مهارات إدارة الوقت ستجعلك أكثر إنتاجية!
نُشِر في Feb 14, 2022 at 05:02 PM
تعتبر مهارات إدارة الوقت time management مهارة أساسية لإنتاجية أكثر، حيث أن إدارة الوقت بحكمة سيكون له تأثير كبير على حياتك المهنية، وحياتك الشخصية، وسعادتك بشكل عام.
فيما يلي عشر مهارات لإدارة الوقت يمكنك استخدامها لزيادة إنتاجيتك، ولتكون فعالاً متميزاً في مكان عملك أو في أي مكان تذهب إليه في الحياة.
ما هي مهارات إدارة الوقت؟
إدارة الوقت هي عملية تساعدك في وضع خطة تنظيمية لوقتك المتاح والتحكم به قدر المستطاع بحيث تنجز المهام المحددة من أجل العمل بكفاءة عالية.
يمكن للجميع تطوير هذه المهارات حيث أن إدارة الوقت مهمة ليست بالسهلة؛ فبدون إدارة قوية للوقت، يمكن أن يتأثر عملك ويومك بشكل كامل، ويمكن أن يؤدي فقدان السيطرة على وقتك وعدم التخطيط الجيد إلى:
- جودة عمل رديئة.
- عدم تسليم الأعمال بالوقت المحدد لها.
- زيادة الشعور بالضغط والتوتر.
- فقدان التوازن بين الحياة المهنية والشخصية.
- فقدان الثقة بكفاءتك المهنية.
ما هي أهمية مهارات إدارة الوقت؟
إن امتلاك مهارة إدارة الوقت بشكل ذكي سينعكس عليك بشكل إيجابي، ويمنحك طاقة إيجابية نتيجة قدرتك على تحقيق أهدافك والكثير من الفوائد الأخرى منها:
- تحسين الأداء.
- رفع الإنتاجية.
- تسليم العمل في الوقت المحدد نتيجة التخطيط الجيد.
- تقليل الإجهاد.
- تحسين فرص العمل.
- تعزيز الثقة.
كيف تحسن من مهارات إدارة وقتك بـ 10 طرق:
يقول أوتو فون بسمارك: "لدينا متسع من الوقت فقط عندما نعرف كيف نستخدمه"، إن حسن إدارة الوقت وامتلاك مهارات التخطيط بالإضافة إلى التنظيم وترتيب الأولويات وجدولة المهام اليومية والأسبوعية والشهرية، سيزيد أو لنكن أكثر دقةً سيضاعف فرصة إنجاز الكثير من المهام وأيضاً استغلال وإدارة الوقت بفعالية وبالشكل الأمثل.
فيما يلي 10 طرق لتحسين مهارات إدارة الوقت وتساعدك على استغلال الوقت وتنظيمه و كيفية القيام بالمهام بطريقة تسمح لك بتحقيق أهدافك:
1. تفويض المهام:
- لا تقبل تولي مهام أكثر مما تستطيع إنجازه وتجنب أن تهدر الوقت في أمور لا تجدي نفعاً.
- تعلم فن التفويض وإدارة مهامك بتقسيمها على الفريق كلٌ حسب مهاراته وقدراته، ذلك سيساعدك على إدارة الوقت بشكل فعال في مكان العمل.
- أشرك أفراد الفريق بإنجاز المهام ودعهم يشعرون بأنهم جزء لا يتجزأ من العمل. صدقني ستنتقل لهم عدوى إدارة وتنظيم الوقت وتمالك الضغوط .
2. تحديد الأولويات:
- اعتمد مصفوفة ايزنهاور في إدارة الوقت لديك، وذلك من خلال تقسيم مهامك إلى أربعة أقسام أساسية: (هام عاجل - هام غير عاجل - غير هام عاجل - غير هام غير عاجل).
- تعلم كيف وأين ومتى تستهلك طاقتك بالعمل، وما هي المهام التي تستحق الوقت.
- ضع جدول زمني لإنجاز المهام ضمن الوقت والموارد المتاحة.
3. استخدام الجداول:
- احمل معك دائماً دفتراً مقسماً لإدراج جميع المهام التي تتبادر إلى ذهنك، هذا سيساعدك تنظيم الوقت ضمن جدول محدد.
- تحقق كل يوم من اكتمال العناصر لتشعر بالإنجاز والتحفيز.
- قم بإعداد قائمة مهام بسيطة مجدولة في بداية كل يوم.
- تستطيع تصميم 3 جداول للمهام ( العمل - المنزل - الشخصية).
4. تحديد نقطة بداية ونقطة نهاية:
- حدد وقت مناسب لبدء كل مهمة، وفترة زمنية واقعية لإنهائها، لأن هذا دليل على إدارة وقتك بشكل جيد.
- استخدم الأوراق اللاصقة لكتابة مهامك وضعها أمامك في مكان عملك، ستساعدك هذه الخطوة على تنظيم عملك وعدم نسيان مواعيد الاجتماعات أو التفاصيل المهمة.
- كن مرناً بتحديد الوقت، إن مهارات إدارة الوقت مهمة لأنها تساعدك على جدولة مختلف أنشطة يومك وبذلك ستجني فوائد كبيرة وستتمكن من تحقيق الأهداف.
5. لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد:
- تغلب على التسويف، وتعلم مهارة ترتيب الأولويات.
- تعامل مع مشاعرك السلبية.
- لا تجلب ظروفك المنزلية إلى مكان عملك، وهنا يأتي دور مهارة الذكاء العاطفي.
6. التحكم بالإجهاد:
- تعلم تقنيات التنفس وتخفيف التوتر.
- قم بممارسة تمارين الإطالة لإراحة جسمك.
- اشرب قدر حاجتك من الماء، وتناول وجبات خفيفة خلال العمل.
- لا تقبل مهام أكثر من استطاعتك، وتعلم مهارة تنظيم المواعيد.
- استمع لموسيقى هادئة أو محفزة في مكان العمل.
7. إدارة المهام:
- قسم مهامك الكبيرة إلى مهام صغيرة قابلة للتحقيق.
- ركز على مهمة واحدة في وقت محدد.
- يمكن البدء بالمهام المسلية بالنسبة لك والسهلة لتحفزك على الإكمال.
8. استثمار فترات الصباح الباكرة:
- حاول الاستيقاظ قبل موعدك المعتاد بثلاثين دقيقة فقط، واستمتع بالنتيجة.
- قم بالعمل على المهام التي تحتاج للتركيز أكثر من غيرها خلال الفترة الصباحية.
- يمكنك كتابة مهامك قبل النوم، مما سيساعدك على البدء بالإنجاز فور استيقاظك، ولن تحتاج لإضاعة الوقت بتنظيم المهام.
جميع الناجحين في العالم يشتركون بصفة الاستيقاظ باكراً؛ فلتكن هذه المهارة ضمن خطتك في التدريب على عمليات وإجراءات العمل.
9. تنظيم فترات الاستراحة:
- خذ قسطاً من الراحة لمدة 10-15 دقيقة بعد كل ساعة ونصف من العمل، وبهذا الصدد ننصحك بحضور كورس إدارة الضغوط أو إحدى مساقات تخصص مهارات النجاح وتطوير الذات.
- يمكنك تحديد أوقات راحتك بشكل دقيق فيساعدك ذلك على التغلب على الملل وإنجاز مهمتك بشكل أفضل.
- اغتنم الاستراحة بالتحرك من المكان أو ممارسة المشي.
10. كن حازماً، وقل لا:
- تستطيع رفض المهام الإضافية بلطف وحزم.
- عبر عن شعورك بالثقل عند استلام مهام أكثر.
- تأكد من توفر الوقت قبل قبول المهام الإضافية.
خلاصة القول، تعد مهارات إدارة الوقت time management skills مهارة أساسية لضبط الإنتاجية في العمل بفاعلية وذلك على مستوى الفرد والمجتمع ككل، ولا بد هنا من تحليل قدراتنا الذاتية على استغلال الوقت وقدرتنا على إنجاز المهام دون المساس بالتوازن بين الحياة المهنية والشخصية.
ولا تنسى أن فن إدارة الوقت مهارة مهمة لك في أي زمان ومكان، وإذا تمكنت من إدارة الوقت بطريقة مثالية بالإضافة إلى تجنُّب مضيعات الوقت كقضاء وقتك في تصفح مواقع التواصل الاجتماعي، ستكون الملك في قصة أنت بطلها!
لمعلومات أكثر عن العمل وكيفية تحسين الأداء ورفع كفاءة وجودة إنجاز المهام، تستطيع حضور دورات تدريبية في الإنتاجية في دبي.
