تعظيم الإنتاجية: 10 نصائح مجربة وفعّالة عند العمل عن بُعد
نُشِر في Feb 16, 2023 at 02:02 PM
يعتبر تعظيم الإنتاجية أمراً لابدّ منه بالنسبة للأشخاص الذين يعملون عن بُعد، ومع أنّ العمل عن بُعد لديه الكثير من الفوائد والإيجابيات، إلّا أنه كغيره من أنواع الأعمال، يحتوي على العديد من المعوقات والتحديات.
مع الأخذ بعين الاعتبار أن مجموعة كبيرة من الشركات تحولت إلى العمل أونلاين في المشروعات الاقتصادية التي تديرها، فقد زادت أهمية تعظيم الإنتاجية في أي مجال عمل عن بُعد، وفي هذا المقال سنتطرق إلى أهم 10 طرق فعّالة ومجرّبة لمساعدتك على رفع الكفاءة وزيادة الإنتاجية.
ما هي أفضل طرق تعظيم الإنتاجية (Maximising Productivity)؟
هناك العديد من الطرق التي يمكنها الإسهام في تعظيم الإنتاجية ورفع الكفاءة بشكل أفضل، إلا أننا اخترنا إطلاعك على أبرزها وأكثرها تأثيرًا:
1- اهتم بنفسك، وابدأ يومك بالتفكير:
لكي تتمكن من تعظيم الإنتاجية لديك عليكَ أولاً العناية في صحة جسدك، مثل الحصول على عدد ساعات نوم كافية (حسب العمر)، تناول طعام صحي، تنفيذ بعض التمارين الرياضية التي تسهم في زيادة الطاقة والنشاط في العمل.
كما يساعد التفكير والتأمل في بداية اليوم على تهدئة العقل والوصول إلى السلام، الذي يسهم بدوره في زيادة القدرات وتعظيم الإنتاجية للأفراد.
قد تستبدل التفكير والتأمل بالصلاة أو بتدوين يومياتك أو بهواياتك الفنية، ليس مهماً، المهم أن تصل إلى الهدوء لبدء العمل بالطريقة الأمثل.
2- إعداد مكان للعمل خاص بك فقط:
بالنسبة لمعظم الأشخاص، يعتبر العمل من السرير أو الأريكة أمراً رائعاً، ويوفر الكثير من المرونة، ولكن العديد من التقارير الحديثة قد أثبتت أن العمل من السرير يسهم في تخفيض الإنتاجية والكفاءة بشكل ملحوظ، وأن العمل في مكان مشابه للمكتب يحقق بيئة عمل نموذجية وفعالة.
قد تكون قيمة التكاليف أو الموارد الأولية لشراء مكتب باهظة، لذلك يمكنك أن تستخدم جزء من مطبخك أو غرفة معيشتك كمساحة مخصصة لإدارة العمل مؤقتاً، ولا بد أن يحتوي هذا المكان على كل ما تحتاجه من لوازم ومعدات للعمل، دون أن تضطر للخروج منه، لأنك في كل مرة تخرج من مكان عملك تنخفض كفاءة العمل ويقل الإنتاج لديك.
3- تخلص من المشتتات:
في عصر قلة التركيز والانتباه، لا شيء يقلل من الإنتاج ضمن المشروع سواء التقليدي أو أونلاين أكثر من المشتتات، ولسوء الحظ المشتتات موجودة في كل مكان، فقد تكون وسائل التواصل الاجتماعي، أو وسائل الترفيه مثل التلفزيون، أو الواجبات المنزلية، وغيرها.
إذا كنت حقاً تريد تعظيم الإنتاجية لديك، لا بد من التخلص من هذه المشتتات، وحرفياً "التخلص" من أي شيء يسهم في تشتيت انتباهك واستبداله بالتركيز على العمل بشكل أكبر.
4- نظم وقتك وجهّز خطة بالمهام اليومية:
من المحتمل أن يكون لديك عددًا من المهام اليومية التي تحتاج إلى جهد ووقت كبيران، لحسن الحظ هناك عدة أساليب وتقنيات يمكنها مساعدتك لتنظيم مهامك ووقتك وبالتالي تعظيم الإنتاجية والطاقة لديك، على سبيل المثال تقنيات الطماطم، باريتو، ومصفوفة أيزنهاور.
تعتبر تقنية الطماطم مثالاً رائعاً على تنظيم الوقت بحيث يبقى تعظيم الإنتاجية لديك في أعلى مستوى، كما يمنحك مبدأ باريتو ومصفوفة أيزنهاور قدرة عالية على تحديد المهام الأكثر أولوية والتركيز عليها، مما يزيد من قدرتك على التحمل ويجعلك أكثر إنتاجية.
في نهاية يوم العمل، ينصح دائماً بأن تعد قائمة بمهام اليوم التالي، وتحديد وقت تقريبي لإنجاز كل مهمة، ولا تنسَ أن تكتب ضمن هذه القائمة الاجتماعات أو المقابلات التي قد تضطر إلى حضورها.
5- خذ فترات راحة متقطعة:
يستطيع معظم الأشخاص العمل عن بُعد لفترات طويلة، ولكن قلة منهم من يمكنه الحفاظ على تركيزٍ عالٍ، لذلك يُنصح كثيراً بأخذ فترات راحة متقطعة وفق نظام معين، بحيث تستطيع شحذ جسدك وعقلك للعودة إلى العمل بشكل أكثر فاعلية وإنتاجية.
على سبيل المثال، يمكنك خلال فترات الراحة الوقوف أو المشي لتخفيف الضغط، أو اللعب مع حيوانك الأليف، المهم أن تكون أعمالاً تساعدك على إعادة شحن نفسك لتعظيم الإنتاجية والقدرة على البدء في العمل من جديد.
6- قدم مكافأة لنفسك:
يهدف إنشاء حافزاً لنفسك ومكافأتها بين الفترة والأخرى إلى زيادة الشعور بالذات، الذي يؤدي لتعظيم الإنتاجية.
على سبيل المثال، عندما تنجز مهمة معقدة أو مهمة تحتاج لوقت طويل، لا بد من مكافأة ما مثل تناول وجبة شهية أو مكالمة أحد الأصدقاء.
7- استخدم الأدوات التكنولوجية لتعظيم الإنتاجية:
إن عملك عن بُعد يقتضي بأن يكون لديك استخدام للمعدات والأدوات التكنولوجية مثل هاتفك الجوال أو الكمبيوتر المحمول، ولا يقفُ استخدام هذه الأدوات في العمل فقط، بل يمكنك الاستفادة منها في أمور أخرى تساعد على التنمية وتعزيز الإنتاجية والجودة كثيراً.
فمثلاً يساعدك برنامج Fellow.app في تحسين التواصل عن بُعد مع موظفي شركتك، وتنظيم الاجتماعات، وتقديم الإرشاد المهني لهم.
كما يمكنك بواسطة برنامج Trello إدارة المشروعات وتنظيم مهام أعضاء الفريق، وبالتالي بناء وزيادة الإنتاجية لجميع الموظفين.
8- حاول أن تعدد المهام الروتينية:
إذا كان لديك مهام يومية روتينية ولا تحتاج إلى كثيرٍ من الجهد أو التركيز، يمكنك تنفيذ وربط هذه المهام ببعضها البعض في نفس الوقت، فمثلاً قد تحتاج إلى تنظيف الأطباق ومحادثة أحد الأصدقاء وغسل الملابس، يمكنك إجراء هذه المهام دفعة واحدة وذلك بأقل الوقت.
بالتأكيد لا ينصح بتعدد المهام الرئيسية في القطاعات التي تحتاج إلى تركيز عالٍ، بل على العكس تماماً، فقد أكد أحد التقارير أن 2% فقط من سكان العالم يمكنها القيام بمهام متعددة مع تحقيق الكفاءة العالية، لهذا لا تتردد في اتباع أحادية المهام في العمليات التي تحتاج إلى تركيز.
9- ضع هدفاً نصب عينيك:
عندما يعمل الشخص لتحقيق هدف معين، فإن الحافز سيكون أكبر بكثير من حالة عدم وجود هدف،
بالإضافة إلى ذلك، إن إطلاق أهداف محددة بين الحين والآخر يساعد على زيادة الانسجام والأداء والتعاون ضمن أعضاء الفريق في شتى مجالات العمل ضمن الشركة أو المؤسسة، وبالتالي تطوير وتعظيم الإنتاجية الشاملة لكل الأعضاء.
10- تجنب الفوضى قدر الإمكان:
عند العمل عن بُعد فأنت المسؤول الأول عن الفوضى التي تحدث داخل مكان العمل، بالتأكيد لا أحد يتمنى أن يعمل والفوضى محيطة به، نظراً لتأثيرها السلبي الكبير على الرؤية الاستراتيجية الشاملة في مكان العمل، فمثلاً قد تحتاج إلى أداة ما وسط الفوضى التي قمت بها، كم ستحتاج من الوقت حتى تجدها؟!
يساعد تقليل الفوضى على توفير المزيد من الوقت وزيادة نشاط العاملين، وبالتالي تنمية وتعزيز الإنتاجية.
وختاماً، نأمل أن تكون النصائح السابقة ذات فاعلية بالنسبة لك، وأن تمنحك بعضاً من الكفاءة والمرونة والإنتاجية، ومن المؤكد أن الحفاظ على تعزيز الإنتاجية في العمل عن بُعد يعتبر أمراً صعباً ويحتاج إلى التدريب المستمر وتطوير مهارات جديدة، وهذا ما توفره لك دورات في القيادة أونلاين.
