنت تتطلع لتحسين مهاراتك وأساليبك في الإدارة عن بعد، فعليك التركيز على النتائج النهائية بدلًا من التركيز على العمليات وسلاسل الأوامر الإدارية والأنشطة التي تودي بنتائج النقطة النهائية المطلوبة.
وتأكد من أن فريقك يستخدم الأجهزة الصحيحة ويرامج الويندوز المناسبة وتابعهم وقم بتهيئتهم للعملية، ومن ثم انتظر رؤية النتائج النهائية.
8- توفير الموارد المطلوبة:
وذلك سواءً كنا نتحدث عن موارد مادية مثل أجهزة الحواسيب المحمولة، أو موارد افتراضية مثل برامج الويندوز والتطبيقات المهيئة خصيصًا وأي أداة مميزة سهلة الاستخدام يستعين بها بعض المستخدمين في شركتك.
ومع توفير تلك الموارد يجب أن تتيح أيضًا الوصول إلى بيانات الشركة والمعلومات التي تم جمعها حول العملاء والمزودين وإعدادات الطاقة والمشاريع التي يعمل عليها فريقك.
9- التنظيم:
تذكر دائمًا أنه عندما يتعلق في الإدارة عن بعد أو إدارة أي موقع، تقول دورات تدريبية في الإدارة في دبي أنك كمدير كل شيء يبدأ معك أنت.
فإذا كنت منظمًا في التخطيط والمشاركة والإشراف على المهام القائمة، ستُبنى كل عملية على أساس صحيح، ومن خلال إدارتك ومراقبتك الدائمة سيتم عمل كل خدمة عبر شبكة الإنترنت كما هو مخطط لها وتحقق نتائج جيدة.
10- تشجيع المشاركة عبر الإنترنت:
بالإضافة إلى مكالمات الفيديو، ينبغي عليك أن تشجع فريقك على التواصل معك ومع بعضهم البعض عن بعد، ويمكنك التحكم في هذا وإدارته عن طريق إنشاء مجموعات افتراضية عبر مختلف التطبيقات والمنصات الاجتماعية الشائعة من خلال ويندوز والأجهزة المحمولة، وذلك بغض النظر عن موقع عمل كل مستخدم.
ويجب أن يكون ضمن أسلوب الإدارة عن بعد تخطيط لاجتماعات مادية بين الحين والآخر إن أمكن لكسر الحواجز بين أعضاء فريقك.
وفي النهاية
من الممكن أن تكون الإدارة عن بعد قوية وفعالة مثل أي إدارة في موقع حقيقي إذا تم ممارستها بالشكل الصحيح بالفعل، ولذلك عليك أن تحسن من مهاراتك في الإدارة عن بعد لتعزيز مهاراتك في الإدارة العامة بفعالية.
