مصفوفة المخاطر: كيف تبني مصفوفة الاحتمال والأثر خطوة بخطوة؟

ي عالم المشاريع، لا يمكن التنبؤ بالمستقبل بدقة، ولا توجد ضمانات تمنع وقوع المشكلات. قد يمر مشروع بكامله بكل سلاسة، بينما يتعثر آخر بسبب أحداث مفاجئة لم تكن في الحسبان.

تأتي مصفوفة المخاطر هنا كأداة عملية تسمح للمؤسسات بالاستعداد الاستباقي للمخاطر بدلًا من الاكتفاء بردود الفعل لتخفيف الحدة والتأثير. فمن خلال تحليل احتمالية كل خطر وتأثيره، ستتمكن المؤسسات من ترتيب أولوياتها وتحويل مخاطرها من تهديدات مُبهمة إلى قرارات مدروسة قائمة على تقييم واضح ومنهجي.

ماذا يُقصد بمصفوفة المخاطر في إدارة المشاريع؟

تُعرف مصفوفة المخاطر (Risk matrix) بأنّها أداة تحليلية بصرية تُستخدم لتقييم المخاطر وترتيبها واحتمالية حدوثها وشدة كل خطر منها وتأثيراته أثناء تخطيط المشروع، حيث يتم رسم وتصنيف كل المخاطر المحتملة والمعروفة داخل مصفوفة واحدة، غالبًا ما تكون 5×5، ويُمنح كل خطر تقييمًا رقميًا يتراوح بين 1 و25 بناءً على درجة الاحتمال والتأثير.

تعتمد فكرة المصفوفة على عنصرين أساسيين:

• الاحتمالية: وهي مدى توقع حدوث الخطر.
• الأثر: وهو حجم العواقب التي قد تنتج عن الخطر.

على سبيل المثال، إذا كان احتمال انقطاع الإنترنت "محتمل (4)" وأثره "متوسط (3)"، فإنّ درجة الخطر تصبح 12، ما يضعه ضمن المخاطر المتوسطة التي تستدعي المتابعة دون اعتباره أولوية قصوى.

ما هي أنواع المخاطر التي تُدرج عادةً ضمن مصفوفة المخاطر؟

قبل بناء مصفوفة المخاطر، يجب إعداد قائمة شاملة وواضحة بجميع أنواع المخاطر في إدارة المشاريع، غالبًا ما تندرج ضمن الفئات التالية:

• المخاطر الاستراتيجية: وهي المخاطر المتعلقة بأخطاء الأداء أو القرارات، بما في ذلك اختيار مورد أو برنامج غير ملائم.
• المخاطر التشغيلية: وهي مخاطر متعلقة بالعمليات أو الإجراءات، مثل سوء التخطيط أو ضعف التواصل بين الفرق.
• المخاطر المالية: وهي المخاطر التي يكون لها تأثير على أرباح الشركات، مثل التغيرات في الأسواق أو الدعاوى القانونية التي قد تؤثر على الربحية.
• المخاطر التقنية: تتمثل بأي مخاطر تتعلق بالتقنيات المستخدمة ضمن المشروع، مثل الاختراقات الأمنية أو الانقطاع في التيار أو فقدان الإنترنت.
• المخاطر الخارجية: وهي الأخطار الخارجة عن السيطرة، مثل الفيضانات أو الحرائق أو الأوبئة.

كما يمكن إضافة مخاطر قانونية تتمثل بالتعاملات مع الجهات الحكومية أو مخاطر تصنيع عند بيع منتجات مادية، وهذا يدل على مرونة مصفوفة المخاطر وفقًا لطبيعة النشاط.

ما هي مكونات مصفوفة المخاطر؟

تتكون مصفوفة المخاطر من أربعة مكونات رئيسية، وهي:

• تصنيفات المخاطر: وفيها تُحدد فئات المخاطر المرتبطة بنشاط المؤسسة.
• الاحتمالية: وهي تقييم وصفي أو رقمي لاحتمالية حدوث الخطر.
• الأثر: قياس شدة النتائج المحتملة للمخاطر ماليًا أو تشغيليًا أو قانونيًا.
• درجة الخطر: ناتج الجمع بين الاحتمالية والأثر ضمن مصفوفة 3×3 أو 4×4 أو 5×5.

فعند استخدام مصفوفة 5×5، تكون أعلى درجة ممكنة 25 (5×5)، وهي تمثل المخاطر الكارثية ذات الأولوية القصوى.

كيفية بناء مصفوفة الاحتمال والأثر خطوة بخطوة؟

لبناء مصفوفة مخاطر فعالة يجب اتباع الخطوات التالية خطوة بخطوة لضمان النجاح:

الخطوة الأولى: تحديد مستويات الأثر

يُقسّم الأثر في مصفوفة 5×5 إلى خمس درجات:

• ضئيل (1): ويشمل العواقب البسيطة للغاية.
• طفيف (2): ويشمل المخاطر الذي يسهل التعامل معها.
• متوسط (3): ويشمل المخاطر التي تتطلب وقتًا للتخفيف من أثرها.
• رئيسي (4): وهودي المخاطر التي تسبب ضررًا طويل الأمد.
• كارثي (5): ويشمل المخاطر ذات العواقب الوخيمة التي يصعب التعافي منها.

على سبيل المثال، إذا تسبب خلل تقني في توقف العمل يومًا واحدًا فقط، فقد يُصنف على أنّه متوسط (3)، أما إذا أدى إلى خسارة كبيرة وضرر طويل الأمد فإنّه يُصنف بكونه رئيسي (4) أو كارثي (5).

الخطوة الثانية: تحديد مقياس الاحتمالية

يتم تقسيم الاحتمالات في صفوف المصفوفة وفق خمس درجات حسب درجة احتماليتها:

• من غير المحتمل حدوثه للغاية (1).
• غير محتمل (2).
• احتمال (3).
• محتمل (4).
• من المحتمل جدًا (5).

مثال: إذا كانت البيانات التاريخية تشير إلى تكرار انقطاع التيار الكهربائي عدة مرات سنويًا، فقد يُصنف الخطر محتمل (4) أو من المحتمل جدًا (5).

الخطوة الثالثة: حساب الدرجة وترميزها بالألوان

بعد تحديد الاحتمالية والأثر، يتم ضرب القيمتين للحصول على الدرجة النهائية لمستوى المخاطر بين 1 و25، ثمّ يُرمز التأثير بالألوان:

• منخفض (1–6): أخضر، أولوية منخفضة.
• متوسط (7–12): أصفر، يحتاج إلى مراقبة.
• مرتفع (13–25): أحمر، أولوية قصوى.

على سبيل المثال، عندما يكون هناك خطرًا بدرجة 15 فإنّه يقع ضمن الفئة الحمراء، ويجب تضمينه مباشرةً في خطة إدارة المخاطر المتكاملة وفق إجراءات تخفيف واضحة.

ما هي فوائد استخدام مصفوفة المخاطر؟

تُقدم مصفوفة المخاطر تمثيلًا مرئيًا لها مما يسهل فهمه ومناقشته بين الفرق المختلفة، ومن أبرز فوائدها:

• ترتيب الأولويات وفق بيانات واضحة بدلًا من الانطباعات.
• تخصيص الموارد والميزانية بكفاءة أعلى.

كما تعزز الشفافية والتواصل، مما يسمح لأصحاب المصلحة  الأسباب الخفية وراء اتخاذ إجراء أو قرار معين لمعالجة تهديد محدد بشكل أفضل وأسهل، وهذا يقلل من المجادلات الداخلية ويزيد من التوافق بين الفرق.

متى يجب استخدام مصفوفة المخاطر؟

لا يجب استخدام مصفوفة المخاطر مع كل موقف أو مشكلة تواجه تنفيذ المشروع، لكنها تساعد في الحالات التالية:

• أثناء تخطيط المشروع لتقليل التأخيرات المُكلفة.
• في المراجعات التنظيمية لإبراز مخاطر الامتثال عالية الخطورة.
• عند التغييرات التشغيلية، مثل إدخال تقنية جديدة.
• في التقييمات الدورية لمتابعة تطور المخاطر بمرور الوقت.
• لاتخاذ قرارات استراتيجية، مثل الاندماج أو دخول أسواق جديدة.
• في خطط الاستجابة للأزمات لضمان ترتيب الأولويات وفق الأدلة.

على سبيل المثال، قبل إطلاق استراتيجيات تسويقية جديدة، يمكن تحديد وتقييم المخاطر المحتملة، مثل ضعف الإقبال أو تجاوز الميزانية، لضمان استعداد الفريق لأي طارئ مُحتمل.

تساعد دورات تدريبية في إدارة المشاريع في لندن من تدريب مركز لندن بريمير سنتر للتدريب المهني المهنيين في تنمية مهاراتهم لإدارة المشاريع وتقييم مخاطرها بفعالية من خلال دورة إدارة المخاطر، بما يضمن تحقيق النجاح والتميز المهني، في ظل سوق شديد التنافسية. 

ختامًا،

تعد مصفوفة المخاطر إطار منهجي يساعد المؤسسات على الانتقال من إدارة رد الفعل إلى إدارة استباقية قائمة على التحليل، من خلال تصنيف مخاطرها وتحديد الاحتمالية والأثر لكل منها، ثم حساب الدرجات من 1 إلى 25، تستطيع الفرق ترتيب أولويات المشروع من الأكثر أهميةً إلى الأقل وتخصيص الموارد وتقليل الخسائر المحتملة،