الدليل الشامل لإنشاء نظام إدارة الجودة الفعّال
نُشِر في Nov 06, 2022 at 08:11 PM
تتجلى إحدى الطرق العملية لضمان تقديم منتجات وخدمات ذات جودة عالية في اعتبار نظام إدارة الجودة مبدأ رئيسي في تسيير عمليات الشركات والمتاجر، إذ يمكن التعبير عن هذا النظام بأنه مجموعة من العَمليات التجارية التي تتبع متطلبات العملاء باستمرار وتضمن تلبيتها.
لذا وفي ظل اشتداد السوق التنافسية بشكلٍ كبير في الآونة الأخيرة كان لا بدَّ لك من تتبع معايير نظام إدارة الجودة المذكور سابقًا، حتى تضمن أن تكون الملجأ الأول لعملائك فضلًا عن لجوئهم للبحث عن منافسين آخرين يوفرون منتجات أو خدمات تحقق الجودة المنشودة.
حتى تطبق هذه المعايير لا بدَّ لك من يدً تأخذك إلى عالم نظام إدارة الجودة وتعرفك على أبرز أسراره إلى جانب الخطوات التي تلزمك في تَحسين مستوى الجودة وإدارة العمليات في الشركة بصورة تسهم في تَحقيق رضَا عملائك، كذلك التعرف على أكثر معايير إدارة الجودة انتشاراً وفعاليةً، فأذن لنا أن يكون مقالنا المدرج تلك اليد التي ستعرفك على عوالم نظام إدارة الجودة.
ما هو مفهوم نظام إدارة الجودة (ISO)؟
يُعرف نظام إدارة الجودة آيزو بأنه نظام رسمي قادر على توثيق الإجراءات والعمليات والمسؤوليات المختلفة لتحقيق سياسات وأهداف الجُودة العَالمية المماثلة لمتطلبات العملاء.
لذا يساعد نظام إدارة الجودة بشكلٍ بارز في تنسيق أنشطة المؤسسات والعمل على توجيهها لتلبية متطلبات عملائها بالإضافة إلى المتطلبات التنظيمية، وذلك عبر تَحسين فعاليتها وكفاءتها بشكلٍ مستمر يضمن تفوقها على منافسيها.
لماذا يعتبر نظام إدارة الجودة مهم؟
لا شكّ أن تطبيق نظام إدارة الجودة يؤثر على كل جانب من جوانب أداء المُؤسسات والشركات سواء بصورة إيجابية إن تم تطبيقه على المنحى الصحيح أو بصورة سلبية إن طبق بشكل خاطئ، أما التأثيرات الإيجابية لـ نظام إدارة الجودة الشاملة فيمكن تلخيصها في:
- تلبية متطلبات العُملاء:
مما يسهم في غرس الثقة في المُنظمة أو المؤسسة التي تديرها، وبالتَالي جلب المزيد من العُملاء والمزيد من المبيعات والمزيد من الأرباح أيضًا.
- تلبية متطلبات المنظمة:
لا سيما أن مراقبة مستوى الجودة وإدارة العمليات المختلفة ستضمنان لكَ الامتثال للَّوائح العَالمية وتوفير المنتجات والخدمات بأكثر الطرق فعالية من حيث الموارد والتكاليف مما يسمح لك تَحقيق مزيدًا من الربح ومزيدًا من النمو.
ما هي عناصر ومتطلبات نظام إدارة الجودة (Quality Management System)؟
يساعد كل مبدأ من مبَادئ نظام إدَارة الجُودة في تَحقيق العديد من الأهداف العامة للشركات والمؤسسات من خلال ضمان الوصول للجودة المرجوة.
لا سيما أنَّ أنظمة إدَارة الجُودة تنعكس على إدارة جودة المشروع كما تعالج الاحتياجات الفريدة للمؤسسة بحسب مجال عملها، لكن ومع ذلك، فإن العناصر المشتركة لإدارة الجودة بين جميع المجالات تشمل:
- سياسة نظام إدَارة الجُودة في المُنظمة وأهداف الجُودة.
- إدارة البيانات.
- العَمليات الداخلية والخارجية للمؤسسات.
- إرضاء العُملاء من خلال تحسين جُودة المُنتج.
- تحليل الجُودة بشكلٍ مستمر ودوري.
- تتبع إجراءات التوثيق التي يفرضها معيار الامتثال لِنظام إدَارة الجُودة.
ما هي خطوات إنشاء نظام إدارة جودة فعّال؟
تتلخص الخطوات المطلوبة لوضع تصور ناجح ومثمر لنظام إدارة الجودة فيما يلي:
- تحديد خريطة العَمليات الخاصة بمؤسستك:
من المهم إنشاء تخطيط العملية الخاص بتطبيق مِعيار نظام الجودة في المؤسسات مما سيسهم في تصور العَمليات الرئيسية بوضوح، كذلك لا بدَّ من تحديد تسلسل التفاعل لتلك العَمليات وأيها يبدأ أولًا، ناهيك عن ضرورة تحديد أسلوب عملك الرئيسي ومحاولة قياس الأثر والنتائج المترتبة عليه.
- تحديد سياسة الجُودة الخَاصة بك:
عندما تقرر إنشاء نظام إدارة الجُودة في مؤسستك من المهم أن تضع في اعتبارك الالتزام تجاه العميل سواء من جهة جُودة المنتج أو في وقت التسليم أو ما إلى ذلك من الأمور التي تحدد رضا العَميل عن خدماتك من عدمه.
- تطبيق مبدأ إدارة الجودة على كافة أعمال المنظمات:
كما ذكرنا آنفًا إن جميع أعمال الشركات تسهم في تحقيق مبادئ نظام إدارة الجودة وإنجاحه لذلك يجب على كل موظف معرفة مدى تأثير مهامه على نظام إدارة الجُودة العام في الشركة والعَمل من خلال ذلك على تأدية مهامه بما يتناسب مع مبادئ نظام إدَارة الجُودة.
- تحديد العيوب ونقاط الضعف:
يقصد بالعيوب أي عدم مطابقة منتجاتك وخدماتك لـ معيار نظام إدارة الجودة ، قد يتمثل ذلك في عيب بالمنتج أو عيب في طريقة التعامل مع العُملاء لكن وعلى أية حال عندما تلاحظ عدم المطابقة المذكورة من المهم تحديد نقطة الضعف المسببة لهذا العيب والعمل على إصلاحها.
- إنشاء الوثائق والسجلات:
كما نعلم جميعًا أنه وللحصول على شهادة نظام إدارة الجودة (QMS) لا بدَّ من توفير بعض المعلومات الخَاصة بالمؤسسة بالإضافة إلى بعض الصيغ الموثقة، ابدأ دومًا بالحد الأدنى من مجموعة المستندات والوثائق المطلوبة:
- إنشاء الوثائق الإلزامية حسب نموذج العَمل.
- إعداد نماذج الجُودة الأساسية.
- إنشاء معلومات موثقة وسجلات مثبتة لكل عملية محددة.
ختامًا
استخدام نظام إدارة الجودة يتطلب جمع البيانات الناتجة عن تسيير نظام العمل وتحليلها والتحقق من أنها تخضع لكل من أهداف الجودة المرجوة ومتطلبات النتائج المقصودة كذلك لا بد من تحديد فرص التحسين المتوفرة بين يديك.
لذا لا بدَّ لك من الالتحاق ببعض الدورات التدريبية المتخصصة في هذا المجال مثل دورات تدريبية في إدارة الجودة في لندن والتي ستضمن لمؤسستك الامتثال الكامل لمعايير الجودة العالمية وبالتالي تحقيق نتائج أفضل على كافة الأصعدة.
