مستويات الإدارة: فهم الهياكل التنظيمية وتحقيق النجاح
نُشِر في May 10, 2024 at 08:05 PM
هل يمكنك أن تتخيل شركة ناجحة تدير آلاف العمال والموظفين دون أن تطبق مفهوم مستويات الإدارة والهياكل التنظيمية في أقسامها المختلفة بالشكل الصحيح؟ في عام 2024 لم تعد الشركات والمؤسسات قادرة على إدارة عملياتها من قبل شخص واحد كرئيس للشركة.
فمع تطور الأعمال وظهور الأنشطة الجديدة في مختلف أقسام المؤسسات، ازدادت الحاجة إلى فهم مستويات الإدارة وتطبيق الهيكل التنظيمي الأنسب والتعرف إلى كيفية إنشائه بالشكل الصحيح لنجاح المؤسسة وتحقيق أهدافها بعناية، فتابع معنا.
ما هي مستويات الإدارة؟
يتمثل تعريف مستويات الادارة في رسم هيكل تنظيمي داخل المؤسسة يحتوي على ثلاثة أقسام كأساس للإدارة العامة فيها، يتمتع كل قسم وموظف ومدير بسلطة ومسؤوليات محددة تعد من مسؤولياتهم المحددة.
إن وضع التسلسل الصحيح لهذه المستويات الإدارية يساعد في تنظيم العمليات والإستراتيجيات التنفيذية وتوزيعها على الموظفين لتحقيق الأهداف الاستراتيجية بعناية.
فتتمثل مستويات الإدارة في ثلاث أنواع أساسية، وهي الإدارة العليا (Top Management) والادارة الوسطى (Middle Management) والإدارة الأولية (First-Line Management).
ما هي مهام الإدارة العليا والوسطى والدنيا؟
تم تصميم هذا الهيكل الهرمي التنظيمي بهدف إدارة السياسات الشاملة والأنشطة والبيئة المحيطة والمراقبة الفعالة في المنظمة، فإليك أبرز المهام في الإدارة العليا والوسطى والدنيا:
-
مستوى الإدارة العليا:
مستوى الإدارة العليا هي أعلى الإدارات والقيادات في المؤسسة، تشغله الإدارة العليا بمسمياتهم المتعددة مثل الرئيس أو نائب الرئيس أو المديرين التنفيذيين (CEO) أو المدير المالي (CFO) أو رئيس مجلس الإدارة أو مدير العمليات.
الإدارة العليا هم المسؤولون عن التخطيط الاستراتيجي ووضع أهداف العمل ورؤية المؤسسة واتخاذ القرار وتحديد الخطط المصيرية والأهداف الكبرى، يمكن أن يكون رئيس الشركة رائد أعمال أو صاحب خبرة وباع طويل أو شخص بخبرات بسيطة في المجال.
أما الرؤساء والمدراء ارتقوا إلى المستوى الإداري من خلال السلم الوظيفي، أي أنهم يتمتعون بقدرات إدارية وخبرات سابقة بفضل التدريب والتوجيه الإداري الذي قد حصلوا عليه خلال كل هذا الوقت.
-
مستوى الإدارة الوسطى:
مديرو المستوى المتوسط هم المديرون ضمن المستويات الأدنى بالنسبة للكبار التنفيذيين، بحيث تشمل مهامهم التنفيذ والإشراف، منهم مديري الأقسام أو المدير العام للمؤسسة، وهم يطبقون التعليمات والإجراءات من الإدارة العليا وتوجيه الموظفين الذين يعملون تحت إشرافهم.
ولكن لا يكمن عملهم في استقبال التوجيهات والإرشادات فحسب، بل لأنهم على تواصل مباشر مع القادة ومع الموظفين، وهم على دراية بجميع مدخلات ومخرجات المؤسسة وعملياتها وأقسامها، أي يمكنهم تقديم اقتراحات وملاحظات قيمة وأفكار مساعدة قد تعطي رؤية أفضل للمديرين الكبار.
فيتركز عمل الإدارة الوسطى على تحويل رؤية الإدارة الأعلى إلى خطط واضحة وتطبيقها في العمل اليومي، بالإضافة إلى إدارة الموظفين وتوجيههم ومراقبة أدائهم باستمرار.
-
مستوى الإدارة الدنيا:
أما الإدارة الدنيا فهي مستويات الإدارة المسؤولة عن التنفيذ الفوري وتوجيه الفرق وتحفيزهم وتقديم المساعدة عند الحاجة، وهم المسؤولون عن تنفيذ القرارات وتنظيم الإجراءات اليومية في مجموعات العمل.
ومن مسمياتهم الوظيفية مدير القسم أو مدير المكتب ويمكن أن يطلق عليهم اسم "مديري المستوى الأول" أيضًا، وهم مستويات الإدارة الذين يتفاعلون مع الموظفين بشكل يومي بحيث يشرفون على الموظفين العاملين بصورة يومية.
ويجب أن يكونوا على دراية بجميع أساسيات مبادئ الإدارة وأن يكونوا قد تلقوا الدراسات التعليمية المطلوبة لهذا المنصب، حيث أن دور المدير الأولي الفعال مهم جدًا لسير عمليات المؤسسة وضمان أن الموظفين يقومون بعملهم بالشكل الصحيح.
ما هي الهياكل التنظيمية للادارة الناجحة؟
يُعرف الهيكل التنظيمي (Organizational chart) على أنه عملية إدارة المؤسسة للموارد والأنشطة من خلال فئات مستويات الإدارة الثلاث السابقة، وهو الإطار الذي يحدد كيفية إنشاء الهرم التسلسلي الأمثل والأكثر فعالية للشركة ونشاطاتها وأهدافها.
فتحرص المراكز التدريبية في الدول التي تحرص على امتلاك رؤى طموحة في الريادة والتكنولوجيا والتطور، على تعزيز مهارات الإدارة الفعالة في الشركات من خلال دورات تدريبية في دبي، وتعلم كيفية توظيفها في مؤسساتهم لامثتال الهيكل التنظيمي الصحيح.
فمن خلال الهيكل التنظيمي المناسب يتم توجيه المهارات وتوزيع الأدوار ليكون القائد والموظف على دراية بمهامهم والأعمال المكلفين بها في المشروع، فالهيكل هو خريطة تنظيمية تعمل على تصنيف المسؤوليات والنشاطات والموارد لتحقيق النجاح والتنظيم.
أنواع الهياكل التنظيمية:
إن تعيين الهياكل التنظيمية ضمن مستويات الادارة يعتمد على احتياجات المؤسسة وأهدافها، هناك العديد من الأنواع فإليك الأكثر شيوعًا منها:
-
الهيكل التنظيمي الوظيفي: تنظيم العمل بحسب الوظائف والأقسام الموجودة، بحيث كل قسم مسؤول عن عمل معين مثل التسويق والإنتاج والمبيعات والمالية.
-
الهيكل التنظيمي المصفوفي: تنظيم العمل عن طريق التعاون والتنسيق بين الأقسام لتحقيق الأهداف المرجوة.
-
الهيكل التنظيمي الأفقي: لا يوجد مستويات أعلى، بل يتم استخدام آلية العمل الجماعي دون تسلسل إداري واضح.
كيفية إنشاء الهيكل التنظيمي الأنسب للمؤسسة؟
والآن، إليك الخطوات الأساسية لإنشاء هيكل تنظيمي فعال في مؤسستك:
-
تحديد نوع العمل وأهدافه ومهامه لتصميم أسلوب هيكل متوافق مع متطلبات العمل.
-
معرفة حجم المؤسسة لتحديد ما إذا كان يتوجب تقسيمها إلى أقسام رئيسية وفرعية وما هو عدد تلك الأقسام.
-
تخصيص نوع الهيكل التنظيمي الأنسب بحسب نطاق المؤسسة وحجمها ومستوياتها الإدارية.
-
التأكد أن الهيكل التنظيمي متوافق مع سياسات المؤسسة وأحكامها.
-
تخصيص سلطات ومسؤوليات كل وظيفة وقسم، مثلاً من يتولى اتخاذ القرار؟ من يتحمل مسؤولية عدم تنفيذ المهام؟
-
الاستفادة من الموارد البشرية وخبراتهم المتاحة وتوزيعها بالشكل الصحيح.
-
التركيز على المرونة لاحتمالية التغيرات والعوامل الفنية في البيئة الخارجية.
الشركات المزدهرة هي تلك التي تستثمر في بناء أسس قوية للتنظيم والتخطيط الصحيح في مجالات أقسامها المتعددة، والتي يكمن نجاحها في قدرتها على إدراك جميع مستويات الإدارة وتوزيعها على الموظفين للانخراط في هذه المفاهيم وتنسيق الهياكل التنظيمية بفعالي من خلال التدريب والتوجيه الفعال.
