7 خطوات يحتاجها الجميع لإتقان عملية إغلاق المشروع
نُشِر في Mar 03, 2023 at 11:03 PM
غالباً ما تتركز جهود العديد من القادة والمديرين نحو التخطيط لافتتاح المشاريع وإدارتها، مُتناسين مرحلة إغلاق المشروع، وهذا ما يؤدي إلى حدوث الكثير من المشكلات عند الانتهاء من تنفيذ هذه المشاريع.
في وقت سابق، كان مفهوم إغلاق المشروع يشير إلى عملية إنهاء واختتام المشاريع فقط، أما الآن فهو يتضمن العديد من المهام والخطوات التي من شأنها حل المشكلات الحالية، وتسليم كامل المشروع للعميل.
يحتوي هذا المقال على الأنشطة والخطوات الأكثر شيوعا والواجب تنفيذها عند إغلاق أي مشروع.
ما هي خطوات إغلاق المشروع (Project Closure)؟
يعتبر إغلاق المشروع المرحلة الأخيرة في عملية إدارة المشاريع، ويتكون من عدة مراحل مثله مثل أي طريق تريد أن تسلكه، إليك نموذج فعال لهذه الخطوات:
1- تسليم المشروع للعميل:
يمثل تسليم المشروع إلى العميل الخطوة الأولى من خطوات إغلاق المشاريع، حيث يصبح العميل هو المالك الرسمي للمشروع (يصبح مالكاً لكافة مخرجات المشروع وليس للمفاتيح الرئيسية فقط).
يتضمن تسليم المشروع أيضاً إعداد تدريب معين للعملاء على كافة مميزات المشروع، وكيفية تشغيله، والإجابة على مختلف أسئلتهم ومشكلاتهم، وفي النهاية الحصول على تأكيد أو وثيقة رسمية من العميل بتسليم جميع مستلزمات المشروع، وضمان عملها بالشكل الصحيح.
2- إنهاء جميع الوثائق والعقود المُبرمة:
قبل إغلاق المشاريع، سينتج بكل تأكيد كماً هائلاً من الوثائق والمستندات (الورقية أو الإلكترونية) الخاصة بهذه المشاريع، فعندما يتم تسليم مشروع ما للعملاء، والحصول على التأكيد الرسمي منهم، ينبغي البدء في العمل لإغلاق كافة السجلات والتقارير والفواتير المعلقة والضرائب وما إلى ذلك.
تمثل هذه العقود ميثاق وإثبات قانوني على أنَّ مشروعك قد تمّ استكماله بشكل كامل، ومع مختلف الأطراف سواء شركاء أو عملاء.
3- التحقق من رضا العملاء:
عند الانتهاء من تسليم مشروع معين، من الضروري جداً سؤال العميل عن رأيه تجاه المشروع الذي استلمه، ومدى رضا العملاء عن النتائج الفعلية التي حققها المشروع مقارنةً بالنتائج المتوقعة.
إذ من المفيد تحويل العملاء من مجرد زبائن إلى مناصرين لعلامتك التجارية، قد تساعدك إدارة وإجراء استبيانات قصيرة للحصول على معلومات منهم.
ويجب أن تتضمن هذه الاستبيانات العديد من الأسئلة المؤثرة على سير مشاريعك في المستقبل، مثل هل نتائج المشروع كانت مناسبة لتطلعاتهم؟ هل تم الالتزام بالوقت المحدد للتسليم؟ هل المشروع سهل التنفيذ والعمل؟ ولا تنسَ أن تترك مكاناً معيناً للتعليقات.
4- تحرير موارد المشروع:
يتمُّ في هذه المرحلة الإفراج عن كل الموارد الداخلية والخارجية المستخدمة في خدمة المشروع من قِبل الإدارة، مثل أعضاء الفريق والشركاء، حيث يتم إخبارهم بانتهاء المشروع، ثم دفع كل المستحقات المالية، والتجهز لمشروعات أخرى.
ينصح الخبراء بدفع المستحقات المالية بشكل سريع، لأن هذا الأمر يوفر لك فريق عمل منضبط وغير متحير، خاصة في أوقات الحاجة، كما يتيح لك القدرة على إدارة ميزانية المشروع بشكل فاعل.
قد يكون التعامل مع الموارد الخارجية أسهل من التعامل مع الموارد الداخلية، لأنَّ معظم الموارد الخارجية عبارة عن عقود مؤقتة في العمل، بينما العقود الداخلية معظمها أشخاص موظفون بعقود طويلة تحتوي على العديد من الشروط المعقدة.
5- مراجعة نجاحات وإخفاقات المشروع والاستفادة منها:
تعتبر هذه المرحلة من أهم المراحل بعملية إغلاق المشروع وأكثرها فائدةً، حيثُ تشمل مراجعة كل مكامن الفشل والتحديات، والاستفادة منها لتحسين المشروعات المستقبلية.
يتم أيضاً ضمن مرحلة المراجعة توفير تقارير تفصيلية عن كيفية تخصيص كافة الموارد للمشروع (الموظفون، المال، الوقت،وغيرها وذلك لمعرفة مصادر الهدر في المشروع ومعالجتها في المستقبل، وبالتالي تحقيق زيادة في الربح.
يمكنك طرح بعض الأسئلة على الموظفين الذين ساهموا في إنجاز المشروع، وتضمين الأجوبة في تقرير خاص بك، يمكن أن هذه الأسئلة مثل:
- ما هي الصعوبات والحواجز التي عانى منها الفريق؟
- ما هي الإنجازات في المشروع؟ وما الذي فشل؟
- هل كان تواصل الفريق جيد وفعال؟
- ما هو أكثر شيء ساهم في نجاح المشروع؟
- هل كان التخطيط جيداً لإغلاق المشروع بالوقت المناسب؟
- إلى أي مدى وافق المشروع متطلبات العميل؟
- والسؤال الأهم، كيف يمكن تحسين العمل في المستقبل؟
في ختام هذه العملية، يجب الانتباه إلى أنَّ تحديد الإخفاقات التنظيمة لا يعني إلقاء اللوم على أحد الموظفين، بل على العكس تماماً؛ تكون هذه المرحلة فرصة كبيرة لكي يتم تعليم الموظفين من الأخطاء، وتحسينهم حتى يتم إنجاز المشروعات في المستقبل بالشكل الأفضل، وعدم تكرار الأخطاء نفسها.
6- أرشفة كافة بيانات المشروع:
لا تنتهي مراحل إغلاق المشروع بمجرد تسليمه إلى العميل وتحرير الموارد، بل هناك مرحلة مهمة جداً تغيب عن ذهن الكثير من قادة الفرق، وهي أرشفة جميع المعلومات والبيانات المتعلقة بالمشروع والاحتفاظ بها.
لكن لماذا ينبغي أن أحتفظ بوثائق المشروع على الرغم أنه انتهى؟! يكمن الهدف من هذه المرحلة فيما يلي:
- القيام بـ التغذية الراجعة لتجنب الأخطاء التنظيمية، وصياغة تخطيط أفضل للمستقبل.
- قد تحتاجه عندما تحدث أي مشكلة في المستقبل، تخص أحد المشاركين في المشروع (العملاء، الشركاء، أو الموظفون).
- قد يحتاج أي موظف في أي وقت إلى العودة للأرشيف، وذلك لمعرفة كيفية حل المشكلات الحالية، والتي تمّ حلها أو حل مشكلات مشابهة لها في مشاريع سابقة.
- من الممكن أن يتم البحث عن هذه الوثائق من قِبل مدير الفريق القانوني ضمن شركتك، في حال واجه مشكلات قانونية مع أي قرار أو قانون في بلد الشركة.
يجب بدء فهرسة الفواتير، العقود، المستندات، أي ملاحظة مفيدة، وكل ما يخص المشروع بشكل مبكر ضمن ما يُسمى أرشيف المشاريع في الشركات، بحيث يمكنك العودة إليه مستقبلاً واستخراج أي معلومات بسهولة.
7- لا تنسَ الاحتفال:
عند نهاية دورة حياة مشروع ما، أي عندما يصبح المشروع مكتمل، تستحق أنت وفريقك الاستراحة والاحتفال بعد الجهد والعمل الذي بذلتموه في إنجاز المشروع.
يعتبر تمويل الاحتفالات بطريقة رسمية وبالكامل، وسيلة ناجحة لإظهار تقديرك للفريق بعد مرحلة الإغلاق، بالإضافة إلى أنَّ الاحتفالات تساعد في إزالة الضغوط ورفع المعنويات لدى موظفيك من أجل العمليات والمشروعات المستقبلية.
وختاماً، تبقى إدارة عمليات إغلاق المشروع ذات أهمية قصوى في مختلف المشروعات، مهما كان نوعها أو حجمها، وينبغي على الجميع التأكد أن الخطوات السابقة هي المراحل الرئيسية فقط ضمن عملية الغلق، ويمكن أن يساعدك تدريب إدارة المشاريع أونلاين في إغلاق المشروع -أي مشروع- بنجاح وبطريقة سليمة وأكثر ثقةً.
