ما هي بطاقة الوصف الوظيفي؟ ولماذا تُعد أداة استراتيجية في الموارد البشرية؟
نُشِر في May 21, 2025 at 09:05 PM
تمثِّلُ بطاقة الوصف الوظيفي حجر الأساس لأي عملية توظيف ناجحة داخل الشركات والمؤسسات الحديثة، كونها لا تقتصر على تحديد المهام اليومية للموظف، وتتعدى ذلك لتكون أداة مرجعية شاملة تُستخدم في التقييم، والتدريب، وإدارة الأداء، وغيرها.
نتناول في هذا المقال تعريف بطاقة الوصف الوظيفي، ومدى أهميتها في عمليات التوظيف، وماذا تتضمن، وكيف يتم إعداد بطاقة وصف وظيفي احترافية في 2025، تابع القراءة لاكتشاف ذلك!
ما هي بطاقة الوصف الوظيفي وما أهميتها؟
بطاقة الوصف الوظيفي هي وثيقة رسمية توضح تفاصيل وظيفة معينة ضمن الهيكل التنظيمي لأي مؤسسة أو شركة، تحتوي البطاقة على معلومات دقيقة وليست عامة، وتشملُ اسم الدور الوظيفي، القسم والإدارة التابع لها، اسم المدير المباشر، الهدف من الوظيفة، المسؤوليات والمهام الأساسية، المتطلبات العلمية، الخبرات اللازمة، المهارات، البيئة التنظيمية التي تتم ضمنها ممارسة الوظيفة.
يجري صياغة هذه البطاقة من قبل إدارة الموارد البشرية أو بالتنسيق مع مدير القسم المعني، وتُعد من أهم أدوات التخطيط الوظيفي، كما تساعد في تطوير وتقييم الأداء وتحديد الاحتياجات التدريبية، وتكمن أهمية بطاقات الوصف الوظيفي في قدرتها على تحقيق وضوح وظيفي لكلٍ من الموظف والمدير، مما يساهم في:
- رسم الأدوار والواجبات بدقة وتجنب تداخل المهام ضمن الشركة.
- تسهيل وﺗﻄﻮﻳﺮ مراحل التوظيف، إذ تُستخدم البطاقة كمرجع أساسي في صياغة الإعلان الوظيفي وصياغة الشروط الخاصة بالتقديم.
- توجيه الموظفين نحو الأهداف العامة للإدارة والوظيفة، مما يدعم التوافق الاستراتيجي ضمن بيئة العمل.
- دعم مراحل التصنيف والتقييم والتطوير، إذ تستند وسائل متابعة وتطوير الأداء عادة إلى ما تتضمنه البطاقة من معايير ومهام ومسؤوليات.
- إرساء قواعد السلوك والتصرفات الوظيفية المقبولة بالمنظمة.
ما الذي تتضمنه بطاقة الوصف الوظيفي؟
لكي تكون البطاقة فعالة، ينبغي أن تشمل العناصر التالية:
- العنوان الوظيفي (المسمى): مثال "كاتب إداري"، "مدير قسم الصيانة".
- رمز الوظيفة أو رقمها التعريفي ضمن نظم الأعمال المختلفة.
- اسم القسم والإدارة التابع لها.
- الهدف العام للوظيفة: يُوضح الغرض من وجود هذا المنصب والوظيفة ضمن المنظمة.
- الواجبات والأدوار التي يجب على شاغل الوظيفة القيام بها بشكل يومي أو دوري.
- المؤهلات الأكاديمية الضرورية (مثل درجة البكالوريوس في العلوم الإدارية أو التربية).
- الخبرات السابقة وعدد السنوات اللازمة.
- المهارات والكفايات المهنية مثل استخدام الحاسب الآلي، مهارات الاتصال، القدرة على العمل تحت الضغط.
- العلاقات التنظيمية (المدير، المرؤوسين إن وُجدوا، الجهات التي يجري التنسيق معها).
- المخاطر المحتملة وبيئة العمل، خاصة في الوظائف الفنية أو الميدانية.
- مستوى الراتب أو الدرجة الوظيفية بحسب لائحة الشركة الداخلية.
وضمن هذا السياق، يقدِّمُ مركز لندن بريميير للتدريب دورات موارد بشرية في دبي تساعدك في كتابة بطاقة وصف وظيفي احترافية، وتتميز بما يلي:
- توضيح خطوات إعداد وصياغة بطاقة الوصف الوظيفي وفق المعايير الدولية.
- تدريب عملي على تحليل الوظائف وتصنيف المهام والمسؤوليات بدقة.
- تقديم نماذج ونصوص جاهزة قابلة للتخصيص داخل الشركات والمؤسسات.
- ربط مفاهيم التوصيف الوظيفي بتخطيط الموارد البشرية والتقييم والتطوير.
كيف يتمُّ كتابة بطاقة وصف وظيفي احترافية؟
في الكثير من القطاعات والجهات الرسمية، تمثِّلُ بطاقات التوصيف جزءًا من الوثائق الرسمية المطلوبة في ملفات الخدمة، وفيما يلي شرحٌ مُفصَّلٌ لكيفية صياغة بطاقة الوصف الوظيفي خطوة بخطوة:
1. تحليل الوظيفة وجمع البيانات
يبدأ اعداد بطاقة الوصف الوظيفي بتحليل المهمة الوظيفية على نحوٍّ شاملٍ، باستخدام وسائل متعددة مثل الاستبيانات، والمقابلات، وتحليل الأداء، ويتم من خلال هذه المرحلة توصيف طبيعة الاحتياجات اليومية، والأهداف المرتبطة بالوظيفة.
2. جمع بيانات من شاغلي الوظيفة والمدير
يجري التواصل مع الموظف الحالي أو من يشغل وظيفة مشابهة، بالإضافة إلى المدير أو رئيس القسم، لجمع معطيات وبيانات حول الصعوبات والواجبات اليومية، وأهم الأنشطة ضمن البيئة التشغيلية بدقة، يساعد هذا الجزء بإعداد وصف وظيفي واقعي ودقيق.
3. تصميم نموذج بطاقة وصف موحّد
بعد معالجة وتحليل المعلومات، يبدأ تخطيط وتصميم نموذج بطاقات وصفي وظيفي موحّد يتناسب مع سياسة تنظيم وإدارة رأس المال البشري بالشركة. يجب أن يحتوي النموذج على عناصر رئيسية مثل: اسم الدور الوظيفي، والهدف من الوظيفة ورقمها، والمسؤوليات والمهارات، والمؤهلات، والعلاقات التنظيمية.
4. رسم الواجبات والمهام بدقة
في هذه الخطوة، يبدأ تُصنيف الواجبات اليومية والدورية التي يجب على الشخص الذي سيشغل الوظيفة تنفيذها وتحديدها بدقة، مع توضيح الواجبات الإدارية أو التشغيلية إن وُجدت، يجب أن تكون الصياغة واضحة وقابلة للقياس لضمان سهولة المتابعة والتقييم.
5. مراجعة البطاقة من قِبل إدارة الموارد البشرية
تُعرض بطاقة الوصف الوظيفي على إدارة رأس المال البشري لمراجعتها والتأكد من توافقها مع السياسات والبنية الإدارية، ومتطلبات التشغيل، وقد تُجرَى بعض التعديلات بناءً على ملاحظات أخصائي الموارد البشرية أو المدير أو التوجيهات المؤسسية.
6. اعتماد رسمي من الإدارة العليا أو الجهة المخولة
بعد المراجعة، تُعتمدُ البطاقة رسميًا من المدير أو مجلس ادارة المؤسسة، هذا الاعتماد يجعلها وثيقة مُعتمدة ورسمية تُستخدم في كافة المعاملات الإدارية المتعلقة بالتوظيف، أو التقييم، أو الترقية على نحوٍّ عامٍ.
7. تحديث البطاقة دورياً
من المهم ألا تكون بطاقة الوصف الوظيفي وثيقة جامدة، فيجب تحديثها دوريًا عند حدوث أي تغيير في مهام أو متطلبات أو مسمى الدور، لضمان استمرار فعاليتها في دعم جميع سياسات الموارد البشرية.
وفي نهاية دليل بطاقة الوصف الوظيفي هذا، يتَّضحُ أنَّ هذه البطاقة مستندٌ لا يمكن الاستغناء عنه في تنظيم الشؤون لجميع الأفراد العاملين، وهي من أبرز وسائل التنظيم والتخطيط للشركات والمؤسسات، ومع تزايد أهمية التخطيط الوظيفي ﻓﻲ ظل التحولات الرقمية، أصبحت بطاقات التوصيف بمثابة بوصلة نحو تحقيق أقصى استفادة من الكفاءات.
