5 نصائح يحتاجها مدير المكتب للحفاظ على سير الأمور بسلاسة
نُشِر في Jul 21, 2022 at 10:07 PM
يختلف وصف وظيفة مدير المكتب بحسب صاحب العمل والشركة، حيث تتمثل مهام مدير المكتب في الأعمال الإدارية التي تحافظ على استمرار عمل المؤسسة.
هناك أعمال مشتركة في إدارة المكتب بين الشركات، منها متابعة الأفراد الموظفين في الشركة، وتنسيق شؤونهم، وكذلك الإشراف على مقابلات التوظيف، ويضمن مدير مكتب الشركة سير إدارة المستندات بشكل مستمر، وعدة أعمال أخرى.
تغيرت المهام التي يقوم بها مديروا المكاتب اليوم عن أمس، حيث شهد هذا العمل تطورات عديدة، فكان المدير للمكتب مسؤولاً عن الخدمات الإدارية الداعمة، وبعدها أصبح مساعداً شخصياً، يقدم أعمال بسيطة، مثل تنظيم وترتيب الاجتماعات.
أما اليوم؛ يعد مدير المكتب هو الشخص الذي يمتلك مجموعة من المهارات الكافية ليكون قريبًا من الإدارة العليا، كما أن مدير المكتب هو المسؤول عن الإشراف على الإيرادات، ورفع الكفاءة، وغالبًا ما يعتمد نجاح العمليات على مهارات وجهود مدير المكتب.
ما هي وظيفة مدير مكتب؟
هناك العديد من الأعمال التي يمكن أن تقع على عاتق مدير المكتب، مثل:
- يقوم مدير المكتب بإدارة قواعد البيانات، وتنظيم الاجتماعات.
- تجهيز التقارير وإعداد العروض التقديمية.
- حجز المواصلات والإقامات.
- يشرف مدير المكتب على عمل الأفراد الإداري.
- تقديم المساعدة اللازمة للموارد البشرية والعلاقات المالية، عن طريق تطوير سجلات العاملين، وتطوير المستندات المالية.
- من الممكن أن يدمج العمل الوظيفي لمدير المكتب مع وظائف أخرى للشركة والمشاركة فيها، فمثلًا يمكن أن يعمل مدير المكتب كمساعد لمدير الموارد البشرية، أو أن يساعد في إدارة الميزانية وغيرها من الوظائف.
- ويعمل مدير المكتب أيضًا مديرًا للمرافق، أي أنه يقوم بالمهام والمسؤوليات لإدارة مجال صيانة المبنى.
- تقديم الدعم والمساعدة والمتابعة للمدير المالي، أو استلام الإدارة المالية بالإنابة عنه.
بشكلٍ عام، غالبًا ما تشمل مهنة مدير مكتب على مسؤوليات المساعد الشخصي، والتي تتطلب خبرة لتوجيه أحد الأفراد للقيام في جميع المهام الوظيفية الإدارية.
ما هي الخبرات المطلوبة للعمل كمدير مكتب؟
إذا كنت تطمح لوظيفة في مجال إدارة المكاتب احرص على تطوير خبراتك التالية وتحسين مهاراتك في الإدارة العامة، وسنضمن لك النجاح في عملك والتطور فيه:
- خبرة كبيرة في التعامل مع MS Office مثل المتقدمة في برنامج MS Excel.
- الخبرات العملية الخاصة بأدوات المكتب، مثل الطابعة وما شابه ذلك.
- المهارات العالية لإدارة الوقت بشكلٍ ناجح، ومعرفة في تحديد الأولويات في العمل.
- معرفة إجراءات وأنظمة مسؤول Office.
- مهارة في الاتصال الكتابي والشفوي.
- حسن التعامل مع المشكلات وحلها.
أهم 8 نصائح يحتاجها مدير المكتب للحفاظ على سير الأمور بسلاسة
يمكن يعد مدير المكتب بمثابة العمود الفقري لأي شركة، ونظرًا لأن هذه الوظيفة تتطلب صبرًا ومهارات مكتبية وقدرة قيادية وقدرة عالية على تحمل ضغوط العمل، فقد يصعب أحيانًا العثور على مدير مكتب رائع.
لذلك؛ سأقدم إليك بعض النصائح لتحسين مهاراتك الإدارية لتكون رئيس المكتب الناجح الذي تسعى الشركات لتوظيفه مباشرةً:
1. المهارات التنظيمية العالية هي الأساس في عملك
وضعت لك المهارات التنظيمية على رأس قائمة النصائح وذلك لسبب وجيه!
إن عمل مدير المكتب لا يقتصر فقط على إنشاء نظام فعال لحفظ الملفات. بل يحتاج مدير المكتب إلى معرفة جدول الأعمال جميعها والجدول الزمني لجميع الأطراف أيضاً.
أي يتطلب الدور المتابعة مع فريق العمل، وموردي الطرف الثالث، ومعرفة خطط العمل طويلة الأجل، وكذلك التأكد من سير العمليات اليومية بشكل سلس ومنتظم.
فإذا لم تكن المهارات التنظيمية موجودة لديك، سوف يتراكم العمل بسرعة، وتعم الفوضى.
2. كن ماهراً في التواصل مع الآخرين
إن مدير المكتب هو أحد الأدوار القليلة في الشركة التي لديها اتصال مع الجميع، من الموظفين الجدد إلى المديرين التنفيذيين إلى أعلى منصب في الشركة.
لذلك تأكد من أن تكون محاوراً ممتازاً، وهذا بدوره سيجعل هذا دورك سهلاً ومريحاً.
3. حل المشكلات بطريقة مبتكرة
إن العمل على إدارة المكتب يتطلب منك مهارة ممتازة في حل المشكلات خلال الأوقات الصعبة. وكلما طالت مدة تواجدك في هذا المنصب، ستجد أنه يتم الاعتماد عليك من قبل جميع المستويات في الشركة للحصول على مشورتك.
4. قم بتطوير مهارات التفاوض الخاصة بك
ستحتاج بصفتك تشغل منصب إدارة المكتب إلى قدر معين من مهارة التفاوض. حيث ستكون مسؤولاً عن إدارة الميزانية فيما يخص أعمال المكتب اليومية؛ أو أحداث الشركة والمؤتمرات وغيرها.
5. القليل من المعرفة القانونية ستمنحك ميزة كبيرة
غالبًا ما يكون مديرو المكاتب مسؤولون عن التعامل مع الموردين الخارجيين والعقود الخاصة بهم.
من السهل أن تكون قادرًا على التعامل مع هذه العقود ببعض المعرفة القانونية. ستمنحك هذه المعرفة القدرة على فهم الجزئيات الصغيرة ومتى وكيف يمكن إنهاء العقد وكيف يمكن للنشاط التجاري تحقيق أقصى قدر من النتائج.
6. كن محترفاً في العمل على Excel
مديرو المكاتب مسؤولون عن إدخال البيانات وتخزينها، والدعم الإداري، والمحاسبة ، وإعداد الميزانية، وتحليل البيانات، والبحث، وإعداد التقارير، والتنبؤ. القائمة شاملة ولا تنتهي عند هذا الحد.
لذلك سيصبح Excel أفضل صديق لمدير المكتب، ولكن عليك أن تكون قادرًا على استخدامه إلى أقصى إمكاناته. لا فائدة من امتلاك معرفة أساسية ببرنامج Excel. تعرف على كيفية الاستفادة من هذه الأداة العظيمة إلى أقصى حد، وهذا بدوره سيجعل عملك أسهل.
7. تعلم برامج مسك الدفاتر
كما ذكرنا سابقاً فإنه غالبًا ما يُطلب من مديري المكاتب إدارة ميزانية المكتب، ويمكن تكليفهم أيضاً بدعم الإدارات الأخرى في شؤون ميزانيتهم. لحسن الحظ هناك الكثير من برامج مسك الدفاتر المتاحة ويعود الأمر هنا إلى مدير المكتب للعثور على البرنامج الأكثر ملاءمة للشركة واحتياجاتها.
8. واصل تعليمك وتطويرك المهني
أفضل مديري المكاتب لا يتوقفون عن التعلم أبدًا. ستحتاج إلى توسيع معرفتك باستمرار من أجل مواكبة التكنولوجيا التي تتطور يوماً بعد يوم وتطوير أساليب إدارية جديدة.
عندما تجعل التطوير المهني جزءًا منتظمًا من خطتك المهنية الإستراتيجية الشهرية، فسوف تظل في صدارة المنافسة، وتساعد على إبقاء شركتك في المقدمة أيضًا.
سواء كان ذلك من خلال حضور دورات سكرتارية لندن، أو دورات تدريبية عبر الإنترنت، المهم أن تستمر في رحلة التعلم، فهذا جزء من مسؤوليتك كمدير مكتب.
