اخصائي مشتريات: بين تقليل التكاليف وضمان الجودة، كيف يحقق التوازن؟

نُشِر في Dec 22, 2024 at 08:12 PM

تمثِّلُ وظيفة اخصائي مشتريات إحدى الوظائف الحيوية في أي مؤسسة ناجحة، فهي تجمع بين المهارات الفنية والشخصية لضمان تلبية احتياجات الشركة، ومع تزايد التحديات في سوق العمل اليوم، أصبح دور اخصائي المشتريات أكثر أهميّةٍ من أي وقتٍ مضى!

في هذا المقال، سنغوصُ في أعماق وظيفة اخصائي مشتريات، وأهميتها، والمهارات المطلوبة، وفرص التوظيف المتاحة، تابع القراءة لمعرفة المزيد عن هذه المهنة!

ما هو دور اخصائي مشتريات؟

وظيفة اخصائي مشتريات هي ضمان توفير جميع احتياجات المؤسسة من المواد والخدمات بكفاءة وفعالية، ويمكنُ وصف دور اخصائي مشتريات وفق المهام الأساسية التالية:

• البحث عن الموردين: إجراء وصف ودراسات سوقية لتحديد المورد الذين يقدّمُ أفضل الأسعار والجودة.
• إعداد العقود: وضع شروط العقود مع ضمان الالتزام بها من قبل كافة الأطراف.
• تنفيذ الطلبات: ضمان استلام وتسليم المواد في الوقت المحدد وبالمواصفات المطلوبة.

أهمية اخصائي مشتريات في تقليل التكاليف

تنبعُ أهمية اخصائي مشتريات في العدد الكبير من المزايا التي يقدّمها، أهمها هو:

1. تقليل التكاليف بفعالية:

1. يساهم اخصائي امشتريات في تحقيق التوازن المالي للشركة من خلال التفاوض مع الموردين للحصول على أفضل الأسعار.
2. يساعدُ تحليل العروض المقدمة في اختيار الصفقات المثلى التي تحقق قيمة مضافة للشركة.
3. تحسين كفاءة عمليات الشراء لتقليل الهدر مع ضمان الاستخدام الأمثل للموارد المالية.

وفي سياق أهمية دور اخصائي مشتريات في مختلف المنشآت والمؤسسات، إنَّ مركز لندن بريميير للتدريب يقدّمُ دورات تدريبية في إدارة المشتريات في دبي والمملكة العربية السعودية وغيرها من الدول، تتناول مهارات إدارة المشتريات، وتحسين مهارات المساومة والتفاوض، وتحليل أي سوق دولي أو محلي، واستخدام أحدث أدوات التكنولوجيا في تقييم وإدارة عمليات الشراء، وتتميز هذه الدورات بأنَّها تجلب أمثلة من أسواق العمل الحقيقية، وذلك بهدف تهيئة الطلاب والباحثين للعمل في أي شركة أو مؤسسة ضمن أسواق التشغيل المهني التي تحتوي منافسة عالية.

2. تحديد الأولويات:

• تتطلب عملية إدارة المشتريات تحديد الأولويات بين الكفاءة المالية مع ضمان الجودة، حيث يضع اخصائي مشتريات برنامج واضح يضمن أن تكون عمليات وعقود الشراء متناسبة مع احتياجات المؤسسة .
• تحليل حاجيات المؤسسة وتحديد المواد أو الخدمات ذات الأولوية لضمان سير مهام الوظيفة بشكل سلس.
• يحقق اخصائي مشتريات ذو خبرة التوازن بين شراء الكميات المناسبة لتجنب التخزين الزائد الذي قد يؤدي إلى زيادة التكاليف أو الخسائر.
• وضع برنامج يضمن متابعة ومراقبة السعر بشكل دوري لضمان تجنب الزيادات غير المبررة في التكاليف والتعامل معها بفعالية.

3. تحليل وإدارة عمليات الشراء:

• يقوم مسؤول وأخصائي المشتريات المناسب بتحليل البيانات التاريخية لمختلف المشتريات لتحديد أي عمل أو مجال يمكن تحسينه لتوفير التكاليف في أي شركة أو مؤسسة.
• استخدام أدوات وتطبيقات تقنية لتحسين إدارة المشتريات وتقليل الأخطاء البشرية المتعلّقة.
• تحسين وثائق وعقود المنظمة المبرمة مع المورد لتشمل مواصفات ومتطلبات تضمن تقديم وتوفير التكاليف، مثل فئة الخصومات عند الشراء بالجملة أو تسريع أوقات التسليم.

4. تقليل المخاطر المالية:

• يعمل أخصائي مشتريات على تطوير خطة لشراء المنتجات والخدمات تقلل من المخاطر المرتبطة بالتكاليف مثل تقلبات السعر أو انقطاع التوريد.
• دعم المناقشات والتواصل الفعال على الشروط والمواصفات التي تشجع الدفعات الميسرة، بما يتيح للشركة تحسين التدفقات النقدية بكفاءة وفاعلية أكبر، بما يتوافق مع أهداف المؤسسة الموضوعة مُسبقًا.

5. تعزيز الكفاءة التشغيلية:

• تحسين العلاقة مع المورد من خلال بناء شراكات طويلة الأمد، والربط بينهم وبين المؤسسة بطريقةٍ تعمل على تقليل التكاليف التشغيلية المرتبطة بالبحث عن موردين جدد بشكل متكرر.
• ضمان نشر وتوحيد المعايير في السلع المقدمة، مما يساعدُ على التحكم بقيمة التكاليف الإضافية الناتجة عن التفاوت في الجودة.
• تجعل هذه الجهود المتكاملة اخصائي مشتريات لاعبًا أساسيًا في فهم وتحقيق الهدف المالي المتوقع للشركة أو الهيئة العاملة، دون تقليل جودة السلع والخدمات السابقة، أو التي تُقدَّمُ حاليًا.

المهارات الأساسية المطلوبة لاخصائي المشتريات

إليك قائمة بأبرز المهارات المطلوبة للعمل في مهنة مندوب مشتريات:

1. تنظيم وإدارة عقود المؤسسة: القدرة على صياغة ومراجعة التقرير المفصل لمختلف الوثائق والعقود الوظيفية ذات الصلة، لضمان حماية مصالح الشركات والأنظمة.
2. تحليل وبحث السوق: لا بدَّ من أخصائي التسويق أن يفهم مصطلحات واتجاهات الأسواق المختلفة لتحديد المورد الأفضل وتوقع تقلبات السعر، مع استيعاب شامل لتأثير ضريبة القيمة المضافة بما يتماشى مع استراتيجيات التسويق الموضوعة.
3. الحوار والتفاوض الفعّال: توفّرُ مهارة التواصل الفعال القدرة على الوصول إلى اتفاقيات تحقق أقل تكاليف وأفضل فعالية بالنسبة لأي متخصص مشتريات.
4. تنظيم الوقت: تنظيم الأداء الوظيفي لتلبية الطلبات المؤسسية، ثم التأكُّد من تنفيذ مهام الوظيفة في الوقت المحدد وبطريقة فعالة.
5. بناء العلاقات: يشارك أخصائي التسويق ذوي المهارات والخبرة في تحسين وتنظيم علاقات مميزة مع الموردين لضمان وجود عدة مصادر عروض، مع تدفق سلس لكافة الاحتياجات.
6. حل المشكلات: التعامل مع تحديات مثل تأخير التوريد أو زيادة التكاليف بسرعة وكفاءة، شرط ان تتناسب مع استراتيجيات الهيئة العاملة.
7. استخدام وظائف التكنولوجيا الحديثة: دراسة وإتقان الأدوات المتقدمة اللازمة في اختصاصات إدارة المشتريات لتحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء في نظام عمل الشركات.

فرصة التوظيف كاخصائي مشتريات: ما الذي تحتاجه لتكون متميزًا؟

لكي يصبح بإمكانك التقديم على هذه الوظيفة، أي كأخصائي أو مندوب المشتريات، واكتساب خبرة كافية، يُفضل الحصول على شهادة في إدارة الأعمال أو مجال ذو صلة مثل تنسيق وإدارة المشتريات والتوريد، كما أن الخبرة في وظائف ومهام إعداد الوثائق والعقود تُعدُّ من العوامل التنظيمية الأساسية التي تساعدُ على إيجاد فرصة وظيفية مناسبة، ومن الممكن أيضًا اكتساب شهادات مهنية مثل CIPS (المعهد المعتمد للمشتريات والتوريد).

ومن أبرز الأشياء التي تساهم وتساعد مسؤول مشتريات مبتدئ أو مؤهل ذو خبرة في هذه المهنة، هو إنشاء وبناء شبكة علاقات قوية مع البائعين والشركات بهدف تسهيل التدفق الفوري للمواد والسلع بحسب الحاجة.

وفي الختام، اتَّضح الآن أنَّ دور اخصائي مشتريات يتجاوز مجرد تنفيذ طلبات الشراء ليصبح جزءًا من استراتيجية أي شركة أو مؤسسة لتحقيق النجاح، وإذا كنت تطمح لكي تلتحق بوظيفة اخصائي أو مندوب مشتريات، فإن تحسين مهاراتك والاستثمار في خبرتك هو المفتاح لتحقيق النجاح في هذا المجال الواعد في السعودية ودبي ودول العالم الأخرى!