ما هو الوصف الوظيفي؟ ولماذا لا غنى عنه في أي مؤسسة ناجحة؟

لم تعد تكتفي مؤسسات اليوم بالكفاءات العالية للتميز والنجاح بل تسعى جاهدةً لخلق مكان عمل واضح المعالم، هنا يبرز دور الوصف الوظيفي (Job Description) كحجر أساس متين لبناء كامل عملية التوظيف واستقطاب المواهب عليه ورسم مسار كل موظف داخل المؤسسة، لا يمكن اعتباره مجرد مستند أو إعلان عن وظيفة شاغرة لمهنة ما، بل هو مرآة تعكس الأهداف العامة للمؤسسة وطبيعة عملها وما هو متوقع من كل موظف.   

ماذا يُقصد بمصطلح الوصف الوظيفي؟     

تعريف الوصف الوظيفي هو وثيقة أو بيان رسمي تعدها الشركات لكي تجذب أفضل المواهب لشغل الوظائف الشاغرة ومن ثمّ انتقاء الأفضل من بين المتقدمين، على أن يتضمن تفاصيل معينة ومحددة للمهام المطلوبة والمسؤوليات التي تفرضها الوظيفة والمتطلبات الفنية والأكاديمية والحقوق والواجبات التي يطلبها ويوفرها صاحب العمل لموظفيه وكل ما يخص الوظيفة.

يوضع الوصف الوظيفي من قبل أخصائي في قسم الموارد البشرية أو المدراء المباشرين ليكون مرجع رئيسي لعرض الشواغر الوظيفية بشكل تفصيلي وواضح وجذاب بحيث يتمكن الناس من معرفة مدى ملاءمتهم لهذا الشاغر الوظيفي من حيث التطلعات المتوقعة والمؤهلات التي يمتلكونها، فضلًا عن دوره في تقييم الأداء فيما بعد للموظف للنظر في موضوع الترقية أو إعادة الهيكلة، وتكمن الأهمية الكبرى للوصف بكونه أداة التواصل الأولى بين الموظف المرشح والشركة التي تؤسس للعلاقة المستقبلية بين هذين الطرفين.    

لماذا يُعتبر الوصف الوظيفي أداة لا غنى عنها في أي مؤسسة ناجحة؟     

كما ذكرنا سابقًا، تكمن أهمية الوصف الوظيفي بأنّه أساس العلاقة المهنية بين الشركات وموظفيها، من جهة له دور في مساعدة مدراء المؤسسات وأصحاب الأعمال لاستقطاب المواهب المناسبة بدقة وكفاءة كونه يحدد المهارات والمؤهلات اللازمة بدقة مسبقًا، من جهة ثانية يمنح المرشحين صورة أوضح لما ينتظرهم من مهام ومسؤوليات مما يساعدهم ﻋﻠﻰ تجاوز التوترات المرتبطة ببدء العمل أو تداخل الأدوار فيما بعد.     

بالإضافة إلى ذلك، يساعد ﺍﻟﻮﺻﻒ ﺍﻟﻮﻅﻴﻔﻲ ﻓﻲ دعم ﻋﻤﻠﻴﺔ مراجعة وتقييم أداء الموظفين دوريًا، حيث تُقاس كفاءة الموظف وفق ما ورد في الوصف ﻣﻦ معايير وأهداف، ومن منظور استراتيجي للوصف الوظيفي استخدامه في تحليل طبيعة اﻟﻮﻇﻴﻔﺔ وإعادة توزيع المهام وتطوير المسارات المهنية للعاملين بما يدعم تنفيذ الخطط الموضوعة للنمو والتوسع.  

انطلاقًا من هذه الأهمية تبرز أهمية الخبرة في إنشاء الوصف الوظيفي بدقة من قبل الإدارة أو قسم الموارد البشرية، لذا إن كنت لا تمتلك تلك الخبرة يمكنك الاستثمار في دورات تدريبية اونلاين في الموارد البشرية التي يقدمها مركز لندن بريمير سنتر للتدريب المهني، للاطلاع على الدورات المتنوعة اضغط على الرابط السابق وتصفح دوراتنا الاحترافية في هذا المجال الحيوي وغيرها من المجالات الآخرى الهامة أيضًا التي تساعد في تمكين وإعداد جيل الشباب لمستقبل الغد، مثل المالية والمحاسبة والرعاية الصحية والإدارة وتكنولوجيا المعلومات والذكاء الاصطناعي وغيرها الكثير.   

ما الذي يجب تضمينه في الوصف الوظيفي؟     

سواء أكنت مدير أو مسؤول عن كتابة بطاقة الوصف الوظيفي أو شخص يبحث عن فرصته للعمل ويقرأ يوميًا عشرات الأوصاف الوظيفية، فإنّ هناك مجموعة عناصر  لا بدّ أن يحتوي عليها أي نموذج وصف وظيفي فعال قبل الإعلان عنه، وذلك يشمل:

• المسمى الوظيفي وملخص عنه: يجب أن يبدأ الوصف الوظيفي بتسمية المسمى الوظيفي من بين المسميات الأساسية المتعارف عليها عالميًا، مع ملخص سريع يشرح الدور المحدد ضمن سياق العمل ضمن الشركة.     
• المسؤوليات والمهام: من الضروري تضمين معلومات مفصلة عن جميع الواجبات والمهام اليومية والمسؤوليات الدورية المطلوب القيام بها بالتفصيل، مع تضمين كافة المهام الموسمية أو العرضية في حال وجودها.     
• المؤهلات اللازمة: هل تحتاج هذه الوظيفة مستوى عالٍ من الدراسة والتعليم أم تكتفي بشهادة مهنية أو تعليم متوسط، وهل تتطلب أي تراخيص لممارستها؟     
• درجة الخبرة: الخبرة مطلوبة في وظائف محددة لكنها غير أساسية في بعضها الآخر، وهذا يفرض التأكد من تضمين عدد سنوات الخبرة المطلوبة في نفس المجال أو في وظيفة مشابهة عند إعداد بطاقات التوصيف الوظيفية، وتحديد شرط وجود خبرة في استخدام بعض البرامج والأدوات المعينة.     
• المعارف والمهارات الرئيسية: المهارة عنصر أساسي لأي توظيف، قد تكون مهارات تقنية في مجال محدد أو شخصية مثل التفكير والتخطيط الاستراتيجي أو التواصل الفعال أو العمل ضمن الفريق أو حل المشكلات وغير ذلك.     
• الجهة المشرفة: يهتم الكثير من الأشخاص بمعرفة من هو الرئيس المباشر المسؤول عنهم في العمل أو التقييم أو التوجيه، قد تكون الجهة المشرفة مسمى وظيفي أو اسم شخص محدد من الإدارة أو المدراء المباشرين.     
• المهام القيادية: تحتاج بعض المناصب الوظيفية التمتع بمهارة الإدارة والقيادة من أجل الإشراف على عمل فريق أو إدارة مجموعة، لذا يجب أن يوضح الوصف هذا البند.     
• المتطلبات البدنية: تفرض الوظيفة أحيانًا الوقوف لفترة طويلة أو رفع أوزان أو السفر لوقت طويل وغير ذلك من متطلبات العمل الميداني، وهي جوانب رئيسية يجب تضمينها.     
• بيئة العمل: تتعدد بيئات العمل في عصرنا الحالي بين الوظائف المكتبية أو عن بُعد أو الهجينة، يفضل بعض الأشخاص بيئة عن أخرى، لذا من الضروري تأكيد طبيعة البيئة الخاصة بالوظيفة ضمن الوصف مع توضيح الموقع الجغرافي للعمل في حال يتطلب وجود مكاني وهل يتوفر سكن أم لا؟     
• شروط وظروف العمل: ما نوع الدوام، هل دوام كامل أم جزئي أم مستقل؟ ما هي شروط التعاقد والامتيازات المُقدمة وما هي العطل الرسمية وهل يوجد أي متطلبات قانونية أخرى؟     
• ثقافة المنظمة وخلفيتها: لا بدّ أن تتضمن أوصاف الوظائف فقرة تُعرّف بالمنظمة وخلفيتها ورسالتها وأهدافها وقيمها لتقديم صورة واضحة عنها تعكس البيئة التي سيعمل فيها المتقدم.     
• الراتب والتعويضات: يُفضل تحديد نطاق الراتب المقابل للوظيفة وما يتم تقديمه من حوافز ومزايا أخرى للموظفين بهدف تعزيز مبدأ الشفافية والتشجيع على التقديم إليها.     
• شروط التقديم: يجب وضع خطوات تقديم طلبات التوظيف وإن كان مطلوب ارفاق أي وثائق وشهادات ليكون المرشح قادر على التقديم بسهولة ودون مشاكل.   

ختامًا،     

لا يمكن النظر إلى الوصف الوظيفي على أنّه ذلك المستند الروتيني الذي تضعه جميع المؤسسات كوثيقة إعلانية، بل هو صك التفاهم الأول بين الموظفين المناسبين والمؤسسة، هو من يقوم بتحديد التوقعات المستقبلية ويرسم مسار العمل العام ويعزز الاحترافية ضمن بيئة العمل، لذا فإنّ صياغة وصف محترف ليس رفاهية بل ضرورة حتمية إن كنت تطمح لتكون شركتك رائدة ومستقرة ولها موقعها في سوق العمل.

الأسئلة الشائعة - الوصف الوظيفي:

1.  ما علاقة الوصف الوظيفي بالتقييم والترقية؟

لأنَّ الوصف الوظيفي بمثابة أداة استراتيجية تربط بين أداء الموظف وأهداف المؤسسة فيُمكن اعتباره المرجع الأساسي لتقييم الأداء، لا سيما أنه يُحدد المهام والمعايير التي يُقاس عليها أداء الموظف، كما أنه يُعتبر خريطة الترقيات إذ يوضح المهارات والمتطلبات اللازمة للانتقال إلى المستوى التالي. 

1. ما العناصر التي تجعل الوصف الوظيفي فعّالاً

حتى يكون الوصف الوظيفي فعّالاً، يجب أن يجمع بين الشمولية والوضوح، وكذلك يجب أن يتضمن المتطلبات الأساسية مثل الخبرات والمؤهلات العلمية والمهارات الفنية والشخصية المطلوبة. 

يعتبر من المهم أيضًا أن يوضح ظروف العمل والمزايا مثل نظام الدوام، فرص التطور الوظيفي والراتب التقريبي.

وأخيرًا، يجب أن يكون مواكبًا بشكل دوري لمتطلبات السوق وتطورات الوظيفة، حتى تُضمن استمراريته كأداة فعالة للتوظيف وإدارة الأداء.

1.  هل يمكن أن يؤثر الوصف الوظيفي على سمعة المؤسسة؟

اللقاء الأول بين المؤسسة والمواهب هو الوصف الوظيفي فإما سيقتح أبوابًا للثقة أو سيقرع جرس إنذار يحذر من سوء الإدارة. لذا فإن الأوصاف الاحترافية تبني سمعة مؤسسية قوية، بينما السيئة منها قد تكلف سنوات من جهود تحسين الصورة.

1. . هل كل من يحمل نفس المسمى الوظيفي يؤدي نفس المهام؟

لا يشترط أن يؤدي حاملو المسمى الوظيفي الواحد نفس المهام الوظيفية، إذ تختلف المسؤوليات باختلاف حجم المؤسسة وقطاعها ونموذج عملها. 

ففي الشركات الناشئة قد يجمع الموظف بين عدة أدوار، بينما في الشركات الكبرى تتخصص المهام بشكل أدق. كما تلعب الخبرات الفردية والظروف الاستثنائية دورًا في تباين المهام حتى ضمن المسمى الوظيفي الواحد.