بطاقة الوصف الوظيفي: كيف تصمم بطاقة فعّالة لكل وظيفة؟
نُشِر في Jan 31, 2025 at 11:01 AM
تلعب بطاقة الوصف الوظيفي دورًا أساسيًا في إدارة الموارد البشرية وتنظيم العمل داخل الشركات، فهي تمثّلُ الوثيقة التي تجمع المهام والمسؤوليات المُتعلّقة بكل وظيفة، مع المتطلبات الأساسية للمرشحين المثاليين.
يمكن للشركات تحقيق التوافق بين توقعاتها وأداء الموظفين عن إعداد بطاقات الوصف الوظيفي على نحوٍ دقيقٍ، وهذا يسهمُ في تحسين بيئة العمل وزيادة الإنتاجية، تابع قراءة هذا لمعرفة المزيد عن أهمية بطاقة التوصيف الوظيفي، وكيفية كتابتها.
ما هي بطاقة الوصف الوظيفي، وما أهميتها؟
بطاقة الوصف الوظيفي هي مستند رسمي يشملُ تفاصيل شاملة عن الوظيفة ضمن الشركة، بما في ذلك المهام والواجبات، والمؤهلات المطلوبة، والمهارات اللازمة لأداء الدور.
ويتمثلُ الهدف الأساسي من استخدامها ضمن المؤسسات في:
- تعيين مهام ومسؤوليات كل وظيفة.
- تطوير عملية التوظيف من خلال تحديد اللوازم الواضحة للمرشحين.
- دعم خطط التدريب والتطوير الوظيفي.
وهنا لا بدَّ من الإشارة إلى وجود فرق بين بطاقة الوصف الوظيفي وتوصيف الوظيفة العام، حيثُ أنَّ بطاقة الوصف الوظيفي تركز على التفاصيل الدقيقة المرتبطة بوظيفة معينة في المنظمة، بينما يغطي توصيف الوظيفة العام نطاقًا أوسع ويستخدم كدليل عند إنشاء بطاقات جديدة أو مراجعة الإطار التنظيمي.
عناصر بطاقة الوصف الوظيفي الفعّالة:
لإعداد بطاقة وصف وظيفي فعّالة، يجب أن تحتوي على العناصر التالية:
- المسمى الوظيفي: يوضح اسم الوظيفة كما يظهر في النظام الأساسي للشركة.
- القسم المسؤول: تعيين القسم الذي تقع الوظيفة ضمنه، مثل الموارد البشرية أو التسويق.
- المسؤوليات والمهام الرئيسية: سرد جميع الواجبات الرئيسية التي تقع على عاتق الموظف.
- المؤهلات والمتطلبات العلمية والمهنية: تعيين مستوى المؤهلات التعليمية والخبرات الضرورية للوظيفة.
- المهارات اللازمة: المهارات الفنية والشخصية الضرورية لأداء الواجبات كاملةً.
- المسؤول المباشر: توضيح نظام العلاقة الوظيفية بين العامل ومديره المُشرِف.
- الأهداف الوظيفية: تعيين النتائج المتوقعة من العامل.
- بيئات الأنشطة المهنية وتفاصيل إضافية: وصف ظروف المهنة مثل ساعات العمل أو الحاجة للسفر.
ومن الجدير بذكره وجود مجموعة دورات تدريبية في دبي يقدِّمها مركز لندن بريميير للتدريب، والتي تركّز على تقديم أحدث الوسائل والأدوات من أجل كتاب بطاقة وصف وظيفي احترافية، مع أمثلة واقعية من أسواق العمل التنافسية مثل سوق المملكة العربية السعودية وسوق دولة الإمارات العربية المتحدّة.
كيفية إعداد بطاقة الوصف الوظيفي خطوة بخطوة؟
نتناول في هذا القسم كيفية كتابة وإعداد بطاقة الوصف الوظيفي خطوة بخطوة:
1. جمع المعلومات:
جمع البيانات والمعلومات هو إحدى الخطوات الأكثر أهميةً في إصدار بطاقة الوصف الوظيفي، بحيث تضمن هذه المرحلة أن تكون البطاقة كاملة ومبنية على خصائص دقيقة، وتشملُ هذه المرحلة:
- التحدث مع المدير: إنَّ التواصل مع مدير القسم يمثِّلُ أمرًا ضروريًا لفهم طبيعة الوظيفة بدقة، حيثُ لا بدَّ من تعيين الرؤى والأهداف الرئيسية، والواجبات اليومية، ومجالات التعاون مع الأقسام الأخرى.
- مراجعة دليل هيكل الشركة وسياساتها العامة: تأكد من أن بطاقة الوصف تتماشى مع النظام المفصل للمؤسسة، ويساعدُ هذا في رسم علاقة الوظيفة بالأقسام الأخرى وتوضيح الواجبات المشتركة، ثمَّ تحقق من سياسات الموارد البشرية الخاصة بالشركة لضمان توافق البطاقة مع المعايير والإجراءات.
2. تصميم الهيكل:
تصميم نموذج بطاقة الوصف الوظيفي هو الخطوة التي يتم فيها تحويل معلومات الوظيفة إلى وثيقة رسمية عامة واضحة ومُنظمة، وهنا يجب القيام بالخطوات الثلاثة التالية:
1) اختيار نموذج يعكس طبيعة الشغل: يمكنك استخدام نماذج معيارية جاهزة تتضمن أقسام مثل المسميات الوظيفية، والواجبات الرئيسية، والمؤهلات، والمتطلبات العلمية، ومن ثمَّ تأكد من أن النموذج المستخدم يلائم نوع الدور، على سبيل المثال، تحتاجُ الوظائف الإدارية إلى شرح أكبر للمسؤوليات التنظيمية، بينما الوظائف التقنية تركز على المهارات العملية.
2) تخصيص التصميم ليشمل كافة المستندات الرئيسية: أي قسّم البطاقة إلى أقسام واضحة مثل:
- الدور الوظيفي.
- الواجبات والمهام.
- التأهيل العلمي والمهني.
- المهارات الشخصية.
- بيئات الأعمال.
3) أضف أي معطيات خاصة بالوظيفة على نحوٍ عام: مثل ساعات الشغل، أو استعمال أدوات تقنية، أو متطلبات السفر.
3. إدارة وتعيين الواجبات:
إنَّ إدارة وتعيين الواجبات بدقة ووضوح من أهم عناصر بطاقة الوصف الوظيفي، حيث يساعد على توجيه الموظف نحو الرؤى المتوقعة منه، تأكَّد من استعمال عبارات واضحة ومباشرة، مع التركيز على الواجبات الأكثر أهمية لتحقيق الرؤى الموضوعة، وبكل تأكيد وضع قائمة بالمهام المشتركة مع الاعضاء أو الأقسام الأخرى.
4. مراجعة وتوثيق البطاقة:
بعد القيام بإعداد بطاقة الوصف الوظيفي، تأتي عمليات المراجعة والتوثيق لضمان دقة بيانات البطاقة، وتوافقها مع النماذج والمعايير المتعلّقة بالمنظمة، وهنا يجب القيام بالخطوات التالية:
- تحقق من أن نموذج البطاقة يعكس قيم وسياسات المؤسسة، مثل سياسة المساواة في التوظيف أو التوافق مع القوانين المحلية، والانتباه لأي قانون جديد مرتبط.
- تأكد من توافق البطاقة مع دليل البطاقة الخاص بالمؤسسة لضمان وضوح العلاقة بين الأدوار والوظائف المختلفة.
- اعرض نموذج البطاقة على مدير القسم والمدير العام للمراجعة النهائية.
- قم بحفظ البطاقة كجزء من وثائق الموارد البشرية الرسمية.
باستخدام هذه الخطوات التفصيلية، يمكن لجميع المؤسسات تخطيط وتصميم بطاقات وصف وظيفي احترافية تساعدُ في تحسين الإدارة والأداء الوظيفي للمدير بشكلٍ رئيسٍ، وتحديد الواجبات لأعضاء الفريق بطريقةٍ فعالة.
وفي نهاية دليل بطاقة الوصف الوظيفي هذا، تأكَّد ان التصميم الصحيح للبطاقة يسهم إلى حدٍّ كبيرٍ ﻓﻲ تحسين وﺗﻄﻮﻳﺮ أداء الأفراد والمؤسسات على حد سواء، ومن خلال التركيز على تعيين الأدوار والواجبات واستخدام الأدوات المناسبة، يمكن للشركات تحقيق التنظيم والكفاءة، مما ينعكس إيجابيًا ﻋﻠﻰ تحقيق الرؤى الاستراتيجية.
