تقدير تكلفة المشروع: خطوات إعداد التقدير الأمثل
نُشِر في Mar 27, 2023 at 02:03 PM
يعتبر تقدير تكلفة المشروع وإعداد ميزانية مناسبة لكل من الشركة والعميل فن من الفنون العملية في الإدارة، إذ يبحث العميل عن المزيد مقابل دفع القليل، بينما تبحث الشركة على زيادة هامش الربح.
في هذا المقال، يمكنك التعرف على ما هو تقدير تكلفة المشروع وأهميته وأهم التقنيات المستخدمة فيه والأنواع الخاصة به وكيف يمكن إعداد تقدير دقيق يحقق طموحات كل من الشركة والعملاء.
ما هو تقدير تكلفة المشروع (project cost estimation)؟
تقدير تكلفة اﻟﻤﺸﺮوع هو ﻋﻤﻠﻴﺔ أو تقنية إدارية يتم فيها تحديد والتحكم بجميع الموارد والوقت والمهام اللازمة لإتمام المشروع، كما أن التقدير الدقيق للكلفة يضمن للشركة الأمان بالبقاء ضمن نطاق المقبول بالنسبة للميزانية بمجرد البدء بالمشروع.
أي أن تقدير التكلفة للمشروع جزء لا يتجزأ من إدارة المشاريع، إذ يقع على عاتق المدير مسؤولية موازنة الميزانية لتغطي كافة المهام المطلوبة لإكمال المشروع واستخدام تقنيات التقدير المناسبة لوضع تصور حول نطاق المشروع ومن ثمّ تحديد تكاليف كل مهمة في المشروع.
تجمع الموازنة الموضوعة للمشروع كل من النفقات المباشرة وغير المباشرة لتقدير التكلفة الإجمالية للتسليم خلال الوقت المحدد مع تلبية توقعات الجودة، يعني ذلك التفكير في كل متطلبات إنجاح المشروع خلال عملية تقدير التكلفة.
لا يساعد الاطلاع ومعرفة نطاق المشروع في مرحلة التخطيط وحسب بل طيلة دورة حياته، خصوصًا أثناء مرحلة التنفيذ والمراقبة والإدارة.
ما هي أهم تقنيات تقدير تكلفة المشروع؟
يوجد أنواع مختلفة من التقنيات التقديرية لتكلفة المشاريع يمكن للمدير اعتماد التقنية التي يحتاجها لتحديد التكاليف، تتضمن تلك التقنيات:
- التقدير المماثل:
يعتمد هذا النوع من التقدير بشكل عام على الاطلاع على الميزانيات المالية للمشاريع المشابهة السابقة الناجحة وتطبيقها على المشروع الحالي، تفيد هذه التقنية في المراحل الأولى من تطوير المشاريع، حيث تكون لا تزال الكثير من البيانات والتفاصيل الدقيقة مبهمة ويحتاج المدير لإعداد تصور مبدأي للميزانية، لكنها تتطلب فيما بعد إجراء التعديلات لتناسب المشروع أكثر.
- التقدير التصاعدي:
من خلال اعتماد التقدير التصاعدي لتقدير التكاليف يمكن حساب كلفة كل مهمة منفصلة على حدة بدقة، مما يسمح بوضع صورة أوضح للميزانية الإجمالية، يستطيع المدير في هذه الحالة تحديد إمكانية تمويل جوانب جديدة في المشروع أو لا، على اعتبار كل قسم أو فريق عمل لديه بالفعل موارد وموظفين يمكن تخصيصها للمشروع.
- التقدير البارمتري:
يقوم هذا النوع على الخوارزميات والنمذجة والعلاقات الإحصائية وغيرها من المتغيرات للتنبؤ بالتكاليف المستقبلية وحساب تقدير الميزانية، على سبيل المثال تستخدم القدم المربعة في عمليات البناء الهندسية.
وهو نقيض التقدير المماثل تمامًا،فبينما يقارن التقدير المماثل بين الميزانية الحالية والميزانيات السابقة، يعتمد التقدير البارامتري على الخوارزميات والصيغ الرياضية لحساب التكاليف، هذا يعني تقديرات أكثر دقة.
- التقدير ثلاثي النقاط:
يفيد هذا النوع مدراء المشاريع في إعداد تقديرات ﺗﻜﺎﻟﻴﻒ دقيقة من خلال ثلاث سيناريوهات، وهي:
- التقدير المتفائل: تحديد التكاليف على أساس أفضل سيناريو أو الأكثر تفاؤلًا.
- التقدير الأرجح: تحديد التكاليف على أساس السيناريو الأكثر احتمالًا.
- التقدير المتشائم: تحديد التكاليف على أساس السيناريو الأسوء أو الأكثر تشاؤمًا.
يقوم المُخطط أو مدير المشروع بإضافة جميع التكاليف الناتجة عن الثلاث سيناريوهات السابقة وتقسيم الناتج على ثلاثة للحصول على التقدير النهائي، يفيد هذا النوع من التقديرات في تجنب نتائج التفاؤل الزائد ومراعاة حالات الطوارئ التي من الممكن أن تعيق الاستمرار والتقدم.
ما هي خطوات إعداد تقدير تكلفة المشروع؟
من خلال اتباع الخطوات التالية يمكن إنشاء أفضل تقدير تكلفة مشروع، وهي:
- تحديد الهدف:
الخطوة الأولى تبدأ بتحديد الهدف أو الغرض من إنشاء التقدير وما هو مستوى التفصيل المطلوب ضمنه ومن سيتلقى التقدير وما هو نطاق المشروع.
- تطوير الخطة:
ﻓﻲ هذه المرحلة يجب تجميع فريق العمل المسؤول عن وضع التقدير لوضع الخطوط العريضة للتقنيات التي سيتم استخدامها، مع وضع الجدول الزمني وتحديد المسؤول عن وضع تقدير التكلفة المستقلة.
- تحديد الخصائص:
يتم وضع توصيف للهدف من التقدير ونظام العمل وخصائص الأداء، يشمل ذلك الجداول والاستراتيجيات وتكوينات النظام والتقنيات التكنولوجية والعلاقة مع الأنظمة الحالية، لا يجب نسيان عناصر الأمان والدعم والاختبار والمخاطر والنشر والإنتاج والصيانة وكل الأنظمة القديمة المماثلة.
- تحديد التقنيات:
تحدد هذه الخطوة هيكل تقسيم العمل مع اختيار طريقة التقدير الأنسب لكل عنصر من عناصر الهيكل والتحقق من التكاليف، وأخيرًا يجب إعداد قائمة تحقق.
- تحديد القواعد والافتراضات:
في هذه الخطوة يجب تحديد ما هي الأمور التي يجب تضمينها في التقدير وما هي المستبعدة منه، وتحديد جميع الافتراضات.
- وضع تقدير لكل نقطة:
خلال هذه المرحلة يجب تطوير نموذج تكلفة من خلال تقدير كل عنصر من عناصر هيكل تقسيم العمل.
- إجراء تحليل الحساسية:
يتم التحقق في هذه الخطوة ﻣﻦ مدى حساسية التكاليف للظروف والمتغيرات.
- إجراء تحليلات المخاطر وعدم اليقين:
يجب دراسة وتحديد التكاليف والجداول الزمنية وجميع المخاطر الفنية المتعلقة بكل عنصر من عناصر هيكل تقسيم العمل وكيفية إدارتها ومراقبتها ومتابعتها باستمرار.
-
توثيق التقدير وتقديمه إلى الإدارة:
بعد الانتهاء من جميع التحليلات والاختبارات يجب توثيق كل خطوة من خطوات عملية إعداد التقدير، وبعد ذلك يجب تقديمها للإدارة لتقييمه والحصول على موافقتها.
- تحديث تقدير التكلفة:
يجب إبقاء التقدير في حالة تحديث مستمرة عند أي تغيير جديد والإبلاغ عنها.
ما هي أهم النصائح في إعداد تقدير تكلفة المشروع؟
تعتبر النصائح التالية مفيدة في تحسين دقة إعداد تقديرات التكاليف، وهي تشمل ما يلي:
- التأكد من ملاءمة الميزانية لنطاق المشروع:
قد يكون التقدير المنخفض للتكاليف مغريًا للكثير من الأعمال، لكن من الممكن أن تظهر بعض المشاكل خلال مرحلة التنفيذ والتي تحتاج لتمويل إضافي، إن لم يتم تأمين ذلك التمويل فقد يتطلب الأمر تعديل نطاق المشروع وتنفيذ فقط المهام التي ما تزال ضمن الإمكانيات.
- تضمين الحالات الطارئة:
الحل الأفضل لأي مشروع هو الأخذ بعين الاعتبار التكاليف الإضافية عند وضع الميزانية لتجنب التعديل لاحقًا على نطاق المشروع، وذلك من خلال تضمين حالات الطوارئ يمكن ضمان عدم التوقف عند مواجهة مشاكل في التمويل.
- تخصيص الوقت الكافي لإعداد التقدير بدقة:
السرعة في إعداد التقدير قد تسبب في حدوث بعض الأخطاء غير المرغوبة، مع إمكانية استبعاد الميزانية للأنشطة الرئيسية التي من شأنها إنجاح المشروع، في هذه الحالة تفيد الخبرة والاستراتيجيات الناجحة للمشاريع السابقة أكثر من الاعتماد على اختبار استراتيجيات جديدة، خاصةً في حال محدودية الوقت.
- مقارنة المشروع الحالي مع مشاريع سابقة:
في حال التزام فريق عمل بمشروع ما بناءًا على خبرة سابقة، قد يشعر الفريق بقدرته على الانتهاء من الأعمال في وقت محدد بثقة كبيرة نظرًا لعمله بمشروع مماثل سابق والانتهاء منه خلال ذلك الوقت، لكن ذلك لا ينفع دائمًا فبعض المشروعات تتطلب المزيد من الوقت وتفعيل تقنيات مراقبة التكاليف والموظفين للانتهاء منها.
- تفصيل التقدير:
عند إعداد تقدير عالي المستوى قد لا يوفر جميع المعلومات حول الميزانية، لكن أعضاء الفريق يحتاجون لمعرفة حصصهم منها للقيام بمهامهم وفقًا لذلك، لذا يعد تقسيم التقدير إلى مهام مفصلة وتقديم جميع التفاصيل ضمنه أمرًا مساعدًا للعاملين ومدير المشروع على حد سواء لتجنب حدوث نقص في الميزانية في منتصف المشروع.
ختامًا،
من خلال اعتماد واحدة من التقنيات سابقة الذكر في ﺗﻘﺪﻳﺮ تكلفة المشروع وإقرانها بحضور بعض الدورات التدريبية المتخصصة مثل تدريب تقدير تكلفة المشروع أونلاين سيمكنك ضمان الدقة في إعداد ميزانية مناسبة لكل من العمل وفريق المشروع.
