مراحل ادارة المشاريع: دليلك الشامل

نُشِر في May 12, 2024 at 03:05 PM

إنَّ فهم مراحل ادارة المشاريع بالنسبة لجميع مديري المشاريع يمثِّلُ أمراً أساسياً لا بدَّ منه لضمان نجاح المشاريع، وذلك بغض النظر عن مدى حجمها أو مجالها.

في هذا المقال، سنستكشف مراحل ادارة المشاريع، مع تقديم شرحٍ مُفصَّلٍ لها، مما يمنحكم أساسًا متينًا لبدء مسيرتكم في هذا المجال.

مراحل ادارة المشاريع

هناك مجموعة من مراحل ادارة المشاريع يجب معرفتها بالكامل، مع طريقة تطبيق كُلٍّ منها بدقة، إليك الخطوات الخمسة الأساسية في إدارة المشاريع:

- المرحلة التمهيدية (Initiation)

تُعتبر هذه المرحلة هي الأولى في تخطيط مراحل ادارة المشاريع، حيث يتم البدء في تحديد هدف ونطاق عمليات المشروع بدقة، ويجتمع فيها صانعو القرار الذين يمثلون قيادة المؤسسة العليا لتقييم الفرص والتحديات التي تواجه المشروع، وما هو وضع الجدوى الاقتصادية للمشروع.

بمجرد الانتهاء من تقييم المهام المختلفة في المشروع، تبدأ عملية صياغة بيان المشروع، وهو وثيقة تحدد رؤية ورسالة المشروع بوضوح، حيثُ يكون البيان مرجعًا أساسيًا لجميع الأطراف المعنية، ويساعد في الحفاظ على الاتجاه والتركيز خلال مختلف مراحل ادارة المشاريع. بالإضافة إلى ذلك، يتم تحديد الفِرَق الذي سيقود المشروع، حيث يتم اختيار أعضاء الفريق بناءً على خبراتهم وقدراتهم في إنجاز الأهداف الموضوعة لمراحل المشروع.

بكل تأكيد إنَّ تخطيط المرحلة التمهيدية بنجاح يضع الأساس لجميع مراحل ادارة المشاريع التالية، ويمثل نقطة الانطلاق التي تبنى عليها الإنجازات أو الإخفاقات للمشروع.

- التخطيط (Planning)

تخطيط المشروع هو المرحلة الثانية ويمثِّلُ قلب مراحل ادارة المشاريع، يحدث خلالها تطوير خطة مفصلة تبين المسارات الزمنية، والميزانية، والموارد، وتقييم المخاطر بدقة، والاستراتيجيات اللازمة لتحقيق أهداف المشروع. تعمل هذه الخطة كخريطة طريق تُرشد أي فريق أثناء مراحل ادارة المشاريع التالية، وإليك أبرز 4 خطوات في هذه المرحلة:

• تجميع البيانات: يشتمل التخطيط على تجميع وتحليل البيانات شاملة تغطي كل عنصر من عناصر المشروع.
• إعداد جداول الأعمال: يتم في هذه المرحلة إعداد جداول الأعمال وتوزيع المهام بين أعضاء الفِرَق بطريقة تضمن الاستغلال الأمثل للموارد المتاحة.
• تحديد مؤشرات الأداء: يتم تحديد مؤشرات الأداء المهمة التي ستُستخدم لقياس تقدم المشروع وفقاً للخطة الموضوعة، مما يساعد على التحقق المستمر من الالتزام بالأهداف العامة للمشروع.
• تقييم المخاطر ووضع الاستراتيجيات: تتناول الخطة تخصيص الموارد بأكثر الطرق فعالية، وتقييم المخاطر المحتملة التي قد تعترض سير العمل، ووضع استراتيجيات محكمة لمواجهة هذه التحديات، مع ضمان تحقيق الأهداف الموضوعة.
  
  

في سياق مراحل ادارة المشاريع، يُعتبر التخطيط الجيد أساساً لنجاح المشروعات لأنه يمنح الفِرَق خريطة طريق واضحة تُرشد جميع الأنشطة لجميع الأعضاء، وقد يساعد في ذلك حضور الدورة المميزة التي يقدمها مركز لندن بريمر سنتر، والتي تعطي شهادات احترافية في إدارة المشاريع.

- التنفيذ (Execution)

تُجسّد مرحلة التنفيذ جميع الإجراءات المُتَّخذة في الواقع، وخلال هذه المرحلة من مراحل ادارة المشاريع، يتم توزيع المهام والموارد، مع بدء العمل الفعلي، مع التحقق من الالتزام بالمعايير النوعية والمتطلبات الفنية المطلوبة، ويُعتبرُ التنسيق المستمر للموارد، سواء كانت بشرية أو مادية، ضروريًا لضمان عدم وجود أي تأخيرات تؤثر على الجدول الزمني العام للمشروع.

في كثير من الأحيان، تظهر تحديات ومعضلات غير متوقعة وموضوعة في مخططات المشروع خلال مرحلة التنفيذ، وهنا يأتي دور مرونة مدير المشروع وقدرته على التكيف مع المتغيرات، مما يستلزم اتخاذ قرارات فورية وفعّالة من أجل التعامل مع هذه المخاطر دون الإخلال بالأهداف الرئيسية للمشروع. وتمثل القدرة على حل المشكلات بطريقةٍ إبداعيةٍ وفعالةٍ أمراً حيويّاً في هذه المرحلة لضمان استمرارية المشروع وفقاً للمعايير المناسبة.

بالإضافة إلى ذلك، تتطلب مرحلة التنفيذ في مراحل ادارة المشاريع توثيقاً مستمراً لكل الأنشطة والتقدم المحرز، حيثُ يوفر هذا التوثيق سجلاً حيوياً للأحداث التي يمكنك الرجوع إليها في حالة الحاجة، وذلك لفهم كيفية تنفيذ عملية معينة في أيٍّ من المراحل، أو لتقييم أي وضع يمر فيه المشروع بشكل عام.

- المراقبة والتحكم

المرحلة الرابعة من مراحل ادارة المشاريع، وتشمل متابعة أداة المشروع، والمراقبة المستمرة لتقدم العمليات، وإدارة التغييرات والتحديات التي تظهر على الطريق، يُقيِّم مديرو المشروعات الأداء ويتأكدون من التوافق مع خطة المشروع الأصلية، ويُجرى التعديلات اللازمة لضمان تحقيق الأهداف بدقة. وتتضمن:

• تحديد المشكلات والتحديات: يتيح نظام التدقيق المستمر لإدارة الشركة تحديد أي مشكلات أو تحديات قد تظهر خلال تنفيذ المشروع والتي قد تحتاج تعديلات سريعة وفعالة للخطط.
• تحسين استخدام الموارد: تُمكّن المراقبة المستمرة المديرين من تعديل استعمال الموارد وإعادة توجيه الجهود بناءً على الأولويات والمتطلبات المتغيرة، مما يضمن الاستخدام الأمثل للموارد وتحديد أفضل النتائج الممكنة، وتحسين الجودة في دورة حياة أي مشروع.
• استخدام الأدوات والتقنيات المتقدمة: لا بد من استعمال أدوات وتقنيات متقدمة تهتمُّ بجمع البيانات وتحليلها ضمن مراحل ادارة المشاريع هذه، مثل أدوات تحليل البيانات المتقدمة والبرمجيات المتخصصة في إدارة المشروع التي تسهمُ في الإشراف الناجح على تقدم المشروع، وتقدم تقارير مفصلة وتحليلات تنبؤية. تساعد هذه الأدوات في عملية تحديد الاتجاهات والتنبؤ بالنتائج التي قد تحدث مستقبلاً، وتساعد على إطالة دورة حياة المشروعات.

- الإغلاق (Closure)

في نهاية مراحل ادارة المشروع الخمسة، تأتي مرحلة الإغلاق، حيثُ تُجرى التقييمات الشاملة للنتائج مقارنة بالأهداف المحددة في بداية المشروع، ويتم إغلاق أي نشاط متعلق بالمشروع بطريقة منظمة ومنهجية، كما تتضمن هذه العملية تسليم وإدارة المنتجات أو الخدمات للعميل، مع التأكد من أن كل شيء يلبي المعايير المتفق عليها ويحقق رضا العميل.

أضف إلى ذلك، يحتاج هذا الجزء من مفهوم مراحل ادارة المشروع إلى التواصل الفعال مع العميل لضمان أن إجراء تسليم المشروع تمَّ بطريقةٍ ترضي جميع الأطراف المعنية، بحيثُ يمكنُ الحفاظ على العميل كعميلٍ دائمٍ، كما أنَّه من المحتمل أن يجلب هذا العميل المزيد من العملاء من خلال القيام للمشاريع الناجحة التي قدمتها له.

وفقاً لهذه الإجراءات ومراحل المشروع السابقة، يبدأ تنظيم إنهاء المشروع رسميًا في سجلات الشركة، مع الاحتفاظ بجميع الوثائق والمعلومات ذات الصلة للرجوع إليها في المستقبل أو للامتثال للمتطلبات التنظيمية، حيثُ يضمنُ هذا أنَّ الهدف من المشروع قد تم بنجاح، وأنَّ مراحل ادارة المشروع تُختتم بكفاءةٍ وفعاليةٍ تعزز مستقبل إدارة المشروعات.

وفي الختام، ينبغي التنويه إلى إنَّ فهم وتنفيذ كافة مراحل ادارة المشاريع بدقة أمرٌ ضروريٌّ لأي مدير مشاريع يطمح لإدارة أي عملية في المشروع بنجاح، حيثُ تحملُ كل مرحلة أهميتها الخاصة وتتطلب مهارات واهتمامًا خاصًا لضمان الانتقال السلس من مرحلة إلى أخرى، وإطالة دورة حياة المشروع قدر الإمكان.