تنسيق الفريق: سر التعاون الفعال في تحسين الأعمال
نُشِر في Jun 15, 2023 at 10:06 AM
مهما كان حجم فريق العمل، سواء أكان فريق كامل لمؤسسة أو فريق جزئي ضمن قسم ما، من دون تنسيق الفريق معًا للعمل على تحقيق الأهداف المشتركة والفردية لن يكون ذلك الفريق فعالًا.
يتناول المقال التالي جميع المعلومات التي تبحث عنها حول تنسيق الفريق وأهم النصائح من أجل تصميم تنسيق ناجح.
ماذا يعني تنسيق الفريق (Team Coordination)؟
يُعرف تنسيق الفريق ببساطة على أنّه مجموعة من الاستراتيجيات المستخدمة من قبل الشركات ليتمكن أعضاؤها من العمل معًا بكفاءة ونجاح لتحقيق الأهداف العامة الجماعية للشركة والفردية الخاصة بكل فرد منهم.
بتعريف آخر، يعتبر التنسيق عملية توحيد وجمع ومزامنة عمل عدة إدارات بهدف تحقيق غرض مشترك، تسعى إدارة الشركة من أجل تحقيق التنسيق الأمثل عن طريق القيام بواجباتها الأساسية اللازمة، بما فيها التخطيط والقيادة والتنظيم.
يتكون التنسيق من بعض الأجزاء الرئيسية، وهي:
- التوازن: يجب أن تقسم جميع المهام والأعمال من قبل الإدارة على جميع الأقسام بالتساوي.
- التوقيت: يشير هذا الجزء إلى تسلسل تنفيذ العمليات، إذ يجب على استراتيجيات إدارة وقت المشروع أن تحدد وقت بدء وانتهاء تنفيذ كل مهمة في المشروع، وبذل أقصى جهد لإنجاز المهام في وقتها المحدد.
- التكامل: وهو عملية دمج جميع العمليات غير المتصلة مع بعضها معًا لإتمام المهام بكفاءة.
ما هي أنواع تنسيق الفريق؟
تختلف طريقة تصنيف التنسيق بناء على الجانب الذي يتم التركيز عليه داخل القسم أو الشركة، لكن التصنيف الأكثر شيوعًا للتنسيق هو من حيث طريقة حدوث التنسيق، وفقًا لذلك يصنف التنسيق إلى النوعين التاليين:
- التنسيق الصريح:
يشمل هذا النوع من التنسيق جميع العمليات التي يقوم بها فريق العمل بشكل واضح وصريح لإدارة مهامهم وتحقيق الأهداف، وهو تنسيق ملموس وقابل للقياس إلى حد ما، وهذا هو السبب في تسميته بهذا الاسم.
يعتمد التنسيق الصريح على التخطيط والاتصال الفعال في عمله، بشأن التنسيق القائم على التخطيط فهو يشير إلى جميع الإجراءات المتعلقة بالجوانب الممكن التنبؤ بها، بما فيها من استخدام الجداول الزمنية وقوائم المهام والأدلة وإجراءات التشغيل الموحدة وغيرها.
بالمقابل، يشير التنسيق القائم على الاتصال إلى كافة إجراءات تبادل المعلومات الرسمية منها وغير الرسمية، مثل المحادثات خلال الاستراحة واجتماعات العمل ورسائل البريد الإلكتروني.
التنسيق الضمني:
يحدث هذا النوع من التنسيق عندما يستطيع أحد أعضاء فريق المشروع توقع ما تحتاجه المهمة أو أحد زملائه دون القيام باتصال صريح، وهو قائم على الجهود التي يبذلها كل فرد من تلقاء نفسه للتكيف مع زملائه والمهام وتوقع ما الاحتياجات اللازمة لهم، كما يدعم الأعضاء ليكونوا سباقين في مشاركة أعباء العمل.
كما هو واضح أنّ هذا النوع من التنسيق غير ملموس ومن الصعب أن يقاس كميًا لذا سمي بالضمني، وهو قليل الاستخدام لكن يُنظر إليه اليوم على أنّه شرارة لإطلاق العنان لتعزيز العمل الجماعي في أماكن العمل، وهذا السبب الذي يفسر شعبية أنشطة علم النفس العاطفي وبناء الفريق وغيرها من الأساليب المبتكرة في مجال إدارة الموارد البشرية.
ما هي أهم النصائح لتحقيق تنسيق فريق ناجح؟
مثله مثل أي جانب آخر في العمل يمكن تحسين تنسيق الفريق مع الزمن بالتدريب والجهد الكافي، فيما يلي بعض النصائح التي من شأنها المساعدة في توضيح كيفية إعداد تنسيق فعال وناجح:
- تدريب الموظفين باستمرار:
الشركة الناجحة تعلم أن قوتها بقوة موظفيها، لذا من خلال الاستثمار في إعداد وتدريب الأفراد العاملين في الشركة يتم الاستثمار في مستقبلها.
عند حصول الموظفين على التدريب الكافي سيكونون على معرفة جيدة بمناهج إدارة المهام والمشاريع، ذلك ينعكس إيجابيًا على كفاءة الشركة وتنسيقها، تساعد دورات تدريبية في إدارة المشاريع في كوالالمبور في تأمين ما يلزمهم من تدريب لصقل مهاراتهم.
- اختيار قائد اﻟﻔﺮﻳﻖ بحكمة:
كل شركة بحاجة لقائد عظيم لضمان النجاح، لذا يجب اختيار القائد بدقة وحكمة بعد دراسة وتحليل جميع الموظفين ومعرفة الأبرز منهم، يجب أن يتمتع القائد المعني بالتنسيق بمهارات تنظيمية وقيادية جيدة تجعله قادرًا على تنظيم وتنسيق جميع فرق العمل بفعالية، فليس كل شخص يصلح أن يكون قائدًا ولو كان ذو دور فعال.
- تحديد نقاط القوة والضعف:
السرعة في تعيين نقاط القوة والضعف لدى العاملين بالشركة تساعد في كسب الوقت للاستفادة من قدرات وإمكانات هؤلاء، لذا عند تعزيز تنسيق الفريق يجب على القيادة معرفة من هو الأكثر تعاونًا وتنسيقًا للمهام من بين العاملين لديه، واستغلال ذلك لزيادة الإنتاجية والكفاءة.
- تحديد الأدوار:
من أكثر الأمور التي تفقد التنسيق فعاليته عدم معرفة كل شخص لمسؤولياته ودوره الوظيفي، لذا يتوجب على المدير تحديد هدف ودور كل عضو بوضوح ليعلم كل شخص المطلوب منه ومن يقع على عاتقه تنفيذ كل مهمة، يساعد ذلك في مساءلتهم عندما لا يقومون بمهامهم بشكلٍ مرضٍ، يعزز ذلك من الإنتاجية ويمنع إهدار الوقت والموارد بشكل كبير.
- تحسين الاجتماعات:
تعزز الاجتماعات سير العمل لكنها قد تشكل عبئًا في بعض الأحيان، من خلال التقليل من الاجتماعات غير الضرورية والتأكد من كون أي اجتماع مجدٍ يمكن تعزيز الإنتاجية والتخلص من أي مشكلة في تنسيق الفريق وإدارته.
- تحسين وتبسيط الاتصالات الداخلية:
يعد التواصل الفعال مفتاح التنسيق الواضح، عند نمو الأعمال تكثر البرامج والتطبيقات المستخدمة للتواصل بين الأعضاء، الأمر الذي يحكم على التنسيق الداخلي بالفشل، لذا يجب التركيز على الاتصال الداخلي والتأكد من وضع إجراءات مبسطة وواضحة لكيفية تواصل الأعضاء بين بعضهم داخليًا ومع العملاء خارجيًا.
- تطوير إجراءات التشغيل القياسية:
أحد الأسباب الرئيسية التي تبطئ نمو الشركات بسبب أن معارفها غير مملوكة من قبلها وإنمّا مع موظفيها، لذا عند مغادرة أي موظف لها تذهب معارفه معه، لهذا السبب يجب على المنسق الإصرار على توثيق كل معلومة مفيدة على شكل إجراءات تشغيل قياسية لزيادة معارف الشركة مع الوقت وتحسين إعداد الموظفين، وبالتالي يصبح من الأسهل تنسيق أعضاء الفريق حتى وإن كانوا جدد.
- مواءمة الأقسام والأهداف:
عندما تعمل مجموعة من الأقسام على مشروع واحد يجب أن تتعاون فيما بينها بسلاسة لتنفيذ كل شيء بشكله الصحيح، أفضل سبل الموائمة بين الأقسام هي إبقاء الإدارة على معرفة بالمهام الخاصة بباقي الإدارات والأهداف وأعباء الأعمال، يتم ذلك من خلال عقد مدراء الأقسام اجتماعات منتظمة.
- الاطلاع على ردود الفعل:
من خلال الاطلاع على التعليقات وردود الفعل الإيجابية منها والسلبية دعم تنسيق الفريق الناجح، إذ تساعد في التخلص من العادات السيئة ضمن الفريق، وبالتالي تمكين الفريق من التنسيق بشكل أفضل.
- تحسين علاقات الموظفين:
يرتفع تنسيق الفريق، وخصوصًا التنسيق الضمني، بنسبة كبيرة عندما يكون التعاون بين الموظفين بأفضل شكل ويهتمون ببعضهم البعض بشكل جيد، حتى وإن كان ذلك ضمن جو العمل فقط، فهم يبذلون قصارى جهدهم للتعاون مع بعضهم وتوقع متطلبات زملائهم والقيام بأدوارهم بأفضل ما بوسعهم.
ختامًا،
أكثر الأمور أهميةً لاستخلاصها من هذا المقال، هو فكرة إنشاء نموذج عمل جماعي لفريق العمل، فكلما زاد الفهم الجماعي للأشياء المهمة ضمن المؤسسة يكون من الأسهل تنسيق وإدارة الفرق العاملة بها.
