نُشِر في Jan 31, 2025 at 11:01 AM
تلعب بطاقة الوصف الوظيفي دورًا أساسيًا في إدارة الموارد البشرية وتنظيم العمل داخل الشركات، فهي تمثّلُ الوثيقة التي تجمع المهام والمسؤوليات المُتعلّقة بكل وظيفة، مع المتطلبات الأساسية للمرشحين المثاليين.
يمكن للشركات تحقيق التوافق بين توقعاتها وأداء الموظفين عن إعداد بطاقات الوصف الوظيفي على نحوٍ دقيقٍ، وهذا يسهمُ في تحسين بيئة العمل وزيادة الإنتاجية، تابع قراءة هذا لمعرفة المزيد عن أهمية بطاقة التوصيف الوظيفي، وكيفية كتابتها.
بطاقة الوصف الوظيفي هي مستند رسمي يشملُ تفاصيل شاملة عن الوظيفة ضمن الشركة، بما في ذلك المهام والواجبات، والمؤهلات المطلوبة، والمهارات اللازمة لأداء الدور.
ويتمثلُ الهدف الأساسي من استخدامها ضمن المؤسسات في:
وهنا لا بدَّ من الإشارة إلى وجود فرق بين بطاقة الوصف الوظيفي وتوصيف الوظيفة العام، حيثُ أنَّ بطاقة الوصف الوظيفي تركز على التفاصيل الدقيقة المرتبطة بوظيفة معينة في المنظمة، بينما يغطي توصيف الوظيفة العام نطاقًا أوسع ويستخدم كدليل عند إنشاء بطاقات جديدة أو مراجعة الإطار التنظيمي.
لإعداد بطاقة وصف وظيفي فعّالة، يجب أن تحتوي على العناصر التالية:
ومن الجدير بذكره وجود مجموعة دورات تدريبية في دبي يقدِّمها مركز لندن بريميير للتدريب، والتي تركّز على تقديم أحدث الوسائل والأدوات من أجل كتاب بطاقة وصف وظيفي احترافية، مع أمثلة واقعية من أسواق العمل التنافسية مثل سوق المملكة العربية السعودية وسوق دولة الإمارات العربية المتحدّة.
نتناول في هذا القسم كيفية كتابة وإعداد بطاقة الوصف الوظيفي خطوة بخطوة:
جمع البيانات والمعلومات هو إحدى الخطوات الأكثر أهميةً في إصدار بطاقة الوصف الوظيفي، بحيث تضمن هذه المرحلة أن تكون البطاقة كاملة ومبنية على خصائص دقيقة، وتشملُ هذه المرحلة:
تصميم نموذج بطاقة الوصف الوظيفي هو الخطوة التي يتم فيها تحويل معلومات الوظيفة إلى وثيقة رسمية عامة واضحة ومُنظمة، وهنا يجب القيام بالخطوات الثلاثة التالية:
1) اختيار نموذج يعكس طبيعة الشغل: يمكنك استخدام نماذج معيارية جاهزة تتضمن أقسام مثل المسميات الوظيفية، والواجبات الرئيسية، والمؤهلات، والمتطلبات العلمية، ومن ثمَّ تأكد من أن النموذج المستخدم يلائم نوع الدور، على سبيل المثال، تحتاجُ الوظائف الإدارية إلى شرح أكبر للمسؤوليات التنظيمية، بينما الوظائف التقنية تركز على المهارات العملية.
2) تخصيص التصميم ليشمل كافة المستندات الرئيسية: أي قسّم البطاقة إلى أقسام واضحة مثل:
3) أضف أي معطيات خاصة بالوظيفة على نحوٍ عام: مثل ساعات الشغل، أو استعمال أدوات تقنية، أو متطلبات السفر.
إنَّ إدارة وتعيين الواجبات بدقة ووضوح من أهم عناصر بطاقة الوصف الوظيفي، حيث يساعد على توجيه الموظف نحو الرؤى المتوقعة منه، تأكَّد من استعمال عبارات واضحة ومباشرة، مع التركيز على الواجبات الأكثر أهمية لتحقيق الرؤى الموضوعة، وبكل تأكيد وضع قائمة بالمهام المشتركة مع الاعضاء أو الأقسام الأخرى.
بعد القيام بإعداد بطاقة الوصف الوظيفي، تأتي عمليات المراجعة والتوثيق لضمان دقة بيانات البطاقة، وتوافقها مع النماذج والمعايير المتعلّقة بالمنظمة، وهنا يجب القيام بالخطوات التالية:
باستخدام هذه الخطوات التفصيلية، يمكن لجميع المؤسسات تخطيط وتصميم بطاقات وصف وظيفي احترافية تساعدُ في تحسين الإدارة والأداء الوظيفي للمدير بشكلٍ رئيسٍ، وتحديد الواجبات لأعضاء الفريق بطريقةٍ فعالة.
وفي نهاية دليل بطاقة الوصف الوظيفي هذا، تأكَّد ان التصميم الصحيح للبطاقة يسهم إلى حدٍّ كبيرٍ ﻓﻲ تحسين وﺗﻄﻮﻳﺮ أداء الأفراد والمؤسسات على حد سواء، ومن خلال التركيز على تعيين الأدوار والواجبات واستخدام الأدوات المناسبة، يمكن للشركات تحقيق التنظيم والكفاءة، مما ينعكس إيجابيًا ﻋﻠﻰ تحقيق الرؤى الاستراتيجية.