10 نصائح حول إدارة الأزمات لا يمكنك تفويت قراءتها
نُشِر في Dec 29, 2021 at 04:12 PM
تسببت الأزمات في العقود الماضية بخسائر كبيرة وأضرار اقتصادية، مما أثَّر على مستقبل الكثير من الشركات في جميع أنحاء العالم، وتعد هذه الأزمات عقبات رئيسية في طريق تنمية هذه الشركات وتطورها، ويتطلب التصدي لهذه الأزمات أن تُدرج إدارة الأزمات والمخاطر في الخطط التنموية للشركات.
إذا كنتم بين المطرقة والسندان، إليكم هذه النصائح:
1- تجهيز فريق إدارة الأزمة
غالباً ما يتم تشكيل الفريق من قبل إدارة الأزمات في الشركة، لأنَّه هو المكلّف بالتعامل مع الأزمة والقيام بعلاجها وتقليل الآثار السلبية الناتجة عنها، ويُطلب منه مجموعة من المهام المعينة لكي يتم التعامل مع الأزمة بحد ذاتها.
ويمكن تسمية فريق إدارة الأزمة بلجنة حلّ المشاكل، أو لجنة التحقيق، أو لجنة الخبراء، أو فريق العمل، ويمكننا الاستعانة في دورات تدريبية في الإدارة في لندن إن كنا ننوي تجهيز فريق إدارة الأزمات لدينا.
2- التحرك بسرعة
تنتقل الأخبار اليوم بسرعة عندما يحدث خطأ ما، وذلك بسبب العصر الرقمي المتواجدين فيه، ولم يعد لدينا ترف انتظار الرد، وإذا لم نقم بالرد، فسيقوم شخص آخر بذلك نيابة عنا، وحتى لو لم تظهر جميع الحقائق.
فمن المهم الاعتراف بالأزمة، حتى ولو كان ببساطة إصدار بيان أو أي شيء نقول فيه إنَّ الأمر يتم التعامل معه بجدية وأنَّه قيد التحقيق، وأن نكون حذرين بشأن المعلومات التي يتم تضمينها في أي رد رسمي.
3- التعاون من أجل الوصول للحل
تحتاج الشركة إلى العمل مع الجميع للتوصل إلى حل مشترك، تأخذ أي تعليقات تحصل عليها من الموظفين أو العملاء على محمل الجد، وتُعرض أفكارهم على طاولة اجتماع العلاقات العامة لإدارة الأزمات وتساعدنا دورة المهارات المتقدمة في العمل الجماعي والتعاون داخل المؤسسة، وعلينا أن نكون منفتحين على الاقتراحات حول كيفية اتخاذ الإجراءات اللازمة.
4- الشفافية هي كل شيء
إنَ الشيء الذي يعود لبعض الشركات في متناول اليد هو عدم قدرتها على تحمل المسؤولية أو الانفتاح مع الجمهور فيما يتعلق بالحادثة التي تم تسليط الضوء عليها، وإنَّ الصدق هو الأداة الأكثر استخداماً في استراتيجية إدارة الأزمات، والاعتذار بصدق وتقبُّل المسؤولية هو الطريقة الوحيدة التي سنحصل بها على العفو، بغض النظر عن خطورة الموقف.
5- معرفة مواطن الخطر
أفضل طريقة لإدارة المخاطر والتخفيف من حدتها هي تحديدها أولاً ومعرفة أين تكون أكثر عرضة للخطر، يعني هذا أننا بحاجة إلى اختبار افتراضاتنا حول موظفينا وعملياتنا ومنتجاتنا وموردينا وجميع أصحاب المصلحة المعنيين، وبعد ذلك علينا وضع نموذجاً لما يجب أن يحدث إذا كان هناك أي اضطراب.
6- إنشاء نظام إدارة مخاطر المؤسسة
عندما تكون الشركات واقعية بشأن المخاطر التي تتعرض لها أعمالها واحتمالات حدوث تلك المخاطر، فإنَّها تتمتع بفرصة أفضل للتعامل مع المخاطر التي يمكن أن تتحول إلى أزمات، ويجب أن يكون توقع ردود أفعال أولئك الذين قد يكونون في وضع الأزمة جزءاً من تقييم المخاطر.
7- التخطيط لكل شيء والسؤال دائماً "ماذا لو"؟
إنَّ غرس ثقافة علامة تجارية قوية داخلياً وخارجياً ترفع مستوى الشفافية والأمانة والمسائلة، ولكن بغض النظر عن مدى حرصنا، لا يزال من الممكن حدوث الكوارث، والقيام بإجراء عمليات تدقيق للثغرات الأمنية لمعرفة أين يمكن أن تنشأ المشاكل، وطرح أسئلة حول وسائل التواصل الاجتماعي مثلاً (كم عدد الأشخاص الذين لديهم كلمة مرور تويتر؟).
والأمان (كم مرة يغير الموظفون كلمات المرور الخاصة بهم ومن يتعامل مع تكنولوجيا المعلومات؟) والاستجابة السريعة (هل يقوم شخص بدور العلاقات العامة) فريق يراقب غوغل ووسائل التواصل الاجتماعي بحثاً عن الزيارات أو التعليقات السلبية؟). علينا وضع خطة واضحة وفريقاً مخصصاً حتى نتمكن من الانطلاق فوراً إلى العمل.
8- التعلُّم من رجال الأعمال ذوي الخبرة
إنَّ قضاء الوقت في تطوير شبكة العلاقات بحيث يكون الهدف هو التعلُّم من قادة الأعمال الآخرين في الصناعات الأخرى مثلاً، ولقد وُجدَ أنَّ التخصيص المتبادل للتعلم هو المفتاح في تطوير المهارات الأساسية للتدبير والمضاربة، وكلاهما ضروري عندما نواجه ما هو غير متوقع.
9- تحليل الاتجاهات والفرص والمخاطر
تُعتبر الأزمات من أكثر مسرَّعات التغيير، يتم وصف التغييرات المؤثرة بشكل أساسي من خلال الاتجاهات الكبرى والاتجاهات الفرعية المقابلة لها، لذلك إذا قمنا بتحليل الاتجاهات الحالية، وكيف تؤثر على رغبات الناس ومشاكلهم، وما هي الفرص والمخاطر التي ستنمو لنا، وعندما نترتب هذه الأولويات يأتي ابتكار الحلول.
10 تقييم المخاطر
يمكننا بدء جلسة عصف ذهني من خلال النظر في المخاطر المرتبطة بمجال عملنا، ونستخدم سجل المخاطر لتحديد وتحليل احتمالية حدوث المخاطر، ويمكن لهذا السجل القضاء على التأخير في التقدم والاستعداد للنكسات المحتملة، ويمكن أن يساعدنا في توقع المخاطر التي من المرجح أن تحدث حتى نتمكن من التخطيط للاستجابة لهذه المخاطر.
