تقنيات إدارة الوقت اللازمة لجعل وقتك أكثر فاعلية
نُشِر في Apr 17, 2023 at 10:04 PM
تعد تقنيات إدارة الوقت مهمة بشكل كبير من أجل إنجاز المهام في العمل كما تم التخطيط له، فمن المعروف أن لإدارة الوقت أهمية كبيرة في حياتك المهنية والشخصية أيضاً، ومع عملية تنظيم وقتك في عملك أكثر، سوف يمكنك ذلك من زيادة الإنتاجية، وتقليل ضياع الوقت، بحيث تصبح قادرًا على تحقيق أهدافك بشكل أفضل.
تابع القراءة لنساعدك في التعرف على أهم المهارات والأدوات والتقنيات المستخدمة لإدارة الوقت عند إنجاز المهام والمشروعات والأهداف.
ما هي تقنيات إدارة الوقت Time Management) Techniques)؟
هي استخدام مجموعة من الطرق والأساليب لتحسين وتنظيم إدارة وقتك، وليكون استخدامك للوقت فعالًا بشكل أكثر، من خلال تقسيم المهام المحددة وفق مدة زمنية محددة، كما تساعد هذه التقنيات في معرفة كيفية تخطيط إنجاز مهامك اليومية. إنها طريقة مساعدة في اكتساب مهارات إدارة الوقت والتحكم به بطريقة فعالة.
غالبًا ما يكون لدى رجال الأعمال مهام كثيرة ومتعددة، ويعانون من الضغوط في وقتهم باستمرار، وهذا يعني وجود أهمية للإدارة والتنظيم في الوقت، لترتيب جميع المهام وفق فترات زمنية، أي يجب تطبيق استراتيجيات وتقنيات تساهم في وضع خطة عمل تساعد في ﺇﺩﺍﺭﺓ الوقت، لتحقيق الأهداف في تنفيذ وإنجاز جميع المهام اليومية.
ما أهمية تقنيات إدارة الوقت في العمل؟
باستخدام تقنيات إدارة الوقت ستتمكن من التغلب على عدة مشاكل كنت تواجه صعوبة في مواجهتها بحياتك الشخصية، وليس فقط على الصعيد المهني، وتحسين قدرتك بشكل أعلى في تحديد الأولويات وإنجازها بعد إدارة وقتك بصورة أكثر فعالية. ويبرز المزيد من أهمية استخدام تقنيات إدارة الوقت فيما يلي:
- تقليل الضغوط والتوتر النفسي.
- يتم تقليل التشتت وزيادة التركيز بشكل أكبر وأفضل.
- تهدف إلى تحسين التوازن بين الحياة والعمل وممارسة الفرد كل منهما بشكل جيد.
- رفع مستوى الإنتاج في وقت العمل.
تعد فوائد تقنيات إدارة الوقت مهمة للغاية من أجل تحقيق الاستفادة الكاملة من الوقت بأكبر فاعلية، وتتحقق كفاءة الإدارة الفعالة للوقت بالالتزام بمنهج أي تقنية من تقنيات تنظيم الوقت، والابتعاد عن المماطلة والتسويف.
كما وبواسطة التركيز على ذلك، سيكون كل شيء تحت السيطرة. لذا، استعد للفقرة التالية التي سوف تعرف بها أهم طرق وتقنيات إدارة الوقت.
ما هي تقنيات إدارة الوقت المهمة لتكون أكثر إنتاجية؟
تساعد هذه التقنيات في ترتيب وتنظيم وقتك ومهامك، وتحديد الأولويات وحل المشكلات، لكنها تحتاج إلى تعلم اعتمادًا على الدورات التدريبية، فالبعض يتجه إلى دورات دولية مثل دورات تدريبية في القيادة في لندن وغيرها. وفيما يلي تقنيات عقلية لتحسين إدارة الوقت:
- تقنية أكل الضفدع:
سميت هذه التقنية بهذا الاسم بعد اقتباس مارك توين، الذي ركّز فيه على أن أسوأ أمر قد يحدث هو أكل ضفدع حي واحد في الصباح، ويقصد بالضفدع الحي المهمة الأكثر صعوبة، والانتهاء منها في بداية يومك.
التقنية هذه تشير إلى أهمية إنجاز أصعب المهام في بداية دوام العمل، فهذا ما يدفع الفرد إلى تحقيق أهدافه أكثر بإنجاز بقية المهام، فعندما تنتهي من أصعب المهام، فنفسيتك ستكون أكثر قابلية على العمل.
- مصفوفة أيزنهاور:
تركز هذه التقنية على تقسيم المهام وفق أربعة أجزاء مختلفة. في الجزء الأول يتم وضع المهام المهمة، الجزء الثاني يشمل المهام المستعجلة، والجزء الثالث يتمثل للمهام غير المهمة، والأخير للمهام غير المستعجلة.
وبعد الانتهاء من فرز المهام، يتم العمل على إنجاز المهم منها لتحقيق الأهداف، وإنجاز المهام المستعجلة التي تشعر بأنك تريد الانتهاء منها في أقرب وقت، وبالنسبة للمهام الأخرى فيمكن تفويضها أو التغاضي عن إنجازها.
- تقنية بومودورو:
وتعرف أيضًا باسم تقنية الطماطم تتمثل هذه التقنية في تقسيم أوقات العمل وفق فترات زمنية معينة، وكل فترة زمنية تُسمى بومودورو، تعمل هذه التقنية في اختيار مهمة ما لإنجازها، وضبط فترة زمنية لتكن مثلًا 30 دقيقة، وعند انتهاء الوقت يتم أخذ فترة استراحة قصيرة، ومن ثم العودة إلى تكرار هذه الطريقة 5 مرات، ولكن عند الانتهاء من المهمة عند التكرار الرابع، يمكنك أخذ فترات استراحة أطول.
- تحليل باريتو:
ويعرف مبدأ باريتو باسم قاعدة 80/20، وتعني أن 20 في المئة من المهام تؤثر على 80 في المئة من النتائج. وتركز هذه التقنية على تحديد المشاكل الأكثر تأثيرًا لحلها.
وتعمل من خلال وضع قائمة تشمل المشاكل التي تريد حلها، وبعدها يتم تحديد السبب الذي أدى إلى كل مشكلة، وثم يتم تعيين حجم المشكلة بالأرقام، وتجميع جميع المشكلات التي لها نفس السبب. وفي النهاية تكون المشكلة التي حصلت على درجة أعلى، لها الأولوية في حلها.
في الختام، يتم مساعدة إدارة الوقت من خلال مجموعة من المهارات والتقنيات المتوفرة أمامك، ولكن الجدية والالتزام مطلوبان قبل أن تنفذ هذه التقنيات.
