شجرة الحسابات: كيف يمكن أن تفيد في تحسين الأعمال
نُشِر في Oct 16, 2023 at 10:10 PM
شجرة الحسابات هي حجر الأساس لأي نظام محاسبة مهما كانت الطريقة التي يطبق بها ذلك النظام أو درجة تعقيده.
نقدم في الدليل التالي تعريف بشجرة الحسابات، وما هي أهم المستويات التي تُقسم إليها وكيف نصممها، تابع معنا.
ماذا تعني شجرة الحسابات (Accounts Tree)؟
شجرة الحسابات، أو كما يسميها البعض مخطط الحسابات، هي عبارة عن مصطلح محاسبي يشير إلى دليل أو بيان مالي لشركة تُكتب بها جميع الحسابات الهامة التي تخص الشركة أو تتعامل معها بمختلف أنواعها، يُطلق عليها اسم شجرة الحسابات لأنها تُقسم إلى حسابات رئيسية يتفرع منها حسابات فرعية وترسم على شكل شجرة.
تعتبر شجرة الحسابات اللبنة الأساسية للنظام المحاسبي، تعتمد على تحديد الحسابات الرئيسية ومن ثمّ تقسيم هذا الحساب الرئيسي إلى فروع، بداية مع الإيرادات التي تحتوي كل من الأصول وبيان الدخل، ومن ثمّ المصاريف التي تحتوي جميع البنود التي يتم فيها صرف أموال الشركة، وهكذا لجميع أنواع الحسابات الأخرى.
تُعد شجرة الحسابات لتسهيل عمل المحاسب المالي من خلال تبسيط الوصول إلى أي معلومة محاسبية أو بيان يبحث عنه بسلاسة وسرعة، بالتالي تعظيم الكفاءة وزيادة الإنتاجية.
يتم بعد تقسيم وتفصيل الحسابات ترميزها برمز أو رقم محدد خاص بكل منها، هنا لا يوجد أي قواعد للترميز، لكن غالبًا ما يرمّز الفرع الأول من الشجرة والذي هو في الغالب الأصول بالرمز (1) والفرع الثاني الذي هو الالتزامات أو الخصوم بالرمز (2)، بينما تحمل البنود الفرعية داخل كل فرع أساسي الترميز (#1)، مثلًا الأصول الثابتة تتبع للفرع الأول فترمز بـ (11)، وهكذا، سيتم الشرح أكثر فيما بعد تابع القراءة.
ما هي المستويات التي تشكل هيكل شجرة الحسابات؟
تتمثل شجرة الحسابات بمجموعة من المستويات الرئيسية والمستويات الفرعية وفق الآتي:
- المستوى الأول:
يحتوي هذا المستوى الحسابات الرئيسية مثل الأصول والخصوم وحقوق الملكية أو المساهمين والمصروفات والإيرادات، وهو مستوى أساسي يجب أن يكون موجود في أي شجرة.
- المستوى الثاني:
يحتوي هذا المستوى على فروع كل بند من البنود الخمسة التي يضمها المستوى الأول، والتي تنقسم إلى عدد من الفروع الأخرى، وهذا يعني أنّ الأصول تقسم إلى أصول متداولة وغير متداولة، وكذلك الخصوم تقسم إلى خصوم متداولة وغير متداولة.
بينما تقسم حقوق المساهمين إلى رأس المال والأرباح المحتجزة والاحتياطات، أمّا المصروفات تقسم إلى مصاريف التسويق والبيع والمصاريف الإدارية، بالنسبة للإيرادات تقسم إلى إيرادات البيع ومختلف الإيرادات الأخرى للشركة.
- المستوى الثالث:
يتم تقسيم مستويات المستوى الثاني إلى فروع وبنود أدق، وفق الآتي:
- الأصول المتداولة تُقسم إلى جميع أنواع الأصول النقدية (قائمة التدفقات النقدية) والمخزون والعملاء والأرصدة الائتمانية والاعتمادات.
- الأصول غير المتداولة تُقسم إلى الأصول الثابتة (طويلة الأجل) والأصول غير الملموسة والاستثمارات.
- الخصوم المتداولة تُقسم إلى القروض قصيرة الأجل والقروض والمخصصات وغيرها من الاعتمادات.
- الخصوم غير المتداولة تُقسم إلى القروض والمخصصات طويلة الأجل والخصوم الضريبية المؤجلة.
- رأس المال من حقوق المساهمين يُقسم إلى رأس المال المدفوع.
- الاحتياطات من حقوق المساهمين تُقسم إلى الاحتياطات القانونية والعامة وغيرها من الاحتياطات.
- المصاريف الإدارية تضم أي مصاريف إدارية من رواتب الموظفين وإيجارات والمواصلات والبوفيه وغيرها.
- المصاريف البيعية هي أي مصاريف تسويقية من عمولات ورواتب وإيجارات معارض تسويقية ومواصلات وغيرها.
- المصاريف التشغيلية تحتوي أي مصاريف متعلقة بالتشغيل والإنتاج ورواتب العمال وثمن الزيوت والوقود والكهرباء وغيرها من المواد اللازمة لسير العمل.
- الإيرادات الرئيسية هي إيرادات البيع تُقسم إلى كافة أنواع المبيعات سواء النقدية أو الآجلة.
- الإيرادات المتنوعة تشمل إيرادات الهوالك والخردة وإيرادات النقل وغيرها.
بالنسبة للنفقات والمصروفات الفرعية التي قد تكون متشابكة نوعًا ما، فهي ترمز وتصنف بناءً على مكان صرفها، على سبيل المثال إن كانت مصاريف في المصنع فهي مصاريف تشغيلية بينما إن كانت مصاريف على البيع والتسويق فهي مصاريف مبيعات، أو في حال كانت مصاريف إيجار مكتب فهي مصروف إداري بينما إن كانت إيجار معرض فهي مصاريف تسويق.
- المستوى الرابع:
كل بند فرعي من المستوى الثالث يعد بند رئيسي وينقسم بدوره إلى مجموعة من البنود الفرعية، على سبيل المثال تُقسم الأصول الثابتة إلى مبانٍ وسيارات وآلات، والأصول غير الملموسة إلى حقوق الملكية وبراءات الاختراع، بينما تنقسم الاستثمارات إلى الاستثمار في شركات شقيقة والاستثمار في شركات تابعة والاستثمارات المتاحة للبيع.
بالنسبة للعملاء ينقسمون إلى عملاء محليين وخارجيين أو عملاء بيع بالتجزئة أو بالجملة، وكذلك الموردين ينقسمون إلى موردين محليين وآخرون خارجيين، المخزون يُقسم إلى مستودعات المواد الخام ومستودعات التعبئة ومستودعات المنتجات الجاهزة، وهكذا بالنسبة لكل فرع من الفروع الواردة في المستوى الثالث.
يوجد مستوى خامس يتم فيه تحليل بعض البنود الفرعية في المستوى الرابع.
كيفية إنشاء نموذج شجرة حسابات كامل؟
بغض النظر عن طبيعة عمل الشركة سواء أكانت شركة تجارية أو صناعية أو خدمية، إعداد شجرة حسابات كاملة وصحيحة يتطلب معرفة تصنيف الحسابات الرئيسية والفرعية وكيفية ترميز تلك الحسابات بطريقة صحيحة بحيث يتم إدخال كل بند ضمن الحساب المختص به بدقة وعناية ليصبح سهل الفهم.
الخطوة الأولى من خطوات بناء الشجرة هي ترميز المستويات الأولى من الحسابات، غالبًا ما تُرمّز وفق الآتي: الأصول (1)، الخصوم (2)، حقوق المساهمين (3)، الإيرادات (4)، المصاريف (5).
الآن يجب ترميز الفروع في المستوى الثاني والفروع التي تحتها، نبدأ بالأصول تأخذ الأصول الثابتة الترميز (110) وكل حساب متفرع منها، أي كل أصل ثابت منها، يرمز من الرقم (111) إلى (119)، مثل عدد الآلات الموجودة تأخذ (113)، بعد ذلك يتم إنشاء حساب فرعي لكل آلة من الآلات تحتها، مثل الآلة ذات الرقم (11301) والآلة ذات الرقم (11302) وهكذا.
بالنسبة للأصول المتداولة تُعطى الرقم (120) وكل فرع منها يأخذ من الرقم (121) وحتى (129)، أي المخزون مثلًا أخذ الرقم (121) ويُدرج تحته حساب لكل مخزون، مثل مستودع المواد الخام يأخذ الرقم (12101) ومخزون المنتجات النهائية يأخذ الرقم (12102) وهكذا.
بالعودة إلى الحسابات الرئيسية في المستوى الأول، ننتقل إلى الخصوم التي أعطيت الرقم (2) يندرج تحتها الخصوم المتداولة بالرقم (210) وكل حساب فرعي منها يأخذ من الرقم (211) وحتى (219)، مثل الموردين (213) ويندرج تحتها كل من الموردين المحليين (2131) والموردين الخارجيين (2132)، وكل مورد خارجي يأخذ رقم لوحده (213201) وما إلى ذلك.
بعد الخصوم المتداولة ننتقل إلى الخصوم طويلة الأجل التي تأخذ الرقم (220) وكل حساب فرعي منها يندرج تحت الأرقام من (221) إلى (229)، مثل القروض تندرج تحت الرقم (225) وكل قرض فرعي منها يندرج وفق الترميز (22501).
حقوق المساهمين أعطيت الرقم (3)، يأخذ رأس المال الرقم (310) وكل حساب فرعي منه يندرج من (311) إلى (319)، الاحتياطات تأخذ (320) ونفس الشيء بالنسبة لحساباتها الفرعية من (320) إلى (330)، وكذلك الأمر بالنسبة للإيرادات والمصاريف.
ختامًا،
هذه كانت نظرة سريعة حول شجرة الحسابات وأهميتها في دعم أي نظام محاسبي، للمزيد من الخبرة المالية يمكنك اتباع تدريب إعداد التقرير السنوي أونلاين لتقوية خبرتك في مجال المحاسبة.
