تحليل العمل: الخطوة الأولى نحو تحسين الأداء التنظيمي

نُشِر في Apr 29, 2024 at 09:04 PM

وصف كامل التفاصيل التي يتطلبها أي منصب وظيفي، انطلاقًا من الواجبات والمهام إلى التعويضات والأجور وانتهاءً ببيئة العمل، هذا هو أساس عمل تحليل العمل، يتضمن الدليل التالي تعريف بمفهوم تحليل العمل ويعلل سبب أهمية هذا التحليل للأعمال، ويشرح أكثر طرق التحليل شيوعًا في أماكن العمل المختلفة، لذا تابع معنا إن كنت ترغب في تعزيز الأداء التنظيمي لشركتك.  

ما معنى مفهوم تحليل العمل في بيئات العمل الحديثة؟ 

يعرف مصطلح تحليل العمل (Job Analysis) على أنّه استراتيجية تشغيلية تُستخدم لتحليل وفهم المتطلبات الرئيسية والهامة للمناصب الوظيفية باختلاف أشكالها وكيفية الاستفادة من ذلك في وضع وتوصيف الصفات والمهارات الواجب توافرها في القوى البشرية المتقدمة أو الشاغلة لتلك المناصب لضمان الأداء السليم ضمن الشركات.

باختصار، مفهوم تحليل ﺍﻟﻌﻤﻞ عبارة عن نهج إداري يساعد في جمع وتحليل مختلف جوانب أي وظيفة في محاولة لتطوير فن اكتساب المواهب واستقطاب الأفضل، تشمل المعلومات المجمعة خلال الدراسة توصيف كل من الواجبات والمسؤوليات اليومية والمهارات الناعمة والصعبة التي تحتاجها ودرجة التعليم والمؤهلات الدراسية والحياتية والبدنية ومعايير الأداء وغيرها من الأمور المتعلقة بذلك.

تعد عملية تحليل العمل خطوة في غاية الأهمية قبل التوظيف، إذ لا يمكن التقليل من أهميتها من قبل أصحاب الأعمال لما توفره من نظرة عامة على أبرز احتياجات الأدوار الوظيفية للتأكد من صحة قرارات التوظيف، كون التعيين الخاطئ للموظفين قد يوصل إلى فشل عام بسبب ارتفاع معدل دورانهم وانخفاض مستوى مشاركتهم.

يساعد تحليل ﺍﻟﻌﻤﻞ كثيرًا في إدارة معظم عمليات التوظيف واتخاذ القرارات المتعلقة بالموظفين داخل الشركات، فهو أداة رائعة تساعد في كتابة ودراسة وتوصيف بطاقات الوصف وصياغة إعلانات الوظائف وتوظيف موظفين جدد وإعداد خطط تطوير وتدريب الموظفين وإدارة المراجعات ووضع الأجور والتعويضات المناسبة للوظيفة وغيرها.

عند القيام بتحليل البيانات المجمعة خلال عملية تحليل العمل يمكن تعيين كافة العناصر الرئيسية المطلوبة للوظيفة المدروسة، ليشمل ذلك كل من المسمى الوظيفي والواجبات المطلوبة والمخاطر المحتملة وظروف العمل المهني ومدى تناسب الوظيفة مع الميزانية وما تحتاجه من أدوات ومعدات وآلات معينة للقيام بها على أكمل وجه وتجنب الأخطاء.    

ما هي أكثر الطرق الشائعة المتبعة لإجراء تحليل العمل؟ 

طرق إجراء تحليل اﻟﻌﻤﻞ متعددة، لكن اختيار الطريقة الأمثل يتعلق بنوع الصناعة والنتائج المطلوبة وبيئة العمل، وهي: 

• الاستيانات:

يمكن أن تفيد بعض الاستبيانات المفتوحة أو المنظمة المدراء في جمع آراء موظفيهم حول مهام ومسؤوليات كل منهم ليتم اعتمادها في إدارة عملية التوظيف المستقبلي ضمن المؤسسة، يمكن بواسطة هذا الاستبيان تقييم احتياجات العمل، وذلك يتضمن مقدار الوقت اللازم لأداء كل وظيفة ووتيرة تنفيذ بعض الأنشطة ومستوى أهميتها. 

• المقابلات:

من أعلم بشيء أكثر مِنْ مَنْ يقوم به، تفيد مقابلة الموظفين السابقين في أخذ فكرة عامة عن واجبات ومهام العامل، تُجرى هذه العملية عادةً من قبل المشرفين، لكن قد يكون لهم تحيزاتهم تجاه الاحتياجات التي يحتاجها المنصب، لذا من الواجب الاعتماد على أكثر من مصدر للمعلومات. 
 

• الملاحظة المباشرة:

يمكن للمدراء مراقبة الموظفين لتحديد وتحليل مختلف عناصر وظائفهم من وقت وموارد، هذه الطريقة مناسبة للشركات الناشئة ذات الميزانية المحدودة وفي أقسام الإنتاج والدوام الجزئي لإجراء تحليلات عمل مباشرة توفر كل المعلومات اللازمة وتبعد فرص وجود أي أخطاء متعلقة بالتوظيف.  

• سجلات العمل أو اليوميات:

تتطلب بعض الأعمال تسجيل كافة الأنشطة المنفذة خلال اليوم ومقدار الوقت التي تحتاجه كل مهمة منها ودرجة أهميتها، يمكن لهذه الوثائق مساعدة قسم الموارد البشرية في عملية التوظيف وتوفير المعلومات والفرص حول الوظائف المتاحة.

كيف يمكن تنفيذ تحليل العمل بشكل فعال؟ 

يمكن اتباع الخطوات التالية خطوة بخطوة لضمان تطبيق تحليل فعال للعمل ينعكس إيجابًا على الأعمال ويعود بفوائد أساسية عليها، خطوات التحليل هي:  

• مراجعة المسؤوليات والمهام المطلوبة:

تتمثل الخطوة الأولى للتحليل بمراجعة طبيعة كافة الأنشطة والمهام المطلوب إجراؤها من الموظف، يمكن الاعتماد على الطرق السابقة أو طلب المساعدة من قسم الموارد البشرية في هذه المهمة، بمجرد وضع القائمة النهائية للمسؤوليات والمهام يجب تصنيف وتنظيم القائمة وتحديد درجة صعوبة كل مهمة وما تتطلبه من مهارات للبدء بانتقاء الكفاءات المناسبة من المتقدمين.

• البحث عن وظائف مماثلة:

الخطوة الثانية تعتمد على مقارنة قائمة المسؤوليات المحددة مسبقًا بقوائم المهام الموجودة على بطاقات الوصف الخاصة بوظائف مماثلة بعد البحث عنها على أرض الواقع أو عبر لينكد إن والمواقع الإلكترونية التي تتيح ذلك لضمان تضمين أي مسؤوليات رئيسية منسية في الخطوة الأولى.   

• وضع القائمة النهائية للنتائج:

لا تتساوى الأدوار من حيث النتائج المطلوبة منها بالعمل، حتى وإن كانت متماثلة بالوصف،  لأنّ المسؤوليات والمهام تختلف باختلاف الأقسام، على سبيل المثال توظف مؤسسة ما موظف تقني ككاتب في قسم التسويق لكتابة المحتوى التسويقي، كما أنّها موظف آخر بنفس المسمى الوظيفي لكن ضمن قسم الأبحاث مسؤول عن تلخيص نتائج الأبحاث والوصول إلى أفكار جديدة وفقًا إلى بيانات قسم التسويق، وبالتالي كلا الوظيفتين يتطلب مهارات مختلفة ومستوى مختلف من المعرفة. 

• تعيين المهارات اللازمة والتدريب:

لا تتمتع جميع المناصب بنفس القدر من المهارات والقدرات ولا تحتاج لنفس الدرجة من التأهيل والتدريب، هنا يمكن للإدارة إضافة أو إلغاء مهارات بناءً على مستوى أهميتها، نتيجةً لذلك يتم تحديد حاجة كل مرشح للتدريب والتعليم.

كلما كانت الإدارة أكثر تحديدًا، كان التحليل أحسن، تتيح دورات موارد بشرية في دبي الفرصة للإدارات للقيام بهذه المهمة بأفضل شكل بغرض تحقيق أهدافها الاستراتيجية.  

• تحديد الأجر المناسب والمزايا:

أحد أهم جوانب تحليل العمل هو الأجر والتعويضات والمزايا المُقدمة، في هذه المرحلة يتم دراسة مجال الراتب المناسب للمنصب ومقارنته مع ما يقدمه المنافسين، كذلك تحديد المزايا اللازم تقديمها للارتقاء بالمنصب.   

• تكرار اﻟﺘﺤﻠﻴﻞ والعمل على تطويره بانتظام:

تحليل العمل ليس أمرًا يطبق لمرة واحدة وانتهى، مع التطور الدائم في الاتجاهات والصناعة تتغير متطلبات الوظائف باستمرار مما يتطلب إعادة تجديد أساسيات تحليل العمل.

ختامًا، 

نأمل بأن يكون الدليل السابق قد ساعدك في فهم كيف يعمل تحليل العمل لتطبيقه في عملك الخاص، نصيحة أخيرة للحصول على صورة واضحة للمشهد كل ما عليك اتباع العملية الصحيحة وستحصل على أفضل نتيجة من الأداة.