كيفية إنشاء عملية تخطيط التعاقب الوظيفي لعملك
نُشِر في May 19, 2023 at 09:05 PM
لا يقتصر تخطيط التعاقب الوظيفي على إيجاد بدائل لك فحسب، بل يتعلق أيضًا بضمان تزويد موظفيك بالمهارات والسمات اللازمة لمواصلة تنمية أعمالك
عندما يتم القيام به بشكل صحيح، يساعدك تخطيط التعاقب على ضمان أن غياب الموظفين لا يعقبه إغلاق العمليات أو بيع شركتك، كما أنه يمنح المشترين المحتملين الثقة في قدرتهم على تولي الأعمال دون أي مخاطرة
لكن كيف يحدث ذلك؟ ما نوع الخطوات التي يجب عليك اتخاذها؟
في هذه المقالة ، سنجيب عن هذه الأسئلة والمزيد حول تخطيط التعاقب الوظيفي وكيفية تنفيذه في خطة التطوير الخاصة بك
ماهو مفهوم تخطيط التعاقب الوظيفي ؟
تخطيط التعاقب الوظيفي هو عملية تحديد وتوظيف وتدريب الأفراد لملء الأدوار في عملك عندما لا تكون قادرًا على القيام بذلك، فهو يتضمن الكثير من تخطيط وإدارة القوى العاملة ويركز على توفير الموارد المناسبة لقادة المستقبل ليكون لديك نقل سلس للمسؤوليات مع الاستمرار في تلبية التوقعات.
خطة التعاقب الوظيفي هي دليل مكتوب يتكون من الخطوات التي ستتخذها عندما لا يكون في وسعك أداء وظائف معينة داخل شركتك. فإنه يحدد من سيتولى كل دور في حالة غياب السلطة والمدة التي سيستغرقها هذا الأمر ليكونوا مستعدين لهذه المسؤولية، يجب أن تشمل العملية على ما يلي:
- من أين سيأتي القادة الجدد (الترقيات الداخلية أو التعيينات الخارجية)؟
- ما المهارات التي يحتاجونها للنجاح في أدوارهم الجديدة؟
- ما المدة التي يستغرقها اكتساب هذه المهارات؟
- عملية تقييم قدراتهم قبل تولي المنصب
كيف تضع خطة التعاقب الوظيفي لعملك؟
من المهم أن تبدأ في إنشاء خطط التعاقب الوظيفي بشكل متقن قبل أن يصبح الخروج وشيكًا و ذلك سيكون قبل وقت كافي بحيث يمكنك اختيار الشخص المناسب للوظيفة وإعطائه الوقت للتعلم في الوظيفة. إليك كيفية إنشاء خطة تعاقب لعملك:
- تحديد القادة الرئيسيين:
تتمثل الخطوة الأولى في إنشاء خطة التعاقب الوظيفي بطريقة فعالة في اختيار الشخص المؤهل ليحل محلك في حال لم تكن موجودا أو متاحا للتواصل.
قد يشمل ذلك الموظفين الذين هم بالفعل في الإدارة التنفيذية أو المناصب القيادية أو أولئك الذين يعانون من ضعف الأداء ولكن لديهم القدرة على النمو في تلك الأدوار إذا أعطيتهم مزيدًا من المسؤولية.
إن إعداد هؤلاء الأشخاص للتعاقب الوظيفي والاستثمار في مواهبهم للقيادة يمكن أن يساعد الشركات على الانتقال المنهجي السلس وضمان استمرارية العمل الجيد حتى بعد التقاعد.
- حدد أدوارهم:
بمجرد تحديد جميع المرشحين المحتملين، من المهم تحديد ما يمكن لكل شخص القيام به داخل الشركة وما يحتاجون منك لتحقيق النجاح. بعبارة أخرى:
- ما هو نوع التدريب أو التحضير الذي يحتاجونه؟
- ما الذي يحتاجونه من الموظفين الآخرين؟
- هل هناك مهارات يحتاجون إليها لتطوير مثل التفكير الاستراتيجي أو العمل الجماعي؟
- ما هي السمات الهامة التي يجب أن يتمتع بها المرشحون؟
- تحديد المسؤوليات:
بمجرد تحديد دور كل شخص في الشركة، قم بتعيين مسؤوليات محددة له حتى يعرف بالضبط ما يفترض أن يقوم به كل يوم في العمل، وهذا سيساعدهم على تطوير مهاراتهم وإعدادهم لتولي الأدوار القيادية داخل الشركة.
ومن احدى النقاط المهمة التي تتناولها دورات تدريبية في الموارد البشرية في لندن، أن تتذكر أنه لا يتوجب عليك الإدارة الدقيقة لكل قرار يتم اتخاذه - بل يعني أنك بحاجة إلى تزويد موظفيك بالإرشادات حتى يتمكنوا من تعلم كيفية اتخاذ قرارات جيدة بأنفسهم.
- قم بإنشاء مخطط لمستقبل الشركة:
عندما تبدأ في تفويض المسؤوليات لموظفيك، فكر في كيفية دمج مهاراتهم وخبراتهم لمساعدة الشركة على النمو، تسمى هذه "العلامات الحمراء" لأنها تظهر أن عملك يحتاج إلى تغيير استراتيجيته من أجل النجاح.
- ضع جدول عمل:
بمجرد أن تبدأ في تطوير جميع أجزاء خطة التعاقب الوظيفي، قم بإنشاء جدول وكتابة خطة عمل تحدد متى يجب أن يكون كل موظف في المؤسسة في العمل وما سيفعله عندما يكون هناك.
سيساعد ذلك في الحفاظ على تنظيم الأشياء، ومنع إرهاق أي شخص في الشركة والتأكد من أن الجميع يعرف ما يجب عليهم فعله كل يوم في العمل.
- قم بقياس نجاحك:
من المهم معرفة كيفية قياس نجاحك ومؤشرات الأداء الرئيسية التي تحتاج إلى وضعها، هذا لأنه عندما تبدأ في قياس نجاحك، ستتمكن من معرفة مدى فعالية خطة التعاقب الوظيفي في حل أي مشكلات تنشأ في شركتك.
سيساعدك هذا أيضًا على تحديد ما إذا كانت الاستراتيجية بحاجة إلى تغيير على الإطلاق أم لا، إذا لم تكن لديك أي مشاكل مع معدل دوران الموظفين، فمن المحتمل أن تقول إن كل شيء يعمل بشكل جيد وليست هناك حاجة للتغيير.
لماذا يعتبر تخطيط التعاقب الوظيفي مهم لعملك؟
تعد القدرة على توقع المستقبل والتخطيط له أمرًا ضروريًا لرواد الأعمال ، الذين يجب أن يكونوا مستعدين لمجموعة متنوعة من السيناريوهات.
يعد الاستعداد للوفاة أو الإعاقة غير المتوقعة لموظف رئيسي أحد أهم الأشياء التي يمكنك القيام بها كرائد أعمال - ولكنه أيضًا أحد الأشياء التي تهملها العديد من الشركات الصغيرة الى حين فوات الأوان.
أفضل طريقة لتجنب هذا المأزق هو إنشاء خطة تعاقب وظيفي شاملة، سيساعدك هذا المستند في تحديد المرشحين المناسبين وإعدادهم مسبقًا حتى يتمكنوا من القيام بأدوارهم الجديدة بأقل قدر من التعطيل الذي يمكن أن يحدث.
وإذا حدث شيء ما منعهم من تولي زمام الأمور، فإن ما سيمنحك راحة البال هو العلم بأن شخصًا آخر مستعدًا للتقدم وتولي المسؤولية عند الحاجة وخلال وقت قصير.
ختامًا
تضمن خطة التعاقب الوظيفي نجاح عملية الانتقال الخاصة بك ، كما أنها توفر نهجًا ممتازًا للمديرين التنفيذيين والمديرين الإداريين لتقييم أداء مؤسساتهم وممارسة أفضل التقنيات لبناء فرق قوية وتحقيق هدف شركتهم.
