ما يجب وما لا يجب فعله في اتصال الأعمال الفعال.
نُشِر في Apr 03, 2023 at 10:04 PM
لا يعدُّ اتصال الأعمال مجرد وسيلة لإنجاز الأمور في عالم القيادة وريادة الأعمال اليوم، إن جزء أساسي من العمل ذاته، فضلًا عن أنه العملية الأساسية التي نشارك من خلالها المعلومات والأفكار المستخدمة لاتخاذ قرارات أفضل.
تناقش هذه المقالة أساسيات اتصال الأعمال والعناصر المختلفة للاتصال الفعال بالإضافة إلى استراتيجيات الاتصال لزيادة الفاعلية عند القادة والقوى العاملة لديهم.
ما هو مفهوم اتصال الأعمال (Business Communication)؟
يشير اتصال الأعمال باختصار إلى عملية تبادل المعلومات والأفكار بين شخصين أو أكثر أو مجموعات لتحقيق هدف مشترك، إنها مهارة أساسية لأي منظمة أو شركة.
بمعنى آخر، اتصال الأعمال هو عملية التواصل في مكان العمل، إنه شكل من أشكال الاتصال الذي يشمل جميع الأطراف في المنظمة والموظفين والمديرين على حد سواء،
كما أنَّ الهدف الرئيسي منه هو تسهيل التعاون الفعال داخل المنظمة وتحسين الإنتاجية، فتشمل مهارات الاتصال للأعمال جميع جوانب الأعمال التجارية، وتتضمن التسويق والمبيعات وخدمة العملاء.
لماذا يعد اتصال الأعمال مهم؟
الاتصال هو جوهر كل عمل ناجح، فدونَه لا يمكن للمديرين توصيل خططهم بفاعلية، ولا يمكن لأعضاء الفريق تنسيق أنشطتهم ولا يمكن للعملاء تلقي المعلومات التي يحتاجونها لاتخاذ قرارات شراء مستنيرة.
وقد يؤدي الاتصال غير الفعال إلى إبطاء الإنتاجية وحتى الإضرار بسمعة مؤسستك والتقدم في السوق، في المقابل يمكن أن يساعدك التواصل الفعال في اتخاذ قرارات أفضل، وتحسين الإنتاجية، والتكيف مع التغييرات الرئيسية والثانوية، وزيادة المبيعات، واكتساب المزيد من رضا العملاء.
ولهذا السبب من المهم لجميع أعضاء الفريق اكتساب فهم جيد لـ تقنيات الاتصالات التجارية الفعالة من خلال التعلم النشط وحضور دورات عن هذه الموضوعات.
ما هي أنواع اتصال الأعمال؟
تعد الاتصالات التجارية ضرورية لأنها تساعد الشركات على العمل بكفاءة وفعالية أكبر، كما أنها تساعد في إرضاء الموظفين ورفع معنوياتهم من خلال منحهم الشعور بالهدف في بيئة عملهم.
لدينا طرق مختلفة للاتصالات التجارية الفعالة في مكان العمل:
- • الكلمات المنطوقة الشفوية: وجهاً لوجه أو عبر الهاتف أو مؤتمر الفيديو والتحدث والاستماع النشط.
- • المكتوبة : كتابة رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات أو الرسائل والتقارير.
- • المرئية: الجداول والرسوم البيانية والمخططات والعروض التقديمية أو الاجتماعات عبر الإنترنت.
- • الصوتية: استخدام الوسائط المتعددة مثل عروض PowerPoint التقديمية أو مقاطع الصوت.
لماذا تستخدم الشركات الاتصالات التجارية؟
لأنَّ الاتصالات التجارية عملية تتعلم من خلالها المنظمات والأفراد تبادل المعلومات والخبرات والأفكار والآراء لتحقيق أهدافهم الخاصة في عالم الأعمال التجارية، كان لا بدَّ للشركات استخدام الاتصالات التجارية لتسهيل مشاركة المعلومات مع المصادر الداخلية والخارجية، مثل العملاء والموردين وأصحاب المصلحة الآخرين.
كما تستخدم الشركات الاتصالات التجارية من أجل:
• تبادل المعلومات داخليًا:
تستخدم الشركات البريد الإلكتروني والمراسلة الفورية وأشكال التكنولوجيا الأخرى لإرسال الرسائل داخليًا داخل مؤسساتهم.
• ربط الموظفين مع الزملاء العالميين في جميع أنحاء العالم:
يمكن للشركات التواصل مع الموظفين الذين لا يعملون في نفس المكتب أو البلد باستخدام طرق رقمية مثل أدوات مؤتمرات الفيديو والصوت مثل Skype أو Zoom للتفاعل مع الموظفين الدوليين.
• تبادل المعلومات مع العملاء والموردين وأصحاب المصلحة الآخرين:
يمكن للشركات التواصل مع العملاء عن طريق إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو النشر على منصات التواصل الاجتماعي مثل Facebook أو Twitter، ويمكن للموردين أيضًا التواصل مع الشركات من خلال أدوات عبر الإنترنت مثل Slack أو Basecamp.
• تعريف طلاب المدارس والجامعات على عروض العمل الجديدة والوظائف المحتملة:
ويمكن للشركات التعاون مع الجامعات لمساعدة الطلاب في العثور على فرص تدريب داخلي ووظائف وفرص التطوع، ويمكن للجامعات أيضًا الوصول إلى الشركات مباشرة عن طريق إرسال رسالة عبر LinkedIn أو النشر على Facebook.
هناك طرق أخرى عديدة يستفيد المديرون خلالها من مهارات الاتصالات التجارية، مثل القيادة الجيدة وتحسين ثقافة الشركة وغيرها.
ما هي أبرز النصائح لاتصالات تجارية فعالة؟
قد يكون للتواصل الفعال مع زملائك في العمل والمديرين تأثير هائل على حياتك المهنية، وإن كنت تتواصل عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف أو شخصيًا، فمن المهم معرفة كيفية استخدام اللغة التي ستحصل بها على النتائج، وفيما يلي بعض النصائح عن التواصل الفعال في العمل:
• ابدأ بتحديد جمهورك:
وكيف يبدون؟ وماذا يريدون أن يعرفوا؟ ولماذا هم موجودون هناك؟ فمن خلال معرفة المعلومات التي ستفيدهم بدرجة عالية وأفضل طريقة لتقديمها، يمكنك التأكد من أن رسالتك تصل إلى الهدف.
• تدرب واستعد مسبقًا:
تأكد من أن لديك كل المعلومات اللازمة قبل أن تبدأ في التواصل، وسيساعدك ذلك في القضاء على سوء الفهم أو الارتباك من كلا الجانبين، وعند التحدث عبر الهاتف تأكد من كتابة النقاط الرئيسية لكي لا تتعرض لخطر نسيان أمر مهم.
• استخدم لغة إيجابية:
تجنب الكلمات السلبية مثل: "أكره" أو "لا أريد القيام بهذا العمل بعد الآن"، فبدلاً من قول: " لا أريد القيام بهذا العمل بعد الآن"، قل: "أفضل العمل في مشاريع أخرى الآن ويسعدني تقديم المساعدة عند الحاجة"
• كن محدداً:
لا تقل شيئًا مثل "أحتاج مزيداً من المساعدة هنا" وبدلاً من تقديم طلبات عامة للمساعدة، كن محددًا ومختصرًا فيما تحتاجه من الآخرين ليكون لديهم فكرة أفضل عما تقصده عندما تطلب المساعدة في مشروع أو مهمة قيد العمل، مثل: " ممكن مساعدتي في تحريك هذا الصندوق؟ " أو "أحتاج إلى مجموعة للمساعدة في نقل هذه الكتب".
• كن محترماً:
على الرغم من أنك قد لا تحب مهمة أو مشروعًا معينًا، فهذا لا يعني أن الآخرين لا يستمتعون به، إذا كانت لديك شكوى في أمر محدد، فحاول التعامل مع الموضوع بطريقة محترمة من خلال شرح مخاوفك بدلاً من مجرد الشكوى منها.
ختامًا
يساعد التواصل الفعال مع الفرق في الوصول إلى إنتاجية أفضل من خلال بناء روابط أقوى بين الموظفين وتعليمهم الأشكال الصحيحة لـ اتصال الأعمال الفعال بغية بناء علاقات مهنية وتفاعلات مؤسسية.
لا سيما أن نجاح أي شركة يعتمد على قدرتها على إنشاء مجتمع صحي في مكان العمل، مجتمع من شأنه التأثير على الإنتاجية والتواصل الفعال؛ ولهذا السبب يعد اتصال الأعمال الفعال مفتاح الشركة الناجحة.
