مراقبة المشروع وتحليله: الاستراتيجيات الرئيسية للنجاح

نُشِر في Mar 16, 2023 at 03:03 PM

على الرغم من بذل الجهود والأموال في سبيل إنجاح المشاريع أيًا كان نوعها، إلا أنه دون الامتثال إلى استراتيجيات مراقبة المشروع التي تضمن سيره وفق المنحى الصحيح لن تصِل الشركات إلى ما تطمح إليه.

لا سيما أنه ليس هناك فرق بين مشروع تم تسليمه في الوقت المحدد والميزانية المحددة له، وآخر مكلف وطال انتظاره سوى المراقبة والضوابط الجيدة للمشروع، والتي ستتعرف على مفهومها وتمام أهميتها إلى جانب أبرز الاستراتيجيات الموصلة إليها، ضمن هذا المقال.

ما هو مفهوم مراقبة المشروع (Project Control)؟

يمكن تعريف نظام مراقبة المشاريع بأنه عملية إدارة المشروع المخطط له عبر فهم نطاق المشروع و رصد العمل المؤدى من أجله ومن ثم تتبع أداء المشروع الفعلي بحيث يتوافق مع مراحل الخطة الأولى التي رسمت له، فلا يحيد عنها مقدار شبر ولا أدنى من ذلك.

لا سيما أنَّ هناك مدير مراقبة المشروع مسؤول عن كافة المهام سابقة الذكر، أي يقع على عاتقه ضمان تنفيذ ومراقبة جميع النقاط السابقة، حتى يضمن بذلك إبقاء التكاليف و الجدول الزمني على المسار الصحيح ومن ثم تحقيق الغاية المطلوبة منه.

ناهيك عن أنَّ عمليات مراقبة المشروعات تعدُّ مفيدة لقياس أو تحديد حالة المشروع، بل والتنبؤ بالنتائج المحتملة بناءًا على المعلومات أو البيانات الناتجة من عملية القياس وذلك للعمل على تحسين أداء المشروع فيما لو كانت النتائج المتوقعة غير مقبولة.

 إلى ماذا تهدف عملية مراقبة المشاريع ( Projects control objectives)؟

حتى تتمكن من وضع مشاريعك قيد المراقبة الصحيحة، عليك إلقاء نظرة أولية على الأهداف التي ترغمك على التنفيذ لعملية مراقبة المشاريع والتي ستحققها لك لا محالة:

• تكلفة أنشطة المشروع ضمن الميزانية المحددة له.
• ضمان الإدارة والتحكم في المراحل الأساسية للمشروع.
• مراجعة الجدول الزمني باستمرار لضمان الإنهاء في الوقت المحدد.
• اكتمال السير والتنفيذ لجميع المهام والأعمال الرئيسية وفق الجودة المطلوبة.
• وضع الموارد المالية وإنفاقها تبعًا للأولى فالأولى.
• تتبع المسؤوليات الأساسية والخطوط العريضة لأية مشاريع.
• معالجة المشكلات وابتكار حلول لها بصورة استباقية.
• تسيير وإدارة الموارد البشرية وفق التخطيط الأولي لمهام المشروع.

ما هي العوامل التي يجب مراعاتها عند مراقبة المشروع؟

لمراقبة المشروع والتحكم في كافة مراحله لا بد من الأخذ بعين الاعتبار 3 عوامل رئيسية، أي أنَّ وظيفة عملية مرقبة المشروع هي تحويل البيانات إلى رؤى يتم من خلالها تحسين أداء المشروع في المستقبل، وفق الاهتمام بالعوامل الآتية:

- تحديد نطاق المشروع:

يمكنك من خلال تحديد نطاق المشروع، معرفة الموارد والأنشطة إلى جانب الشروط وجميع العناصر اللازمة لإتمام تنفيذ المشروع بأكمله وتحقيق النتائج المؤملة منه، كما يهدف إلى إعطاء كل فرد من فريق المشروع مهمة رئيسية ومراقبة الأداء لكل فرد، والسيطرة على كافة أعمال المشروع فيما لو انحرفت أحدها عمَّا كان مخطط له، مما سيصبُّ حتمًا في تحسين إدارة جودة المشروع.

- المواعيد النهائية:

أي الترصد والمراقبة للجدول الزمني الذي وضع سابقًا لكل مهمة من مهام المشروع له دور بالغ الأهمية في إتمام تنفيذ المشروع خلال وقت محدد دون تأخر أو تسويف، بمعنى أن عملية مراقبة المشروع يجب أن تشمل التأكد من أنَّ كل ﻋﻤﻠﻴﺎت تتم بوقتها المحدد.

يمكن الاستعانة أيضًا بوضع خط أساس يحدد توقعاتك لمسار عمل اﻟﻤﺸﺮوع، حتى تبقى دائم المقارنة بينه وبين المجريات الفعلية التي تحدث بالفعل ومعرفة مدى تقدمك أو تأخرك عن تنفيذ المرحلة التالية.

- إدارة المخاطر:

يجب إيلاء أهمية كبيرة لاستقرار المشروع، مما يعني تطوير واعتماد استراتيجيات معينة تمنع حدوث أي سيناريوهات معرقلة لتنفيذ عمليات المشروع، فضلًا عن انتظار وقوع تلك المخاطر ومن ثم البدء بمعالجتها، إذ أنَّ الوقاية خير من العلاج.

وعليه فإنَّ مجرد تعيين فريق يتبع إلى قسم إدارة المخاطر بحيث يقوم في تحديد أكبر عدد ممكن للمخاطر قابلة التطبيق ليتسنى اجتنابها وبالتالي الحد من ظهور المشكلات وتقليل الخسارة الفادحة إلى جانب ضمان سير المشروع وفق تخطيط سابق ومعتمد.

ختامًا

هذه كانت الخطوط العريضة لعملية مراقبة المشروع، إلا أنَّ التعمق في استراتيجياته والأسس الراسخة التي يجب أن تشملها أي عملية مراقبة للمشروع تتطلب دراسة طويلة الأمد، بل وتلقي بعض النصائح وإملاء بعض التجارب من قِبل الخبراء المختصين في هذا المجال،

وعليه فإنه لا يسعنا سوى توجيهك إلى الدورة التي ستوفر لك جميع ما تحتاجه لمراقبة مشاريعك من معرفة وخبرة على حدٍ سواء، وضمان سيرها بنجاح تحت مسمى تدريب primavera p6 أونلاين، لا سيما أنه معدٌّ على أيدي الخبراء ومن أكِل عليهم الدهر وشرب في هذا المجال.