دور الإدارة الاستباقية للأزمات في حماية المؤسسات والمجتمعات
نُشِر في Jul 25, 2023 at 10:07 PM
تُعدًّ الإدارة الاستباقية للأزمات من المفاهيم الأساسية التي تناقشها الكثير من المنظمات والشركات في الوقت الحالي، فهي إحدى الإستراتيجيات المهمة التي تهدف لتقليل النتائج والتداعيات السلبية للأزمات والكوارث عندما تنشأ، بالإضافة لمنع حدوث الأزمات الجديدة في المستقبل أو تقليل خطورتها قدر الإمكان.
من الجوانب الرئيسية التي تتناولها إدارة الأزمات الاستباقية هو تطوير قدرة الأفراد والشركات على التنبؤ بالكوارث والمشكلات الكبيرة التي قد تحدث في المستقبل، ووضع إجراءات وخطط معينة بهدف التعامل مع السيناريوهات والنتائج المحتملة، وفي هذا السياق يلعب تحليل البيانات دوراً هاماً في توقُّع ما يمكن حدوثه وما يجب القيام به.
في هذا المقال سنسلِّطُ الضوء على أهمية وفوائد إدارة الأزمات الاستباقية، بالإضافة إلى الإجراءات والخطوات العامة التي ستساعدك في إدارة الكوارث والمخاطر ضمن مؤسستك أو شركتك بطريقةٍ مسبقة.
ما هي أهمية إدارة الأزمات الاستباقية؟
لإدارة الأزمات بطريقةٍ استباقية عدد كبير من الفوائد، سواءً على الشركات أو على الأفراد والمجتمعات، أهم هذه الفوائد:
- تقليل التداعيات والتأثيرات السلبية التي يمكن أن تنشأ عن الكوارث والأزمات، سواء أكانت هذه التأثيرات اجتماعية أو اقتصادية أو غيرها.
- التنبؤ بالمخاطر المستقبلية وبالتالي توافُر إمكانية التحضير الجيد لكل أزمةٍ قبل حدوثها.
- اتخاذ أفضل القرارات في الوقت الحالي؛ كون إدارة الأزمات الاستباقية تعطيك الوقت الكافي لتحليل الوضع ودراسة القرار الأكثر جدوى.
- تعزيز ثقة العاملين والموظفين بإمكانيات وقدرة الشركة أو المؤسسة على تجاوز المشكلات والتعافي بسرعةٍ من أي أزمةٍ قد تحدث، ورسم منهجية مستقبل مهني جيد.
- تحسين سمعة المؤسسة أو الشركة؛ فعندما يرى العميل أنَّ الشركة قادرة على تحديد المشاكل التي قد تحدث وتعالجها بسرعة، تزداد ثقته بالشركة ويرتفع مستوى ولاء العميل للشركة.
ما هي أبرز خطوات إدارة الأزمات الاستباقية؟
إنَّ طرق وخطوات إدارة الأزمات الاستباقية أو الوقائية كثيرة بكل تأكيد، ولا يمكن حصرها في 7 مراحل فقط، ولكن هناك بعض الإجراءات العامة التي يجب على الجميع التعرف عليها لمنع حدوث آثار سلبية كبيرة للمشكلات والمخاطر، إليك أهم هذه المراحل:
- تحديد المخاطر:
الخطوة الأولى في خطوات إدارة الأزمات الاستباقية هي تحديد المخاطر، أي معرفة مصادر الخطر المحتملة التي يمكن أن تواجه المؤسسة أو المجتمع.
وهي تشمل معرفة المشكلات والأزمات المحتملة، والتي يمكن أن تحدث في أوقات الطوارئ، مثل الأزمة الاقتصادية (العالمية أو المحلية)، الكوارث الطبيعية مثل كوفيد 19، الهجمات الإلكترونية، أو أي أحداث أخرى من الممكن أن تؤثر على الأمن والاستقرار.
- تقييم المخاطر:
بعد أن يتم تحديد المخاطر والأزمات المحتملة، يبتدئ البحث من أجل تقييم كل أزمة على حِدة، وذلك من حيث التأثير المحتمل على الشركة، وما هو احتمال حدوث هذا التأثير؟!
يساعدك تقييم المخاطر والأزمات على تحديد الأولويات، والتركيز على الأزمة الأكثر خطراً على شركتك.
- وضع الخطط:
بناءً على تقييم المخاطر المحددة في الخطوتين السابقتين، يبدأ الآن التخطيط الدقيق لإدارة الكارثة المحتملة، حيثُ يتم إعداد خطط وإستراتيجيات معينة للتعامل مع كل نوع من المخاطر بشكل منفصل، ويشمل ذلك دراسة وإدارة خطط للطوارئ وللحالات المفاجئة، بالإضافة إلى تطوير الاستجابة والإجراءات المهنية الفعالة للوصول إلى التعافي المبكر والسريع للشركات.
من الجدير بالذكر أنَّ هذه الاستراتيجيات والخطط لا تُطبق بنسبة 100%، بل تُطبَّق جزئياً، وتعتبر مُخصَّصة فقط من أجل إعداد ورسم السيناريوهات لإيجاد الحلول الاستباقية عند وقوع أزمات المنظمات والمؤسسات بالشكل المبكر.
- التدريب والتحسين:
ينبغي على الأفراد في البداية تحسين أنفسهم في إطار الإدارة العامة؛ وذلك بواسطة حضور الدورات والتدريبات التي تقدم المساعدة في هذا المجال، بالإضافة إلى ذلك لا ننسى دور الشركات والمؤسسات الرئيسي في تدريب العاملين لديها على الاستعداد والاستجابة للحوادث المحتملة.
يمكن للمؤسسات والشركات المختلفة توفير دورات متقدمة في مجال إدارة الأزمات الوقائية أو الاستباقية مثل تدريب إدارة الأزمات في لندن، والذي يساعدك على تحسين القدرات والمهارات اللازمة للموظفين لكي يتعاملوا مع الوضع الطارئ على أنه وضع "مُتوقَّع".
- التوعية والاتصال:
تعتبر التوعية من الأمور الضرورية في إدارة الأزمات الاستباقية، فهي لا تنحصر فقط بين الأفراد أو الشركات؛ بل يجب أيضاً على السلطات الحكومية والجهات المعنية القيام بحملات نشر الوعي لإدارة حالات الطوارئ، وكيفية التعامل مع الأزمة والاستجابة لها بالطريقة الوقائية، وخاصةً في الأحداث والكوارث الطبيعية.
في الحقيقة، وحتى تنجح في أن يكون لك دور قيادي أثناء الأزمات يجب أن تعمل على تجهيز نظام اتصال فعال لإعلام الناس بالتحديثات والتعليمات التي قد تحصل أثناء الأحداث أو الأوضاع الكارثية، مثل وجود مكبرات الصوت ضمن كل منطقة، أو أجراس الإنذار عالية التردد، ولا بدَّ من تجهيزها وتجريبها قبل حدوث أي أزمة أو كارثة، أي استخدام الطريقة الوقائية.
- إجراء التجارب أو المحاكاة:
يمكن أن تساعد الأعمال التي تتضمن تجارب ومحاكاة في تقييم مستوى جدوى وفاعلية الخطط والإستراتيجيات الموضوعة قبل حدوث أزمة حقيقية، توفّر نماذج المحاكاة هذه القدرة على تحسين وتعزيز الإجراءات الاستباقية أو الوقائية، بالإضافة إلى التحضير الجيد لمواجهة الكارثة قبل حدوثها.
- التحسين المستمر:
لا بدَّ أن تتصف إدارة الأزمات الاستباقية بالاستمرارية والمرونة؛ أي يجب تحديث خطة الشركة وإستراتيجياتها المتبعة باستمرار، ويتمُّ ذلك بناءً على تجميع معلومات وبيانات جديدة، والقيام بتحليلها بشكلٍ فعّال، بالإضافة إلى ذلك يجب تقييم رد الفعل العام للأفراد في هذه الظروف الخاصة، بهدف التغلب على القلق أو التوتر الذي قد ينشأ لديهم.
باستخدام الإجراءات أو الخطوات السبع السابقة، يمكن للمؤسسات والجهات المعنية دراسة وتطوير خطة مناسبة لتحسين قدراتها على التصدي للكوارث المحتملة، والحد من الآثار والتداعيات السلبية التي قد تحدث نتيجة تلك الأزمات والكوارث.
وفي نقطة الختام، تأكَّد أن إدارة الأزمات والكوارث بطريقة استباقية أحد الأساليب الرئيسية التي أثبتت فعاليتها لكلٍّ من الشركات والمجتمعات، وساهمت في تحسين قدرتها على التصدي للأزمات، وتقليل الآثار السلبية للكوارث قبل أن تتفاقم بشكلٍ أكبر، بالإضافة إلى الدور الكبير الذي يساعد على تحقيق الاستدامة الاقتصادية والاجتماعية على المدى البعيد.
