عناصر ناجحة في إدارة محافظ المشاريع: استراتيجيات وممارسات
نُشِر في Sep 26, 2023 at 11:09 AM
إدارة محافظ المشاريع هي عملية تنظيم مجموعة من المشاريع المتعددة التي تتشارك مع المنظمة في الأَهداف والموارد والقيود، ومراقبتها وتنفيذها وتقييمها والتأكد من أنها تتناسب مع أهداف المُنظمة الأساسية بالفعل.
يهدف نهج إدارة محافظ المشاريع إلى تحقِيق الفعالية والكفاءة في إدارة مشاريع المؤسسة وتحديد نسبة المخاطر والنتائج المتوقعة منها وضمان تحقِيق تلك الأَهداف، فإليك أهم الاستراتيجيات والممارسات التي تمتثلها إدارة المحافظ للمشاريع في المُؤسسة للتحقق من نجاحها.
ما هو دور إدارة محافظ المشاريع؟
إن عمليات التخطِيط عند إنشاء محفظة تحتوي على برامِج لِإدارة المشروعات المتعددة، تسهم في تحقِيق التنسيق والتكامل بين المشاريع المختلِفة وتحسين استغلال الموارِد المشتركة بينها مثل العمالة والمعدات والمواد، مما يؤدي إلى تقليل التكاليف وزيادة الكفاءة.
وبفضل إدارة محافظ المشاريع (Project Portfolio Management)، يمكن تحليل المخاطر المشتركة وإدارتها وتطبيق استراتيجيات معينة للتعامل معها بحال ظهور أي عائق، وذِلِك لتقليل تأثير المخاطر وزيادة فرص نجاح كل مشروع.
فهذه الأدوات تساعد في تنفيذ مجموعَة من المشاريع التي تسهم في تحقِيق جميع أهداف المُنظمات الاستراتيجية وتحقيق رؤيتها الرئِيسية العامة.
ما هي العناصر الناجحة لإدارة محافظ المشاريع؟
هناك عناصر محددة تعتبر من أهم مهارات إدارة المشاريع، والتي تتم ممارستها في المحفظة لتربط بين عمليات التخطِيط والتنفيذ في الشركات المعنية:
- التخطِيط الأولي للمحفظة
أولاً، من الضروري جمع الممارسات والمشاريع المتعلقة بالمؤسسة كافة وتحديد أهداف المحفظة ووضع استراتيِجية واضحة لتحقيق تلك الأهداف، ضع في عين اعتبارك أيضًا أن تكون تلك الإستراتيجية متوافقة مع رؤية المؤسسة وتعكس احتياجات العملاء والسوق.
- تحديد برامج المشاريع وأولوياتها
تهتم البرامج الإدارية في تصنيف قوائم المشاريع والمحافظ المتعلقة بها، وذلك بحسب عائد الاستثمار والقيمة الاستثمارية بهدف تحليل المشاريع المحتملة واختيار تلك التي تتوافق مع استراتيجية المحفظة وتحقق أهدافها.
- التخطيط والتنظيم
بعد تحديد أولويات المشروع ومتطلباته وتخطيط جدول زمني لتنفيذها بعناية، حان الوقت لتخصيص الموارد المتاحة اللازمة وتوزيعها بين المشاريع بطريقة متوازنة وتحقق أقصى استفادة.
- الضبط والمراقبة
وأخيرًا، يتم تقييم أداء الشركة وتحديد مستوى المشكلات والعوائق في المحافظ بشكل دقيق من أجل تطوير البرنامج الأساسي للمشاريع والمحافظة عليه ضمن المسار الصحيح وإدارته على المدى الطويل.
أهم ممارسات إدارة محافظ المشاريع
والآن، إليك أهم المُمارسات الرئيسية في إدارة محافِظ المشاريع لضمان تحقيق النتائج المرجوة ونجاح مشاريع المحفظة:
- تأمين الدعم التنفيذي
من الضروري ضمان أن هناك فريق جاهز يعمل على تطوِير دعم كامل لتنفيذ الإدارة التابعة لرؤية مشروعك وإِدارته وترتيب بيانات كل محفظة على حدى، عن طريق أدوات خاصة لبناء سيناريوهات فعالة في إدارة المشروعات كل محفظة.
- التأكد من توافق المحفظة
لا شك أن الغرض الأساسي من تبني أساليب مستقبل إدارة المشاريع هو أن تكون تلك المشاريع متوافقة مع أهداف المُنظمة وثقافتها والبرامج المتعلقة بها ونوع الأثر التنظيمي العام الذي ستخلفه فيها.
- تطوِير المهارات والقدرات
يجب توفير التدريب والتطوير المستمر لفرق المشاريع وأعضاء المنظمات والمؤسسات المختلفة بتقديم دورة إدارة محافظ المشاريع على سبيل المثال، كون هذا يساعد على تعزيز المعرفة والخبرة في مجال إدارة المشاريع وتحسين أداءها.
- التقييم والتحسين المستمر
يجب تقيِيم أداء المحافظ بانتظام وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين، يمكن استخدام تقنيات مثل تقييِم الأداء وتحليل الفجوات لتحديد نقاط القوة والضعف واتخاذ إجراءات التحسين داخل العمل.
- إدارة المخاطر
تحليل المخاطر المحتملة لمشاريع المُؤسسة وتطبيق استراتيجيات شمولية للتعامل معها هو أمر مهم أيضًا، يمكن استخِدام تقنيات مثل تحليل SWOT وتحليل PESTEL لتحديد المخاطر وتطوير خطط للتعامل معها وكذلك للحصول على نتائج مرضية.
ما هي تحديات إدارة المحافظ في المشاريع؟
لا شك أن وظائف ومحافظ المشاريع الحالية يمكن أن تواجه عدة تحديات مختلفة:
- عدم وجود استراتيِجية محددة أو أهداف واضحة عند عمل المشارِيع وتنظيمها
- التنافس على الموارِد المحدودة بين مشاريع المحفظة وبالتالي قد يتسبب صعوبة في تخصيص الموارِد وتلبية احتياجات كل شمروع
- التنسيق والتكامل بين إدارة المحافظ للمشاريع والذي قد تواجه بعض الصعوبات في تحقيقه بالفعل
- تعرض المشارِيع في المحفظة إلى التغيرات المستمرة سواء في البيئة الخارجية أو في متطلبات العملاء، يجب أن تكون إدارة المحفظة قادرة على التكيف مع هذه التغيرات وتحديث استراتيجياتها ومخططاتها بناءً على ذلك
- تحليل المخاطر المشتركة وتطبيق استراتيجيات للتعامل معها وتقليل تأثيرها على المشاِريع
- تحديد مؤشرات الأداء الرئِيسية وتقييم أداء المشاريع بِشكل منتظم لضمان تحقِيق الأَهداف واتخاذ إجراءات تصحيحية عند الحاجة.
وفي الختام
إن إدارة محافِظ المشاريِع هي عبارة عن تنظيم مجمُوعة من المشارِيع التي تتشارك في الأَهداف والموارد والقيود المشتركة مع المنظَمة وتنفيِذها وتقييم فعالية كل منها.
بطبيعة الحال، تحتاج هذه الأدوات والتقنيات إلى عناصِر احتِرافية ناجحة تساعد في تبنِي مشارِيع فعالة ستفيدك بوضع مخططات وأهداف نافعة في مؤسستك وتفعيل ممارسات احترافية تساعد في الاختيار الصحيح للمشاريع المتعددة الحاليِة.
