أنواع المخاطر في ادارة المشاريع: التحليل والتعامل مع التحديات المحتملة
نُشِر في Mar 26, 2024 at 09:03 PM
المخاطر شيء وارد في أي مشروع مهما كان حجمه، كيفية التعامل معها هو ما يحدد مدى تأثيرها على النتائج النهائية، بالنسبة لمدراء المشاريع الذين لا يزالون في بداية طريقهم قد لا يعلموا من أين يبدأون وما هي أنواع المخاطر في إدارة المشاريع، (types of risks in project management) لذا نقدم لك مقالنا التالي الذي يقدم نظرة عامة حول أكثر أنواع المخاطر في إدارة المشاريع شيوعًا وطريقة التعامل معها، تابع معنا.
ماهي أهم أنواع المخاطر في إدارة المشاريع؟
التغلب على أي تهديدات أو مخاطر تواجه المشروع ضرورة ملحة لأي مدير مشروع لضمان نجاح أهداف المشروع وغاياته، تختلف المخاطر التي تواجهها المشروعات من مشروع لآخر طبعًا لطبيعة المشروع ونماذج دورة حياة المشروع، إلا أنّه في معظم المشاريع توجد عدد من المخاطر الشائعة التي يمكن تحديدها، وفق ما يلي:
- المخاطر التشغيلية:
مخاطر التشغيل هي مخاطر ناتجة عن الأنشطة والعمليات اليومية للمشروع نتيجة سوء التطبيق أو مشاكل خاصة بالمشتريات أو الإنتاج والتوزيع، توجد أربع مصادر رئيسية شائعة لهذه المخاطر وهي:
- الموظفين: بسبب قلة التدريب أو اليد العاملة أو الغيابات غير المتوقعة للموظفين.
- العمليات الداخلية: يمكن أن يسبب فشل تنفيذ بعض العمليات مخاطر.
- الأنظمة والبرمجيات: بسبب تعطل الأنظمة أو وقوع خرق لها وغيرها من الأمور ذات الصلة بأمور التكنولوجيا.
- الأحداث الخارجية: بسبب بعض التعطلات غير المتوقعة مثل انقطاع التيار أو المعايير واللوائح التنظيمية والقانونية.
- المخاطر الاستراتيجية:
تشمل هذه المخاطر مختلف التهديدات الناتجة عن الخطط الخاصة بالمشروع وكيفية التعامل معها وإدارة تأثيراتها، مثل خطأ في توقع متطلبات العملاء أو الفشل في مواكبة المشهد التنافسي أو الحاجة إلى إدخال تقنيات تكنولوجية لم تكن بالحسبان أو حدوث تغيرات عديدة فجائية في القيادات الإدارية والتنظيمية وغيرها.
- مخاطر التكلفة:
تركز هذه المخاطر على النفقات والتكاليف المالية للمشاريع ومحاولة عدم تجاوز المشروعات للميزانية المحددة المتاحة لأي سببٍ كان، قد تحدث هذه المخاطر كنتيجة للموازنات غير الفعالة أو الخطأ ﻓﻲ تقدير التكاليف أو الحاجة إلى التوسعة أو ﺍﻟﻜﻠﻔﺔ الناتجة عن تنقل أعضاء الفريق باستمرار، للمخاطر المالية دور مؤثر على بقية المخاطر مثل مخاطر الجدولة والأداء.
- مخاطر السوق:
يتعلق هذا النوع بأخطار السوق بعدة عوامل مثل أسعار الصرف وتسعير المنتجات وأسعار الفائدة وما إلى ذلك، ويعتبر أحد أصعب الأنواع تخفيفًا للآثار، العوامل السابقة قابلة للتغير في أي لحظة، وذلك ما يجعل عملية التنبؤ بها صعبة للغاية.
- مخاطر الجدولة:
تعبر هذه المخاطر عن الفشل في الوفاء بالجداول الزمنية الموضوعة مما يسبب مشاكل مع الموردين والعملاء على حد سواء، والذي يحدث غالبًا بسبب استغراق بعض المهام أو الأنشطة وقتًا أطول من المحدد لها عند دراسة المشروع ويمكن أن تتطلب أيضّا موارد إضافية لتصحيحها.
- مخاطر الأداء:
تُنسب مخاطر الأداء إلى كامل فريق العمل وليس لفرد منه فقط، وهي التي تعبر عن احتمالية فشل المشروع بتحقيق الأهداف المرجوة منه، والتي قد ينتج عنها مخاطر أخرى مثل التكلفة والجدولة، من الممكن أن تظهر هذه المخاطر في المشاريع الناجحة أيضًا، إذ يمكن أن يتم تسليم المشروع لجميع تعاملاته لكنه يفشل في الوصول إلى أهدافه، وبالتالي من الضروري مراقبة هذه المخاطر بكل جدية وحزم.
- مخاطر الحوكمة:
تعتبر هذه المخاطر سهلة الإدارة والتحكم، فهي مرتبطة بشكل مباشر بأداء المسؤولين التنفيذيين ومجلس الإدارة ضمن المنظمات، أي يمكن من خلال إشراكهم بالتخطيط الاستراتيجي باستمرار للتخفيف من حدة هذه المخاطر وأثرها.
- المخاطر القانونية:
تتعلق هذه المخاطر بأي التزامات قانونية أو تعاقدية أو تنظيمية والتي تنتج عن القوانين واللوائح الحكومية ومعايير الصناعة والمنافسة الشريفة، علاوةً على ذلك يمكن أن تنشأ من قبل المستخدمين النهائيين والعملاء.
- المخاطر الخارجية:
تندمج هذه المخاطر في بعض الأحيان مع مخاطر التشغيل، وهي تشمل أي خطر ناتج عن أحداث خارجية على سبيل المثال الكوارث الطبيعية والمستجدات الصحية والأنشطة الإجرامية والإرهابية وحتى نقص العمالة الناتج عن الاضطرابات العمالية والمدنية.
- مخاطر التأجيل:
يتعرض بعض مديري المشاريع لخطر تأجيل استكمال مشاريعهم بأكملها، وقد تحدث تلك العملية كردة فعل لحدوث أي نوع من المخاطر السابقة، إلا أنّها عادةً ما تكون بسبب تجاوز الوقت المحدد لإكمال المشروع الأمر الذي يجعل عملية استكماله فيما بعد شيئًا مستحيلًا.
ما هي الأدوات المساعدة في تحديد المخاطر المحتملة؟
بعض المخاطر سهلة التحديد لكن بعضها الآخر صعب التنبؤ، لذا من الضروري التعرف على أبرز الأدوات التي من شأنها المساعدة في معرفة وتحديد التحديات والمخاطر التي تواجه الأعمال لتبسيطها وتنظيمها وتخفيف حدتها، مثل:
- سجل المخاطر:
يجب أن يحتوي هذا السجل على كافة المخاطر والتهديدات المحتملة لمشروعك، لذا ناقش مع أعضاء فريقك وأصحاب المصلحة كل جوانب المشروع وقم بتسجيل كل احتمال خطر مع وصف دقيق له بأكبر عدد من الكلمات بما يشمل مدى تأثيره واحتمالية حدوثه ووضع أي حلول ممكنة.
- مصفوفة تقييم المخاطر:
إن كنت لا تعلم كيفية وصف الخطر المحتمل لإدارة أثره استخدم هذه الطريقة التي يتم فيها عادةً إنشاء مصفوفة مربعة 3×3 أو 4×4 أو 5×5 لتحديد المخاطر المستقلة وتصنيفها، تساعد المصفوفة في تحديد احتمالية حصول الخطر وحجم أثر ذلك الخطر على المشروع بمجرد تطبيقها عليه، هذا بدوره يساعد الفريق في تحديد الأولوية في التعامل مع المخاطر.
- تحليل SWOT:
مفهوم SWOT يعرف بأنه اختصار لنقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات، تكمن أهمية استخدام هذه الأداة التحليلية في دورها المساعد في التعرف على مزايا وعيوب المشاريع، إضافةً إلى دورها في مساعدة أصحاب القرار في صناعة قراراتهم، طورت هذه الأداة في ستينيات وسبعينيات القرن الماضي من قبل ألبرت همفري وهي تطبق عادةً على الشركات التجارية والهياكل التنظيمية.
- تحليل مونت كارلو:
يعمل تحليل مونت كارلو على التنبؤ بالعمليات المعقدة من خلال إجراء عمليات محاكاة مختلفة لأكثر من حدث أو ظرف مؤكد وتحليل نتائجها، هدف التحليل توضيح الالتباسات والشكوك وتطوير رؤى استراتيجية قابلة للتنفيذ في المؤسسة.
- تقنية دلفي:
ظهرت تقنية دلفي للمرة الأولى في ستينيات القرن الماضي، وهي تعتمد على رأي أهل الخبرة في عملية اتخاذ القرار، وهي تستخدم باستمرار في الكثير من المهن والصناعات والتخصصات.
ما هي أفضل الطرق لمعالجة وتجنب المخاطر؟
يمكن للاستراتيجيات والنصائح التالية المساعدة في حماية مشروعك والابتعاد عن خطر الوقوع في مخاطر كبيرة تؤدي إلى نتائج وخيمة، ومنها:
- العمل على تصنيف وتقييم كافة التهديدات والمخاطر المحتملة للمشروع في المراحل المبكرة، وحتى قبل البدء، باستخدام سجل المخاطر.
- الاستعانة ببرامج إدارة المشاريع لتبسيط المهام وإدارة العمليات والتخطيط بدقة لكل مرحلة.
- الحصول على تدريب مهني من مركز معتمد وكفؤ للمساعدة في فهم كافة العوامل المتعلقة بإدارة المشاريع بما فيها المخاطر، انظر إلى دورات ادارة مشاريع في دبي.
- تعريف أولوية اﻟﻣﺧﺎطر عن طريق تصنيف الأخطار الأكثر شدةً وإلحاحًا ومحاولة معالجتها أولًا، وتوفير الموارد اللازمة لذلك.
- ربط احتمالية كل خطر بتأثيره ومعرفة شدة العواقب التي قد تنتج عنه في حال حدوثه.
- وضع خطة طوارئ للخطر تحتوي خطوات الاستجابة الواجب اتخاذها عند وقوعه خطوة بخطوة بهدف التخفيف من تأثيره، ومراجعة هذه الخطة بانتظام وتحديثها لضمان المحافظة على خطط واستراتيجيات فعالة قادرة على تفادي هذه المخاطر فعليًا وضمان الصحة والسلامة.
ختامًا،
تحديد جميع أنواع المخاطر في إدارة المشاريع بدقة وبشكل صحيح منذ لحظة انطلاق المشروع له دور أساسي في تطوير الإجراءات والطرق المناسبة لإدارتها وتحليلها والحد منها فيما بعد، لذا كن دقيقًا في دراسة الجوانب المختلفة لمشروعك قبل الانطلاق لضمان الوصول إلى غايته.
