إتيكيت الأعمال: 5 أنواع أساسية عليك معرفتها

نُشِر في Sep 08, 2022 at 08:09 PM

يعتبر إتيكيت الأعمال من الأمور المهمة للغاية في بيئة العمل، ولا سيما مع التطور الكبير والمتسارع الذي نعيشه في شتى مجالات الحياة المهنية أو الشخصية.

أدى هذا التطور إلى زيادة أنواع الوظائف والمهن، وبالتالي إلى زيادة أعداد الموظفين، الذي انعكس بدوره على زيادة قواعد فن الإتيكيت الوظيفي وبروتوكولاته.

بالتأكيد، لم تتغير آداب أو إتيكيت العمل، فالآداب تبقى نفسها في كل العصور، ولكنها أصبحت أكثر تعقيداً، وزادت صعوبة ممارستها في بيئات العمل المختلفة.

في هذا المقال، سنتعرف على الفرق بين إتيكيت العمل والبرتوكول، بالإضافة إلى أساسيات إتيكيت وبروتوكول الأعمال، وبعض الأمثلة على ذلك.

ما هو الفرق بين إتيكيت الأعمال وبروتوكلات الأعمال؟

يمكننا القول أن إتيكيت العمل business etiquette قواعد ثقافية وإرشادات توجه تصرفات وأفعال الأشخاص في مكان العمل. 

بينما بروتوكولات العمل هي أساس العلاقات المهنية بين الموظفين، وعن طريق إعطاء بروتوكول العمل الأهمية التي يستحقها ستحصل على بيئة عمل نموذجية ومريحة للجميع، والتي بدورها ستسهل عليك إدارة جميع موظفيك.

جميع الشركات غالباً تعلم أنه لا يوجد أحد مثالي، ولكن يمثل الاحترام العنصر الرئيسي والحاسم في حفاظ الشركة على موظفيها أو تسريحهم، وكذلك في اختيار الموظف المناسب لمهمة ما. لذلك يُعتبر الاحترام من أهم آداب فن اتيكيت العمل.

بالتأكيد ليس هناك أحد يرغب في التعامل مع أي شركة أو مؤسسة لا تبالي بالقواعد، أو لا تعطي البروتوكول والإتيكيت الأهمية التي يستحقانها.

أحد الاختلافات بين هذين المفهومين هو أن أتيكيت العمل يحدد قواعد وتعليمات توجه العلاقات المهنية بين شخصين أو أكثر، بينما بروتوكول العمل يشتمل على قواعد عامة تحدد حقوق وواجبات ومسؤوليات كل شخص تجاه الآخر وتجاه الشركة التي يعمل بها. أي نستطيع القول أن اتيكيت العمل هو جزء من بروتوكلات العمل.

تختلف بروتوكولات العمل باختلاف الثقافات والصناعات والبلدان، فقد تجد في بعض الثقافات أنَّ اللعب على هاتفك الجوال أثناء تكلم أحدهم يشكل انتهاكاً لبروتوكلات العمل، وقد يكون نفس التصرف أمراً عادياً في ثقافة أخرى.

إن اتيكيت العمل مهم، لكن الأكثر أهمية هو البروتوكول. وفي أغلب الحالات، يكون الإخلال ببروتوكولات العمل أكثر خطورةً من الإخلال بقواعد الاتيكيت. لأنك إن أخللت في إتيكيت العمل ستُعتبر جاهلاً أو ساذجاً، أما إن أخللت في بروتوكولات العمل قد تخسر وظيفتك أو تخسر صفقة ما، أو حتى قد تدخل إلى السجن إن كان الخلل كبيراً.

تذكر جيداً أن الإخلال المستمر في اتيكيت العمل وتجاهل نصائح الإدارة قد يؤدي بك إلى خسارة وظيفتك.

الأنواع الأساسية في فن إتيكيت الأعمال:

تختلف الأنواع الأساسية لإتيكيت العمل باختلاف الثقافات والدول، وجميعها تساهم في تكوين الانطباعات عنك. والآن سنسلط الضوء الآن على أهم أقسام اتيكيت العمل التي تخلق علاقات عمل إيجابية ومريحة:

1-   اتيكيت مكان العمل

يعتمد إتيكيت مكان العمل على السلوك الذي يقدمه الموظف في مكان العمل مثل المكاتب أو الورشات وغيرها ويختلف هذا السلوك حسب الثقافة والبلد والمهنة التي يعمل بها الموظف.

قد يُصنف تصرف ما على أنه سيء في إحدى أماكن العمل، ويكون تصرفاً طبيعياً في مكان عمل آخر.

مثلاً تناول طعام ذو رائحة في مكتبك قد يزعج زملاءك، بينما إن كنت تعمل في مطعم فسيُعتبر أمراً طبيعياً.

مثال آخر، التدخين في الكثير من أماكن العمل يُعتبر أمراً طبيعياً، ولكن في المشافي قد يؤدي إلى مشاكل خطيرة.

قبل البدء في العمل في أي شركة، ينبغي عليك قراءة إتيكيت مكان العمل الخاص بالشركة، والالتزام به.

تتكون بروتوكولات مكان العمل من عدة قواعد عامة، وموجودة في أغلب الشركات، إليك أبرزها:

• إلقاء السلام على زملائك.
• احترم الأماكن المشتركة، مثلاً المكاتب والحمامات والمطابخ وغرف الاستراحة، وحافظ على نظافتها ورتابتها. إذا كان عملك عن بُعد فقد تكون المساحات المشتركة بشكل افتراضي مثل برامج أو تطبيقات مشتركة أو مجلدات جوجل درايف Google Drive.
• تناول الطعام في الأماكن المسموح بها فقط. (مثل غرف الاستراحات).

2)   إتيكيت التواصل

تعتمد علاقات البشر بشكل عام على التواصل، وفي مكان العمل بشكل خاص لا بد من أن يكون التواصل جيداً بين الإدارة والموظفين، وبين الموظفين أنفسهم. وهذا يعني أن يكون سلوك الجميع مناسباً للشركة، وهذه قائمة بأكثر قواعد إتيكيت التواصل أهميةً:

• عدم التحدث بصوتٍ خافتٍ أو عالٍ كثيراً مع زملائك، بل استخدم نبرة لطيفة ومسموعة.
• اهتم بلغة جسدك، وحافظ على التواصل البصري.
• لا تفرط في شرح الأفكار، وحاول أن تكون معلوماتك واضحة وموجزة.
• حاول قدر الإمكان أن لا تستخدم الهاتف عندما يتحدث أحدٌ إليك.
• حاول فتح البريد الإلكتروني الخاص بك مرتين ضمن اليوم والرد على جميع الرسائل إن أمكنك ذلك.
• الابتعاد عن استخدام علامات الاستفهام أو التعجب في الرسائل والمحادثات الكتابية.
• تدقيق جميع الرسائل نحوياً وإملائياً قبل إرسالها.
• لا تتحدث عن حياتك الشخصية في مكان العمل، أو عن الأمور السياسية والدين، وحاول أن تستمتع بشكل جيد إلى من يتحدث إليك.

3) إتيكيت تناول الطعام

لا يقتصر إتيكيت المائدة وأصول تناول الطعام بمعرفة كيف تمسك الشوكة والسكين، بل يتجاوز الأمر ذلك ليشمل عدة قواعد منها:

• قبل البدء بتناول الطعام ضع منديلك بجوارك، كذلك عند الانتهاء قم بطيه وضعه على يسار الطبق.
• لا تتحدث وأنت تأكل، وامضع الطعام دون أن تفتح فمك.
• يفضل أن تراعي سعر الأطعمة التي يتناولها زملاءك، وأن تتناول مثلهم.
• إن كنت تتناول الطعام على مائدة مشتركة مع زملاء العمل فانتظر حتى يجلس الجميع لتأكلوا معاً.
  
  

4)    إتيكيت الاجتماعات المهنية

يوجد في جميع الوظائف والمهن اجتماعات دورية، قد تكون داخل الشركة مع الإدارة، أو مع الأقسام الأخرى، وقد تكون مع أطراف ذات طابع خارجي عن الشركة، جميع هذه الاجتماعات تتطلب من المشاركين فيها إتقان مجموعة من قواعد إتيكيت الأعمال، وهي:

• حضور الاجتماع وعدم التغيب عنه إلا لظرفٍ طارئ.
• الاهتمام بالمظهر الخارجي للفرد.
• ارتداء الملابس المرتبة والمناسبة من حيث الألوان لحضور الاجتماع.
• في حال كنت منسق الاجتماع، عليك إرسال دعوة للجميع قبل فترة زمنية مناسبة لكي يستعدوا جيداً للاجتماع سواء أكان اجتماعاً واقعياً أو افتراضياً.
• رحب بكل عضو جديد في الفريق، تلك الطريقة الأمثل لدمجه مع المجتمع الخاص بالشركة.
• ابتعد عن مقاطعة أي شخص أثناء حديثه.
• إذا وُجد في الاجتماع أو الجلسة أشخاصاً من بلدان مختلفة، فيجب عليك مراعاة اختلاف الأوقات وتحديد ساعة الاجتماع حسب كل بلد.
• إذا كان الاجتماع عن بعد فتأكد من الالتزام بـ العوامل والأدوات لنجاح الإجتماع عن بعد مثل جودة اتصالك بالإنترنت وجاهزية أدواتك قبل بدء الاجتماع، وكذلك تأكد من أن لا يقاطعك أحد من أفراد عائلتك أثناء الاجتماع. 

قد تجد أن القواعد السابقة كثيرة ويصعب تطبيقها جميعها، لذلك ننصحك بحضور دورة تدريبية في إتيكيت الأعمال والبروتوكول التي ستعطيك المهارات الأساسية، والخبرة المناسبة لإتقان إتيكيت وبروتوكول العمل.

و ختاماً، إذا كنت تريد امتلاك مهارات فن إتيكيت العمل وبروتوكولاته حقاً، فابدأ من الآن بتطبيق القواعد السابقة ولكن بشكل تدريجي، وبعد فترةٍ معينة ستجد أن هذه القواعد أصبحت جزءً من شخصيتك.