دور الوصف الوظيفي في زيادة كفاءة إدارة الموارد البشريّة
نُشِر في Nov 09, 2021 at 09:11 PM
ما هو الوصف الوظيفي؟
يعبّر الوصف الوظيفي عن الصيغة المكتوبة الموضّحة للوظيفة لأصحاب المصالح (الموظفين، إدارة الموارد البشرية، المرشحين...)، وحيث أنّ إدارة الموارد البشرية هم على دراية بوظائفهم لذلك عليك أن تكون مرنا في صياغة وتغيير الوصف الوظيفي مع أي تغيّر في وظائفهم، ليكون الوصف واقعيا قدر الإمكان وبما يحقق أفضل فائدة ممكنة.
بالتالي فإنّ تطوير مهاراتك على صياغة الوصف الوظيفي لا يساعد إدارة الموارد البشرية عند تأسيس الشركات فقط، بل إنّ هذه المهارة تعدّ أحد القدرات الداعمة لإدارة الموارد البشرية باستمرار في بيئة العمل المتغيّرة، والتي تتطلّب التغيّر في الوظائف كتغيّر المهام (المسؤوليات) التي ينبغي أن ينجزها شاغل هذه الوظيفة، وما يتبعها من تغيّر المهارات اللازمة والصلاحيات الممنوحة لتأدية هذه المهام.
يوجد هيكلية للوصف الوظيفي بما تحتويه من عناصر متعارف عليها تساعدك على صياغة الوصف الوظيفي بما يحقق نتائج إيجابية لصالح المؤسسة الاقتصادية والموظّف.
ما هي عناصر الوصف الوظيفي:
على الرغم من أهميّة احتواء الوصف الوظيفي على المعلومات اللازمة التي تشرح وتوضّح الوظيفة والمطلوب لنجاح تأديتها. وفي نفس الوقت ينبغي ألا يكون الوصف الوظيفي طويلا ومملاً محتوياً على معلومات أكثر من اللازم . وهذا يعني أنّه ينبغي العمل على تحقيق التوازن اللازم عبر تقديم المعلومات المفيدة التي تحقق الغرض المطلوب من الوصف الوظيفي.
وإنّ من أبرز الطرق وأسلمها لتحقيق هذا التوازن يكون عبر تنظيم الوصف الوظيفي في هيكلية واضحة من خلال العناصر التالية:
عنوان الوظيفة: هو وصف مختصر يعبر عن هدف ومجال ومحتوى العمل، وعلى الرغم من أهميّة أن يكون عنوان الوظيفة إبداعياً إلّا أنّه لا ينبغي أن يكون كذلك في عنوان الوظيفة. بل من المهم أن يكون العنوان متعارفاً عليه وواضحاً وبسيطاً لكي لا يربك الباحثين عن الوظيفة، مثلا: مدير موارد بشرية، محاسب، مدير إنتاج.
الغرض من الوظيفة: تعبر باختصار عن أهمية هذه الوظيفة في تحقيق أهداف المؤسسة الاقتصادية. وكيف أنها مرتبطة بثقافة هذه المؤسسة.
مسؤوليات الوظيفة: تصف المسؤوليات والواجبات الأساسية ثم تصف الواجبات اليومية الملقاة على شاغل هذه الوظيفة، فمثلا تصف أسباب وطريقة ومواعيد ومخرجات إنجاز المهام، كما يجب أن يوضح صلاحيات اتخاذ القرار، ويعرّف بفئات الأِشخاص الذين سوف يتم العمل معهم.
المؤهلات المطلوبة: يتم تحديد أقلّ مستوى مؤهلات للمتقدمين من أجل أن يستطيع تحقيق الإنتاجية والنجاح في عمله.
مؤهّلات من الجيّد امتلاكها: هي مؤهلات ليست ضرورية للقيام بالعمل. لكنّ امتلاك المتقدم لها يساعده على زيادة كفاءته وإنتاجيته، والتي إذا أظهرها المرشح في سيرته الذاتية ومقابلة العمل، فإنّ ذلك يساعده على زيادة فرصة اختياره للوظيفة.
دعوة إلى اتخاذ القرار: عن طريق هذا العنصر يعرف المرشّح طريقة التقديم، ومن المهم أن يكون هذا العنصر واضحاً وبسيطاً من أجل زيادة أعداد المتقدّمين.
أهمية الوصف الوظيفي في إدارة الموارد البشرية؟
يلعب الوصف الوظيفي دوراً مهمّاً في إدارة الموارد البشريّة، فعلى الرغم من الجهد والوقت المبذول المطلوب للتمكن من تقديم وصفاً وظيفيّاً احترافيّاً. إلّا أنّه يجعل عمل (إدارة الموارد البشريّة) أكثر كفاءة وفعّاليّة، وذلك لأسباب متنوّعة منها:
يساعدك الوصف الوظيفي في عمليّة التواصل مع المرشّحين للعمل وبالتالي استقطابهم. لأنّها عبارة عن رسالة يمكنك إرسالها عبر الوسائط المختلفة، مثلا فيسبوك، لينكيدن، البريد الإلكتروني. من أجل إخبار المرشّحين عن الوظيفة والمؤسسة اوما يتوقّع تأديته عبر هذه الوظيفة.
نتيجة لذلك فإنّ الوصف الوظيفي يجعل الاستقطاب أكثر فعّاليّة، حيث تساعد في إخبار المرشحين فيما إذا كانت الوظيفة تناسبهم أم لا. بالتالي تقلل من الهدر في الوقت والمجهود في مراجعة طلبات المرشحين الذين يمكن أن يتقدّموا.
لا يتوقف أهمية الوصف الوظيفي عند الاستقطاب. بل حتّى أنّه يساعد (مسؤول الموارد البشرية) في التحضير لمقابلة العمل، إذ يمكنه من تحضير الأسئلة اللازمة، ويساعد المرشح على توقّع الأسئلة والنقاش الذي سيكون في مقابلة العمل.
حتى بعد التوظيف يساعد الوصف الوظيفي في قياس الأداء للموظف، وقياس معدل نموه، علاوة على التعرف على فرص التدريب المستقبلية المناسبة له، ويمكن أن يتعاون (مسؤول الموارد البشرية) مع الموظف على صياغة الوصف الوظيفي لوظيفته داعماً بذلك ولاءه. حيث أنّ ذلك يساعد الموظف على تطوير مساره الوظيفي وتأدية الأعمال التي يحبها.
ولكي يتمّ إدراك قيمة الوصف الوظيفي بشكل أفضل فإنّه ينبغي إدراك صعوبة تحميل الموارد البشرية مسؤولية القيام بعملهم إذا لم توضح مسؤولياتهم في الوصف الوظيفي حيث لن يكون بالإمكان قياس الأداء والتحقق من إنجاز المهام الموكلة إليه.
أهمية التدريب في رفع كفاءة مدراء الموارد البشرية في كتابة الوصف الوظيفي
الوظيفة تتطلّب لتأديتها مهارات ومعارف معينة. والتي يتم تحديدها بناء على ما تتطلبه الوظيفة من إنجاز, لكن العلم بالوظيفة يتطلّب أكثر من فهم هذه المهارات والمعارف.
إدارات الموارد البشرية يجب أن لا يقتصر عملها على تطوير العاملين في الشركة بل يجب عليهم تطوير فريق الموارد البشرية نفسه من خلال التطوير والتعليم المستمر سواء من خلال دورات تدريبية اونلاين في الموارد البشرية والتي تغطي مجالات مختلفة من علم الموارد البشرية.
كذلك يمكن للراغبين بالاطلاع على تجارب خارجية و الطرق الحديثة لإدارة أقسام الموارد البشرية و طرق كتابة وصف وظيفي يتسق مع متطلبات العمل و الشركات و يؤدي النتائج المطلوبة لتطوير المؤسسات يمكن حضور دورات تدريبية في الموارد البشرية في لندن أو دبي أو اسطنبول حيث ستكون فرصة لمدراء الموارد البشرية لتبادل الخبرات مع كفاءات من دول أخرى.
