تخطيط استمرارية العمل: كيف يمكن إعداد التخطيط الأمثل
نُشِر في Oct 10, 2023 at 08:10 PM
يُستخدم تخطيط استمرارية اﻟﻌﻤﻞ لمساعدة الشركات في استعادة عافيتها من بعد تهديد أو كارثة لمّت بها لضمان مُواصلة عملها، لكن ما هو هذا اﻟﺘﺨﻄﻴﻂ وما هي أهميته للشركات التجارية وما هي خطوات إعداد خطة الاستجابة الفعالة، هذا ما سنتعرف عليه في المقال التالي.
ما هو تخطيط استمرارية العمل (Business Continuity Planning)؟
مصطلح تخطيط استمرارية العمل هو اختصارًا استعداد المنظمة للنهوض من بعد الكارثة، أما بالتعريف فهو عبارة عن تقنية أو نظام وقائي يوضع من قبل المؤسسات والشركات للوقاية والتعافي من جميع التهديدات التي ﻣﻦ الممكن أن تواجه عملها.
والتخطيط يقوم على وضع الآليات والخطط من أجل حماية الأصول والموظفين والسماح لهم بالعودة إلى العمل في حالات الطوارئ وتقليل وقت تعطل الشركة عند وقوع كارثة.
إذ يتم في تخطيط استمرارية العمل الأخذ بعين الاعتبار جميع المخاطر الهامة التي من المحتمل أن يكون لها تأثير مباشر أو غير مباشر على عمليات المؤسسة، الأمر الذي يعني أنّه جزء مهم من استراتيجيات إدارة المخاطر.
بالنسبة للمخاطر المحتملة فهي تشمل الهجمات الإلكترونية أو الكوارث الطبيعية مثل الفيضانات والحرائق والزلازل الظروف الجوية القاسية وغيرها من التهديدات الأخرى.
ما هي أهمية تخطيط استمرارية العمل؟
تتعرض الشركات التجارية خلال دورة حياتها للكثير من الكوارث تختلف شدتها من الطفيفة إلى الكارثية، وفي حين أن التوقف النهائي أمر غير مقبول نهائيًا في عالم الأسواق، فإنّ استمرار العمل أمرًا هامًا للحفاظ على الأمن التشغيلي وولاء العملاء، لذا لا بدّ من وجود خطة لاستمرارية الأعمال.
يعتبر تخطيط استمرارية العمل جزء أساسي من أي عمل تجاري ناجح، لأنّ أي تهديد أو اضطراب يعني خسائر في الإيرادات وزيادة في التكاليف، وبالتالي انخفاض الأرباح، وبالتأكيد لا يمكن أن تعتمد الشركات على خدمات التأمين لوحدها نظرًا لعدم شموليتها كافة التكاليف، واحتمالية انتقال العملاء إلى الشركات المنافسة، لذا يجب إعداد الخطة مسبقًا والاستعداد لها.
على سبيل المثال، عند التفكير بشركة تمويل تتخذ من أحد المدن الكبرى مركزًا لها، قد تكون أحد نقاط خطة استمرارية العمل لديها هي نسخ المعلومات والبيانات الخاصة بالعملاء على خوادم خارجية خارج موقع الشركة، وبالتالي عند حدوث أي مشكلة ضمن مقر الشركة لا يكون هناك أي قلق من فقدان تلك البيانات، يمكن الوصول إلى البيانات من أي مكتب فرعي تابع للشركة.
لكن يوجد نقطة بالغة الأهمية يجب ملاحظتها أيضًا، وهي أنّ خطة استمرارية العمل قد لا تنفع عندما تكون الكارثة الحاصلة تؤثر على عدد كبير من الناس، مثلًا في حال انتشار الأوبئة والأمراض.
لكنها تكون قادرة على تحسين إدارة المخاطر ومنع انتشار عواقبها بشكل كبير، مما يعني توفير في الأموال.
ما هي المكونات الرئيسية لتخطيط استمرارية العمل؟
وضع تخطيط قوي لاستمرارية العمل يعني ثقة أكبر بقدرة الشركة على التعافي والاستجابة عند حدوث اضطراب ما بسرعة وكفاءة، إضافةً إلى تجنب استياء العملاء والتقليل من الجداول الزمنية للتعافي والنهوض مجددًا، كل ذلك ينعكس مزيدًا من الثقة عند فريق العمل، إلا أن تحقيق ذلك يتطلب تضمين العناصر الخمسة التالية في خطة الاستمرارية:
- تحديد المخاطر وتأثيرها على العمليات:
يعتمد نجاح أي خطة لاستمرارية العمل على تحديد المخاطر المحتملة جيدًا ونقاط الضعف الداخلية والخارجية للشركة، قد تكون المخاطر كوارث طبيعية أو هجمات سيبرانية، لكن باستخدام التحديد الدقيق لما قد يواجه الشركة يمكن البدء بإعداد خطط لمنع أو تخفيف تلك المخاطر.
تحتاج الخطة القوية إلى تحليل تأثير تلك المخاطر على عمليات الشركة والعواقب المحتملة لها، يفيد ذلك في توقع التكاليف المترتبة على تلك الاضطرابات و التأثيرات المباشرة وغير المباشرة على الوظائف الأساسية للعمل والجدول الزمني اللازم للتعافي.
- التخطيط لاستجابة فعالة:
بعد تحديد التهديدات والمخاطر التي قد تعترض طريق عمل الشركة، يمكن الآن تطوير منهجية وخطة فعالة، يجب أن تشمل الخطة جميع المخاطر المتوقعة ووضع إستراتيجية للاستجابة تتناسب معها إمّا لمنعها بشكل نهائي أو للتخفيف من حدتها قدر الإمكان.
كما يجب أن تحتوي الخطة على جميع الحلول والإجراءات الوقائية مفصلة خطوة بخطوة، ومن يمكنه المشاركة في تنفيذها، مع وضع الموارد الممكن استخدامها وجداول زمنية لإتمامها وذلك لتنفيذ استجابة سريعة وفعالة.
- توزيع الأدوار والمسؤوليات:
لمواجهة أي أزمة أو عارض بثقة يجب أن يعرف كل شخص دوره الاستراتيجي والمسؤوليات المطلوب منه، لذا عند إعداد تخطيط استمرارية العمل يجب على الإدارة العليا أن تقوم بتوصيف كل دور ومن سيقوم به عند حدوث الكارثة، غالبًا ما تقتصر مهام الاستجابة على كبار الموظفين في مثل هذه الحالات لا سيما الذين تتوقع أنه سيكون لديهم دور قيادي أثناء الأزمات، لكن ذلك يعتمد طبعًا على حجم الخطر الذي يتم التعامل معه ونوع العمل.
بمجرد الانتهاء من تحديد الأشخاص، يجب تحديد مسؤولياتهم وأدوارهم ليتمكنوا من الاستجابة بكفاءة وسرعة، مع تحديد الموارد التي قد يكونوا بحاجة لها خلال الاستجابة ليكون لهم الأولوية في استخدامها قبل بقية أعضاء الفريق.
- التواصل الفعال:
يعد التواصل الفعال من أكثر الأمور حيويةً خلال الاستجابة، فهو يفيد داخل الشركة لطمأنة الأعضاء بأنّ الشركة تتخذ خطوات فعالة للتعافي ولا داعي للقلق، فضلًا عن ذلك يجب التواصل مع الموردين والعملاء خارج الشركة وطمأنتهم بأنّ كل شيء يجري وفق المخطط.
للقيام بذلك ينبغي أن يشمل تخطيط استمرارية العمل قائمة بجميع جهات الاتصال الرئيسية للتواصل معهم، مع استخدام وسائل التواصل الاجتماعي وجميع المنصات الإلكترونية التابعة للشركة.
لا سيما أن وجود تلك القوائم مسبقًا يسرع تنفيذ عمليات الاتصال في الأزمات وإدارة المشكلة ويساعد في التأكد بأنّ جميع الموظفين والعملاء والموردين على اطلاع دائم بكافة المستجدات.
- الاختبار والتدريب:
تخطيط استمرارية العمل ليس مخطط نظري وحسب لذا لا بدّ من اختبار فعاليته بين الحين والآخر وتدريب الموظفين على كيفية الاستجابة الفعالة بواسطة تقديم مجموعة من السيناريوهات العملية وتطبيقها.
تساعد تلك الاختبارات في تقييم نتائج تخطيط الاستمرارية وتحديد نقاط الضعف في النظام وتحسينها وتحديث الإجراءات قبل وقوع كارثة حقيقية، كما يساعد اختبار الخطة في التأكد من فهم الموظفين المسؤولين عن الاستجابة لأدوارهم.
ختامًا،
هذه كانت واحدة من الخطط والاستراتيجيات لإدارة الأزمات في الشركات التجارية عبر تنفيذ تخطيط استمرارية العمل، إن كنت ترغب في تعلم كيف يكون لك دور قيادي أثناء الأزمات يمكنك التسجيل في برنامج تدريب إدارة الأزمات أونلاين والحصول على شهادة معتمدة بذلك.
