تعظيم قيمة أصحاب المصلحة: استراتيجيات إشراك أصحاب المصلحة الفعالة
تعظيم قيمة أصحاب المصلحة: استراتيجيات إشراك أصحاب المصلحة الفعالة
تعظيم قيمة أصحاب المصلحة: استراتيجيات إشراك أصحاب المصلحة الفعالة
استراتيجية إشراك أصحاب المصلحة من الاستراتيجيات التي تُعتبر حجز زاوية أي مشروع يطمح للنجاح إذ توفر الكثير من المال والوقت وحتى المشاكل على طول طريق العمل عند تنفيذها بشكل صحيح، لكن تنفيذها السيء يمكن أن ينهي أحلام مشروعك قبل أن يبدأ حتى.
لذا تشجع فإنّ مفتاح الإدارة الفعالة هو التخطيط، يقدم المقال التالي توضيح عن الأهمية الكبيرة لهذه الاستراتيجية وما هي أفضل الطرق لتنفيذها بشكل فعال.
عند التفكير في مجمل التحديات التي تعترض تنفيذ المؤسسات والشركات لعملياتها اليومية، لا بدّ بالتفكير بتحديات مثل التنمية والالتزام بجداول التسليم وابتكار المنتجات الحديثة المستدامة واستراتيجيات الاحتفاظ بالعملاء، لكن ماذا لو تمثل الحل بالتعامل مع أصحاب المصلحة؟ أو بمعنى آخر، ماذا لو أمكن جمع كل تلك الأشياء معًا والعمل سويةً بما يخدم تيسير مصالح المؤسسة إلى جانب أهداف الشركات؟
انطلاقًا من ذلك، يمكن تعريف عملية إشراك أﺻﺣﺎب المصلحة على أنّها منهجية إدارية تعنى بإشراك كل من له دور أو عمل ضمن المؤسسة للسعي سويةً لتحقيق أهدافها من خلال إشراك جميع المعنيين في اتخاذ القرار، وبالتالي يتضمن مصطلح أصحاب المصلحة كل شخص موظف أو مورد أو شريك أو مستثمر وحتى عميل وما شابه ذلك، لا سيما أنَّ إشراكهم يعد طريقة مباشرة ومميزة لبناء الثقة واستكشاف أي مخاطر محتملة.
لا تتساوى المسؤولية لكل أصحاب المصالح داخل المؤسسة، بعضهم مسؤول عن تحليل سياسة العمل وبعضهم من المهم أن يبقى على اطلاع مستمر بشأن أي تطور أو حدث لكن البعض الآخر قد يقتصر دوره على بعض الأعمال الفرعية.
لذا تساعد استراتيجية إشراك أصحاب المصلحة في التخطيط الفعال لعدد المرات التي يجب التواصل بها مع أولئك من مختلف المجموعات وتحديد الأدوات اللازمة لكل مجموعة لاستخدامها في عملهم وإشراكهم في أنشطة العمل.
عندما تتشارك أي شركة أو مؤسسة مع صاحب مصلحة معين، فإنّها بشكل عام تكون على معرفة مسبقة بأهدافها والأسباب الكامنة وراء تلك الأهداف وما المتوقع الحصول عليه نتيجةً لتلك المشاركة، ويمكن من خلال التسجيل في دورة إدارة أصحاب المصلحة تقوية خبرات المعنيين بذلك في هذا القطاع.
بالرغم من الفائدة الكبيرة لإشراك أصحاب المصلحة في إنشاء علاقات مُحسنة بين الموظفين وجميع الأطراف المعنية، إلا أنّ لها فوائد عديدة أخرى تتجاوز ذلك بكثير، وهي:
تعتبر مشاركة أصحاب المصلحة أمر أساسي في اكتساب تصورات ورؤى واضحة بل ووضع خطة مدروسة حول وجهات نظر الأفراد في البيئة التي يعملون بها بهدف فهم قيمة التأثيرات الخاصة بالشركة بشكل أفضل في نهاية الأمر.
يزداد التعاون والتواصل عند تطبيق استراتيجية الإشراك، الأمر الذي يساعد أصحاب المصلحة على تسليط الضوء إلى جانب إقامة صورة ذهنية شاملة حول المشاكل والمخاطر المحتملة، وبالتالي المساعدة في استخدام الإجراءات الوقائية للحد منها.
يوفر التواصل والتفاعل المستمر مع أصحاب المصالح في زيادة فرص التعرف أكثر على دائرة المجتمع المحيط ويتيح معلومات ووجهات نظر وآراء متنوعة، الأمر الذي يساعد في تقسيم السوق وتحديده بهدف تحسين الخدمات والمنتجات وفقًا لمتطلبات السوق ورغبة المواطنين المستفيدين منها.
عند وضع خطة محددة لإشراك أصحاب المصلحة يمكن تحديد أصحاب المصلحة الذين تتأثر مصالحهم، الأمر الذي يساعد في تجنب تأثر بعض أصحاب المصلحة الذين لم يتم حسابهم في الأصل أو حدوث آثار غير مقصودة، عند حساب تلك التأثيرات يمكن تعزيز احتمالية تحقيق نتائج إيجابية صافية والاستجابة الفعالة لأي طارئ.
يساعد التعامل مع أصحاب المصلحة في تطوير أفضل الحلول وتحديد المشاريع الأفضل وبالتالي تعزيز فعالية تخصيص الموارد النادرة.
تتعدد الطرق والاستراتيجيات المساعدة في بناء علاقات فعالة مع أصحاب المصلحة، تضم ما يلي:
أول شيء يجب أن يفكر به أي مدير مشروع جديد قرر أن يستخدم استراتيجية الإشراك في مشروعه هو التحديد الصحيح لأصحاب المصلحة ومستوى تأثيرهم.
عادةً ما يُستخدم نهج بوسطن ماتريكس في ذلك، يتيح هذا النهج إمكانية تبادل الآراء والأفكار مع الآخرين بهدف تحديد أصحاب المصلحة ورسمهم على شكل مخطط أو خريطة، يساعد ذلك في تحديد استراتيجية المشاركة التي يتوجب استخدامها مع كل صاحب مصلحة منهم، يقسم النهج أصحاب المصالح وفق الآتي:
يساعد تحديد الأدوار والمسؤوليات في مساعدة مدراء المشاريع في تحديد طريقة تفاعلهم مع كل صاحب مصلحة، إضافةً إلى تعريف كل كل صاحب مصلحة بدوره وواجباته في المشروع.
الطريقة الأقدم والأكثر شيوعًا في مجال تحديد مسؤوليات وأدوار أصحاب المصالح هي مصفوفة RACI التي تقوم بتحديد مهمة كل شخص، فهم إمّا مسؤولين عن العمل بشكل مباشر أو مسؤولين عن النتائج دون أن يكون لهم دور في تنفيذ العمل أو استشاريين يطلب منهم التشاور بخصوص أي قرارات حاسمة متعلقة بمهمة ما أو يبلغون بنتيجة مهمة ما.
الطريقة الأنسب ليعلم المدير من ومتى وماذا وكيف يجب أن يُبقي أصحاب المصلحة على تحديث مستمر بحالة المشروع هي من خلال إعداد ﺧﻄﺔ اتصالات فعالة.
تشمل هذه الخطة تحديد المعلومات أو الرسائل المطلوب إيصالها للجميع وما هي التي لا ينبغي إيصالها، وتردد نقل التحديثات والمعلومات في النظام إذ لا يجب أن يتلقاها الجميع بنفس الطريقة، إضافةً إلى وصف أولويات تنفيذها.
التحديث المستمر عن سير العمل هو أحد أكثر الجوانب التي تهدف استراتيجية إﺷﺮاك أصحاب اﻟﻤﺼﻠﺤﺔ لتحقيقه وتنفيذه، فهو المكان الأمثل لمشاركة كيفية سير الأمور وتنفيذ التعديلات اللازمة.
يجب إعداد تقرير يومي أو أسبوعي أو نصف شهري أو شهري حسب حجم وأهمية المشروع، كما يجب أن تكون تلك التقارير موجزة وصادقة قائمة على الحقائق.
العلاقات جوهر نجاح سياسة الإشراك، بغض النظر عن مدى جودة إدارة المشروع، من دون وجود علاقات قوية وإيجابية متأصلة من المحتمل جدًا ألا يأخذ أصحاب المصلحة القرارات والخرائط والمخططات ومختلف أدوات الإدارة الأخرى على محمل الجد.
لذا يجب على مدير المشروع إيجاد الوقت الكافي للتواصل مع جميع الأشخاص، سواء أكان ذلك على المستوى الشخصي أو اللقاءات عبر الفيديو، لا يجب أن يقف الانشغال حاجز في طريق تعزيز العلاقات مع أصحاب المصلحة بشكل فعال.
في الختام،
يضمن إشراك أصحاب المصلحة شعور هؤلاء بالارتباط الوثيق بالمشروع من البداية وحتى النهاية، وذلك يتحقق عند تركيز مدراء اﻟﻤﺸﺮوع على ضمان المشاركة وإظهار العاطفة والتعاطف مع الجميع وزراعة ثقافة الصدق والثقة الهامة لإنشاء علاقات ذات مغزى مع أصحاب المصلحة تساعدهم في المقاومة عند مواجهة الشدائد.